Si trabajas en la recepción de un colegio internacional, probablemente tengas ManageBac+ abierto en una pestaña del navegador la mayor parte de tu jornada laboral. Eres la persona a la que llaman los padres cuando no pueden iniciar sesión, a la que los profesores acuden para corregir el expediente de un alumno y la que debe asegurarse de que los datos sean correctos antes de enviar los informes. Esta guía está escrita para ti, no para los responsables de informática ni para los coordinadores curriculares, sino para la persona que realiza el trabajo diario.

Abarca las tareas relacionadas con los expedientes estudiantiles que surgen con mayor frecuencia, las comprobaciones que conviene incorporar a la rutina diaria y las respuestas a preguntas que probablemente te hagan más de lo que te gustaría.

Nota importante antes de comenzar: si no está seguro de tener los permisos necesarios para realizar cambios en ManageBac+ , consulte con su responsable de TI o el administrador del sistema antes de editar. Algunos cambios, especialmente en el estado del estudiante, el año académico o el programa, pueden afectar a los informes y los registros históricos. Ante cualquier duda, consulte primero.

El expediente estudiantil: ¿Dónde se encuentra cada cosa?

El expediente de un estudiante en ManageBac+ contiene más información de la que la mayoría de la gente imagina. Saber dónde encontrar la información ahorra mucho tiempo al atender consultas en recepción o por teléfono.

Las tareas que surgen cada semana

Actualizando los datos de contacto

Los padres se mudan, cambian de número de teléfono y actualizan sus direcciones de correo electrónico, y generalmente avisan a la secretaría, no al profesor. Cuando reciba una actualización de datos de contacto, vaya al perfil del alumno, a la pestaña Familia, y actualice directamente el registro del padre o tutor correspondiente. Si el padre tiene una cuenta de ManageBac+ , su correo electrónico de inicio de sesión es diferente al de contacto; confirme cuál necesita actualizarse y si ambos son válidos.

Reenvío de las credenciales de inicio de sesión a los padres.

Esta es probablemente la solicitud más común en la recepción. Un padre o tutor ha perdido sus datos de acceso o no ha activado su cuenta. Acceda al perfil del padre o tutor en ManageBac+ , busque la configuración de su cuenta y reenvíele el correo electrónico de bienvenida o de restablecimiento de contraseña. Tenga en cuenta que los enlaces de restablecimiento de contraseña caducan a los 30 días; si un padre o tutor dice haber recibido el correo electrónico pero el enlace no funciona, casi siempre se debe a esto. Reenvíelo y pídale que lo haga lo antes posible.

Registrar la ausencia de un estudiante

Si un padre llama para reportar la ausencia de su hijo, la secretaría suele registrarla en el sistema de asistencia de la escuela. En ManageBac+ , los maestros registran la asistencia a nivel de clase, pero se puede agregar una nota de ausencia a nivel de escuela al perfil del estudiante. Siga el procedimiento establecido por su escuela para comunicar los informes de ausencia de la secretaría a los maestros de clase; ManageBac+ no notifica automáticamente a los maestros cuando un administrador agrega una nota de ausencia a un perfil.

Agregar un nuevo hermano a una familia ya existente.

Cuando se inscriba un hermano menor, vincúlelo a las cuentas de los padres existentes en lugar de crear nuevas. Esto mantiene la información familiar organizada para los padres y evita la duplicación de contactos. Vaya al perfil del nuevo estudiante, a la pestaña Familia, y vincúlelo a las cuentas de los padres existentes buscando el nombre o el correo electrónico del padre o la madre, en lugar de crear nuevas entradas.

Cómo gestionar los cambios de estudiantes a mitad de año

Nuevo estudiante que llega a mitad de año

Crea el expediente del alumno en cuanto se confirme la matrícula; no esperes hasta su primer día. Asígnalo inmediatamente al curso, programa y clases correctos. Envía las credenciales de acceso a los padres una vez que el expediente esté completo y hayas verificado la dirección de correo electrónico. Notifica a los profesores de clase correspondientes y al coordinador académico para que estén al tanto antes de la llegada del alumno.

