Cada año, puntualmente, las mismas preguntas empiezan a llegar a nuestra cola cuando las escuelas inician un nuevo año académico. Algunas tienen soluciones sencillas. Otras señalan pasos de configuración que se omitieron durante la transición. Todas son completamente evitables si sabes qué buscar.

Aquí están las diez preguntas que nos hacen con mayor frecuencia al comienzo de cada año, junto con sus respuestas, para que no tenga que esperar a que respondamos a su solicitud de soporte para ponerse en marcha.

Información del servicio de asistencia: La mayoría de las solicitudes de asistencia de inicio de año están relacionadas con la transición a un nuevo curso escolar. Si la transición se completó correctamente y se verificó antes del primer día de clases, el volumen de solicitudes en las dos primeras semanas disminuirá drásticamente. La siguiente lista es, en esencia, la lista de verificación de control de calidad para la transición a un nuevo curso escolar.

Las 10 preguntas y qué hacer

1. "Los estudiantes están en el nivel de curso equivocado".

Esto casi siempre significa que el proceso de progresión del estudiante durante la transferencia de créditos quedó incompleto o se produjo un error. Acceda a su lista de estudiantes, filtre por nivel de curso y compárela con el número de inscripciones previsto. Los estudiantes que no progresaron seguirán en su nivel de curso anterior. Corrija los datos individualmente o realice la transición de curso para el grupo afectado; póngase en contacto con el servicio de asistencia si necesita hacerlo de forma masiva.

2. "Los profesores no pueden ver a sus alumnos".

Existen clases, pero no se les han asignado profesores, o bien, se les han asignado profesores, pero para los registros de clase del año pasado en lugar de los de este año. Verifique las asignaciones de clase en cada registro y confirme que la asignación del profesor corresponda al año académico actual. Esta es una solución rápida, pero debe realizarse para cada clase afectada.

3. "Las tareas y unidades del año pasado se están viendo en las clases de este año".

Las tareas y unidades del año anterior se transfirieron durante la transición, pero deberían haberse archivado o eliminado. Las unidades se muestran automáticamente para el nuevo año académico, pero se pueden guardar como borrador o archivar si no se necesitan. La transferencia de tareas depende de las preferencias de configuración de su centro educativo; sin embargo, si están saturando las clases actuales, se pueden archivar en bloque desde la configuración de la clase. En adelante, decida antes de la transición si las tareas se transfieren o no, y documente esa decisión.

4. "Las cuentas de los padres no están vinculadas a los alumnos correctos".

Los vínculos entre padres y alumnos suelen romperse cuando se recrea el expediente de un alumno en lugar de transferirlo, lo que genera un nuevo ID de alumno que la cuenta de los padres no reconoce. Compruebe el perfil del alumno afectado para ver si existen vínculos familiares. Si el vínculo no aparece, puede restablecerse manualmente; pero si esto afecta a muchos alumnos, sugiere un problema con el proceso de transferencia que conviene revisar con el servicio de asistencia.

5. "Los nuevos estudiantes no están recibiendo sus correos electrónicos de inicio de sesión".

Dos causas comunes: el correo electrónico de bienvenida no se envió tras la creación del registro del estudiante o la dirección de correo electrónico registrada es incorrecta. Verifique que el perfil del estudiante tenga una dirección de correo electrónico válida y, a continuación, reenvíe manualmente el correo electrónico de bienvenida desde la configuración de su cuenta. Si los correos electrónicos van a la carpeta de spam, se trata de un problema de entrega de correo electrónico; consulte los registros SPF y DKIM de su centro educativo con su responsable de TI.

6. "Las fechas del año académico son incorrectas".

Las fechas de los trimestres, el inicio y el final del año académico y los periodos vacacionales deben actualizarse anualmente, ya que no se actualizan automáticamente. Acceda a la configuración del centro educativo y confirme que todas las fechas del nuevo año académico sean correctas antes de que comience el seguimiento de la asistencia. Las fechas incorrectas afectan a los cálculos de asistencia, los periodos de los informes y las vistas del calendario para todos los usuarios.

7. "La asistencia no se registra correctamente desde el primer día".

Generalmente relacionado con la pregunta 6: si las fechas del año académico son incorrectas, los periodos de asistencia no coincidirán. Compruebe también que su horario esté activo y que las clases se hayan asignado a los periodos correctos. La asistencia solo se puede registrar en un horario activo.

8. "Los estudiantes pueden ver las calificaciones y los comentarios del año pasado".

Los datos históricos son visibles por diseño en ManageBac+ : ​​los estudiantes y los padres pueden ver los registros de años anteriores, como boletines de calificaciones o datos de clase, a menos que el acceso esté restringido explícitamente. Si su escuela no desea que los estudiantes vean los datos de años anteriores, archive las clases para restringir su acceso.

9. "Un estudiante graduado o que abandona los estudios sigue apareciendo en las listas de estudiantes activos".

Su estado no se actualizó durante la transferencia. Acceda a su perfil y actualice el estado a graduado o retirado, según corresponda. No elimine el registro; se perderán los datos históricos, las boletas de calificaciones y la información del expediente académico. La desactivación conserva el registro, pero los elimina de las vistas y conteos activos.

10. "Faltan los resultados del IB o los datos de los exámenes externos del año pasado".

Los resultados externos, como los del Diploma del Bachillerato Internacional, no se importan automáticamente; su centro educativo deberá cargar manualmente este tipo de contenido.

Una cosa que vale la pena hacer antes de que empiece el año.

Si tuviéramos que recomendar una sola cosa basándonos en todo lo que observamos al inicio de cada año: hagan una demostración de 30 minutos de ManageBac+ desde una cuenta de estudiante de prueba, una cuenta de padre de prueba y una cuenta de profesor antes del primer día de clases. Inicien sesión mientras cada usuario escribe y verifiquen que lo que ven coincide con lo que deberían ver. Esta simple verificación detecta la mayoría de los problemas de esta lista antes de que se conviertan en solicitudes de soporte, o peor aún, antes de que un padre llame a la escuela el primer día para decir que su inicio de sesión no funciona.

En resumen

• La mayoría de las solicitudes de asistencia técnica de inicio de curso se pueden prevenir con una exhaustiva revisión de control de calidad antes del primer día de clases.
• Los problemas más comunes son: alumnos en el nivel de curso incorrecto, falta de asignación de clases a los profesores, fechas incorrectas del año académico y enlaces rotos entre padres y alumnos.
• Realice un recorrido desde la perspectiva del usuario (estudiante, padre, profesor) antes de que comiencen las clases; este es el paso de control de calidad más eficaz que puede realizar cualquier administrador.
• Para cualquier problema de esta lista que no pueda resolver por su cuenta, el servicio de asistencia ManageBac+ está a su disposición. Incluya los números de identificación de los estudiantes o los nombres de las clases en su solicitud para agilizar la resolución.

El servicio de asistencia ManageBac+ gestiona las consultas de relevo cada año y cuenta con amplia experiencia en la resolución rápida de problemas. Comuníquese con ellos a través de su plan FariaSupport lo antes posible: los problemas que se plantean antes del inicio del curso se solucionan mucho más rápido que los que surgen una vez que los alumnos y sus padres ya están inscritos en el sistema.

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