¿Por qué no coinciden sus informes ManageBac+ ?: Las discrepancias de datos más comunes que corregimos.
Desde el servicio de asistencia ManageBac+ , compartimos los patrones de inconsistencia de datos que aparecen con mayor frecuencia y qué es exactamente lo que debe revisar cuando sus cifras no cuadran.
Una de las consultas más frecuentes que recibimos es algo así: "Nuestro informe de asistencia muestra 87 estudiantes, pero la matrícula indica 91. ¿Cuál es la correcta?". O bien: "Las calificaciones en el registro de calificaciones no coinciden con las del boletín". Estas discrepancias generan mucho estrés, especialmente durante la época de entrega de calificaciones. En la mayoría de los casos, la solución es sencilla una vez que se sabe dónde buscar.
Estos son los patrones que observamos con mayor frecuencia y qué hacer al respecto.
Información del servicio de soporte: La mayoría de las discrepancias en los informes no son errores, sino problemas con el estado de los datos. El informe es correcto; simplemente informa sobre datos que se encuentran en un estado inesperado. La forma más rápida de diagnosticar cualquier discrepancia es preguntarse: "¿Qué está contabilizando exactamente este informe y están todos los registros que debería contabilizar en el estado correcto?".
Discrepancia 1: Las cifras de matriculación no coinciden en todos los informes.
Esta es la discrepancia más frecuente que observamos. Dos informes muestran cifras de estudiantes diferentes y nadie puede explicar por qué.
Casi siempre se debe a que los estudiantes se encuentran en estado inactivo, pendiente o retirado, lo cual algunos informes incluyen y otros no. Los informes de ManageBac+ filtran por estado del estudiante, y cada informe utiliza filtros predeterminados diferentes.
Qué comprobar:
- Ve a tu lista de estudiantes y filtra por cada estado (activo, inactivo, pendiente, retirado). Cuenta cada grupo por separado y observa qué total coincide con cada informe.
- Verifique si algún estudiante fue transferido recientemente entre niveles o programas y puede estar en un estado de transición.
- Confirma que tu recuento de matrículas "oficial" se basa únicamente en estudiantes activos; este debe ser tu punto de referencia para todas las comparaciones.
Solución rápida: Establecer una política escolar que indique que la lista de alumnos activos es la única fuente de información fidedigna para el recuento de matrículas, y auditar el estado de los alumnos al comienzo de cada trimestre.
Discrepancia 2: Las calificaciones del libro de calificaciones y del boletín de notas difieren.
Un profesor introduce las notas en el libro de calificaciones, pero el boletín de notas muestra algo diferente, o directamente no muestra nada.
Casi siempre se debe a una de estas tres cosas: la plantilla del boletín de calificaciones toma información de una tarea de evaluación diferente a la esperada; la calificación se ingresó después de que se generó el informe y este no se actualizó; o la escala de calificaciones utilizada en el libro de calificaciones no coincide con la asignada a la plantilla del informe.
Qué comprobar:
- Abra la plantilla del informe y confirme de qué tarea de evaluación o categoría de calificación está asignada; compárela con el lugar donde el profesor ingresó la calificación.
- Compruebe la escala de calificaciones asignada a la tarea de evaluación comparándola con la escala que espera la plantilla del informe; una discrepancia provocará que se muestren calificaciones en blanco o incorrectas.
- Si el informe se generó antes de que se introdujera la calificación, vuelva a generarlo; los informes en ManageBac+ no siempre están actualizados en tiempo real; reflejan los datos en el momento de su generación.
Solución rápida: Antes de la temporada de entrega de informes, genere un informe de prueba para un estudiante de cada nivel y confirme que las calificaciones aparecen correctamente. Esto solo toma 10 minutos y detecta la mayoría de los problemas de asignación de plantillas antes de que afecten a todo el grupo.
Discrepancia 3: Las cifras de asistencia no coinciden entre los informes.
El informe de asistencia a clase muestra un porcentaje diferente al del informe resumen del alumno para el mismo estudiante.
Casi siempre se debe a: diferentes informes que calculan la asistencia en diferentes rangos de fechas, o un informe que cuenta las sesiones mientras que otro cuenta los días. También es frecuente que los registros de asistencia se hayan introducido tarde o se hayan editado posteriormente.
Qué comprobar:
- Confirme que ambos informes utilizan rangos de fechas idénticos; incluso una diferencia de un solo día cambia el denominador y produce porcentajes diferentes.
- Verifique si su escuela utiliza un sistema de control de asistencia por sesión o por día, y confirme que el informe que está leyendo coincide con el método de su escuela.
- Busque cualquier registro de asistencia editado retroactivamente; las ediciones tardías son legítimas, pero pueden causar confusión si el informe ya se compartió.
Solución rápida: Establezca un estándar común para el informe de asistencia que su escuela utiliza como cifras oficiales y documente la convención del rango de fechas. La coherencia en la forma de obtener los datos de asistencia elimina la mayoría de estas consultas.
Desajuste 4: Estudiantes que no aparecen en un informe.
Uno espera ver a un estudiante en un informe y simplemente no está.
Casi siempre se debe a que el estudiante no está asignado a la clase, programa o nivel académico que se utiliza para filtrar el informe. Esto ocurre con mayor frecuencia en el caso de estudiantes que se matriculan a mitad de año, que cambian de programa o que se añaden manualmente en lugar de importarse.
Qué comprobar:
- Abra directamente el perfil del estudiante y confirme que su nivel de estudios, programa y tareas coinciden con lo que espera el informe.
- Compruebe si el estudiante se matriculó después de la fecha de inicio del informe; algunos informes solo incluyen a los estudiantes que estuvieron activos durante todo el período del informe.
- Confirma que el estado del estudiante esté activo y no pendiente ni en licencia.
En resumen
- Antes de comunicar una discrepancia al servicio de asistencia, compruebe el estado del alumno, los rangos de los informes, los datos del libro de calificaciones y las configuraciones de las rúbricas; esto suele resolver la mayoría de los casos.
- Ejecute un informe de prueba antes de cada período de evaluación para detectar problemas con la plantilla a tiempo. Los borradores no son visibles para los estudiantes ni para los padres.
- Si ha comprobado todo lo anterior y la discrepancia persiste, abra una incidencia con el servicio de asistencia ManageBac+ e incluya capturas de pantalla de ambos informes junto con el ID del estudiante; esto acelera significativamente el diagnóstico.
El equipo ManageBac+ está aquí para ayudarle. Si detecta alguna discrepancia que no pueda resolver, póngase en contacto con nosotros y le ayudaremos a solucionarla.