Estudiante que abandona el curso a mitad de año

Marca al estudiante como inactivo o dado de baja en su último día; no borres el registro. Borrar el registro elimina datos históricos, como calificaciones, asistencia y boletines de calificaciones que la escuela podría necesitar más adelante y que la familia podría solicitar como transcripción. Desactivar la cuenta conserva toda la información, pero elimina al estudiante de las listas de clases activas y de los informes. Notifica a los profesores para que sepan que el estudiante ya no participa en su clase.

Estudiante que cambia de curso o de clase

Antes de realizar cambios en ManageBac+ , el coordinador académico o el director deben confirmarlos por escrito. Un cambio de nivel puede afectar la configuración del programa, las plantillas de informes y los registros de evaluación. Realice el cambio, anote la fecha y el motivo en el expediente del alumno si su centro utiliza campos de notas para este fin, y confirme con el equipo académico que el cambio es correcto.

Revisión semanal del estado de los datos

Incorporar una breve revisión de datos a tu rutina semanal te permite detectar pequeños problemas antes de que se agraven. Lleva menos de 15 minutos y marca una diferencia significativa en la calidad de los datos a lo largo del año.

• ¿Se han añadido nuevos alumnos esta semana a las clases? Los alumnos no asignados no aparecerán en las calificaciones ni en los registros de asistencia de los profesores.
• ¿Hay solicitudes de inicio de sesión para padres pendientes de principios de semana? Respondan antes de que caduque el enlace.
• ¿Hay algún alumno marcado como inactivo que aún aparezca en las listas de clases activas? Esto puede ocurrir si la asignación de clase no se eliminó al mismo tiempo que el cambio de estado.
• ¿Hay algún dato de contacto marcado como pendiente de actualización? Borre su lista de cambios de contacto antes de que crezca.

Consejos de empleados que hacen esto todos los días

• Lleva un registro sencillo de los cambios que realices : una hoja de cálculo compartida o incluso una entrada en un cuaderno con la fecha, el nombre del estudiante y lo que se modificó es invaluable cuando alguien pregunta sobre un cambio tres semanas después.
• Nunca realices un cambio significativo basándote únicamente en una solicitud verbal : los cambios de nivel de año, las transferencias de programas y las actualizaciones de estado siempre deben confirmarse por escrito, aunque sea por correo electrónico, antes de ponerlos en práctica.
• Busque por número de identificación del estudiante y por nombre ; en escuelas con apellidos comunes o nombres transliterados, la búsqueda por número de identificación único del estudiante evita editar el registro incorrecto.
• Si algo parece incorrecto y usted no realizó el cambio, avise a alguien . Los cambios inesperados en los registros de los estudiantes a veces indican un problema de permisos o un error cometido por otro usuario; avisar a tiempo siempre es la decisión correcta.

En resumen

• Es importante saber dónde encontrar cada tipo de información en el expediente del estudiante: la información personal, académica, familiar, de clases y de asistencia se encuentra en pestañas separadas.
• En el caso de bajas a mitad de año, desactive siempre la cuenta en lugar de eliminarla; es necesario conservar los registros históricos.
• Incorpora a tu rutina una breve revisión semanal del estado de tus datos: 15 minutos a la semana te ahorrarán horas de limpieza posteriormente.
• Registre los cambios que realice y obtenga siempre una confirmación por escrito antes de realizar actualizaciones importantes en los registros de los estudiantes.

Si encuentra algún problema en ManageBac+ que no sepa cómo solucionar, póngase en contacto con el servicio de FariaSupport a través del plan de soporte de su centro educativo. No es necesario ser administrador del sistema para solicitar asistencia; el personal administrativo puede contactarnos directamente.

Artículos relacionados

• Cómo mantener limpios tus datos ManageBac+ durante todo el año académico.
• Cuando un miembro del personal se marcha: una lista de verificación para la desvinculación de datos
• Establecer expectativas de inicio de sesión para la comunidad escolar.
• Mejores prácticas de gestión de datos