Plantilla: Planificador de incorporación de nuevos estudiantes para ManageBac+

Un documento de Word estructurado para que el personal de recepción y administración lo complete para cada nuevo estudiante que llegue, que abarque la introducción de datos, la configuración de clases, los contactos familiares y los pasos de inicio de sesión en un solo lugar.

La llegada de nuevos alumnos es uno de los momentos que genera mayor cantidad de datos en el calendario administrativo de una escuela. Es necesario crear un expediente estudiantil, asignar clases, configurar las cuentas de los padres, registrar la información médica y notificar a varias personas, a menudo con poco tiempo de antelación y además de todas las demás tareas pendientes.

Este planificador proporciona al personal de recepción y administración un único documento para gestionar cada nueva llegada, garantizando que no se pase nada por alto y creando un registro de lo que se hizo y cuándo.

⚠️ Antes de comenzar: Este planificador es un documento gratuito con las mejores prácticas para ayudarle a realizar un seguimiento de las tareas al configurar una nueva cuenta de estudiante. ❌ No es obligatorio, no se puede importar a ManageBac y no crea ni actualiza ningún registro de estudiante. ✅ Todos los datos deben ser ingresados directamente en ManageBac+ por su equipo.

Complete una agenda por estudiante. Archivela digitalmente en la carpeta del estudiante o junto a su expediente físico. Esto también sirve como registro de auditoría en caso de que surja alguna duda sobre cuándo se configuró algo.

Qué incluye la agenda

El planificador está estructurado en seis secciones, diseñadas para ser utilizadas en orden:

Sección	Qué abarca	Propietario principal
1 - Datos del estudiante	Datos personales, nivel de estudios, programa, escuela anterior	Oficina principal / registro
2 - Familia y contactos	Datos de los padres o tutores, contactos de emergencia, configuración de acceso de inicio de sesión.	Oficina principal
3 - Organización académica y de clases	Tutoría, tutoría, asignaciones de clase con una tabla de confirmación por asignatura.	Secretario/a académico/a
4 - Medicina y Pastoral	Condiciones médicas, alergias, medicamentos, apoyo al aprendizaje, necesidades de inglés como lengua extranjera	Recepción / enfermera escolar
5 - Lista de verificación de incorporación	Lista de verificación con casillas para marcar que abarca la configuración de datos, el inicio de sesión familiar y las notificaciones al personal.	Oficina principal
6 - Despedida	Registro de finalización con fecha, revisor y cualquier acción de seguimiento.	Responsable administrativo / registrador

Cómo usar esta plantilla

Descarga el documento de Word a continuación y guarda una copia para cada estudiante nuevo. El documento está diseñado para completarse digitalmente: escribe directamente en los campos y marca las casillas en la sección de la lista de verificación.

Personaliza la plantilla para tu escuela : añade el nombre y el logotipo de tu escuela al encabezado y ajusta los campos que no reflejen la estructura de datos o las convenciones de nomenclatura de tu escuela.
Cree una copia por estudiante ; nombre el archivo con el nombre del estudiante y la fecha de inscripción para facilitar su archivo (por ejemplo, Onboarding_SmithAlex_2025-09-01.docx ).
Trabaje en las secciones en orden : cada sección se relaciona con la siguiente; completar los datos del estudiante antes de configurar la clase evita tener que volver a revisar los campos.
Utilice la sección de lista de verificación como su rastreador de progreso : marque los elementos a medida que se completen en lugar de al final; esto garantiza que nada se marque como hecho antes de que realmente lo esté.
Archiva el planificador completado : guárdalo digitalmente en la carpeta del estudiante junto con sus documentos de inscripción; sirve como registro de lo que se configuró y cuándo.

Descarga la plantilla

Planificador de incorporación de nuevos estudiantes ManageBac+

Documento de Word: complete 1 por cada nuevo estudiante que llegue.

Descargar .docx

Consejos para sacarle el máximo partido a esta agenda

Comience a usar el planificador tan pronto como se confirme la inscripción , no el primer día del estudiante; tener el registro listo con anticipación significa que el estudiante puede estar configurado en ManageBac+ antes de su llegada.
No elimine los registros de los estudiantes que abandonan los estudios ; el planificador incluye un recordatorio de esto, pero vale la pena recalcarlo: utilice siempre el estado de inactivo o retirado, nunca elimine, para preservar los datos históricos.
Revisa la plantilla al inicio de cada año académico : los campos de datos, la estructura de las clases o los pasos de incorporación de tu escuela pueden cambiar; actualiza la plantilla antes de que comience el nuevo período de admisión.
Comparta la plantilla con cualquier persona que se encargue de la incorporación de nuevos estudiantes : la uniformidad entre el personal administrativo garantiza que cada estudiante reciba la misma configuración completa, independientemente de quién procese su llegada.

En resumen

Utilice una agenda por cada estudiante nuevo: abarca la introducción de datos, la configuración familiar, la asignación de clases, la información médica y las notificaciones al personal en un solo documento.
Personaliza la plantilla con el nombre de tu escuela, el logotipo y cualquier campo específico de la escuela antes de distribuirla al personal administrativo.
Siga las secciones en orden y marque los elementos de la lista de verificación a medida que los complete, no de forma retrospectiva.
Archiva digitalmente el planificador completado en el expediente del estudiante como registro de auditoría.
Importante: Esto es solo una ayuda para la planificación. Todos los datos deben agregarse directamente a ManageBac+

Si tiene preguntas sobre cómo configurar los registros de estudiantes en ManageBac+ , comuníquese con FariaSupport a través del plan de su escuela.

Plantilla de planificación: Guía de incorporación de nuevos estudiantes para ManageBac+