ManageBac+日常学生档案管理：前台指南
对于在ManageBac+中拥有学生数据的行政助理和前台工作人员来说——日常任务、常见问题以及一些值得了解但一开始没人会告诉你的事情。
如果您在国际学校的前台工作， ManageBac+系统很可能在您一天的大部分时间里都开着。家长遇到登录问题会打电话给您，老师需要修改学生记录时会找您，而且在报告发出前，您也必须确保数据准确无误。本指南正是为您而写——不是为 IT 经理或课程协调员，而是为真正从事日常工作的人员。
它涵盖了学生记录中最常见的任务、值得纳入日常工作流程的检查，以及你可能被问到比你希望的更多的问题的答案。
开始操作前请注意：如果您不确定自己是否拥有在ManageBac+中进行更改的相应权限，请在编辑前咨询您的 IT 管理员或系统所有者。某些更改（尤其是学生身份、年级或课程的更改）可能会对报告和历史记录产生连锁反应。如有疑问，请务必先咨询。
学生记录：记录在哪里
ManageBac+中的学生记录包含的信息比大多数人想象的要多。了解如何查找信息可以节省大量时间，尤其是在前台或电话咨询时。
| 信息 | 在哪里可以找到它 | 通常由谁来更新它 |
|---|---|---|
| 个人信息（姓名、出生日期、国籍） | 学生个人资料，个人标签页 | 前台/登记处 |
| 年级和课程 | 学生个人资料，学术选项卡 | 注册主任/行政主管 |
| 家长和监护人联系方式 | 学生个人资料，家庭选项卡 | 前台 |
| 课堂作业 | 学生个人资料，课程选项卡 | 注册主任/学术行政人员 |
| 考勤记录 | 学生个人资料，考勤标签 | 教师（入门）/行政人员（监督） |
每周都会出现的任务
更新联系方式
家长可能会搬家、更换电话号码或更新电子邮件地址——他们通常会通知学校办公室，而不是班主任。当您收到联系方式更新时，请前往学生个人资料的“家庭”选项卡，直接更新相关家长或监护人的信息。如果家长拥有ManageBac+账户，其登录邮箱与联系邮箱是分开的——请确认需要更新哪个邮箱，以及是否两者都需要更新。
重新向家长发送登录凭证
这可能是前台最常见的请求。家长可能忘记了登录信息或从未激活过账户。请前往ManageBac+平台，找到家长的个人资料，进入账户设置，然后重新发送欢迎邮件或密码重置邮件。请注意，密码重置链接会在30天后失效——如果家长说他们收到了邮件但链接无法使用，这几乎总是原因所在。请重新发送邮件，并提醒他们尽快操作。
记录学生缺勤
如果家长打电话报告孩子缺勤，学校办公室通常会在学校的考勤系统中记录。在ManageBac+中，教师会在班级层面录入考勤，但可以在学生的个人资料中添加学校层面的缺勤备注。请遵循学校既定的流程，了解办公室的缺勤报告如何传达给班主任ManageBac+不会在管理员向学生个人资料添加缺勤备注时自动通知教师。
给现有家庭增添一个新成员
当弟弟妹妹入学时，请将其关联到现有的家长账户，而不是创建新账户。这样可以保持家长家庭视图的简洁，并避免重复的联系人记录。前往新学生的个人资料，点击“家庭”选项卡，然后通过搜索家长的姓名或电子邮件地址关联到现有的家长账户，而无需创建新条目。
处理年中学生变动
新生年中入学
一旦确认入学，请立即创建学生档案，不要等到开学第一天。立即将学生分配到正确的年级、课程和班级。档案创建完成后，并在验证家长邮箱地址后，发送家长登录凭证。在学生到校前，通知相关班主任和教务协调员，以便他们了解学生情况。
学生年中离校
在学生最后一天，将其标记为“不活跃”或“已退学”，但不要删除记录。删除会移除历史数据，包括成绩、出勤记录和成绩单，这些数据学校日后可能需要，家长也可能要求提供成绩单。停用账户会保留所有信息，同时将学生从活跃班级名单和报告中移除。通知任课老师，让他们知道该学生已不再参与班级活动。
学生更换年级或班级
在您于ManageBac+中进行任何年级和班级变更之前，必须先获得教务协调员或校长的书面确认。年级变更可能会影响课程设置、报告模板和评估记录。进行变更后，如果您的学校使用备注字段，请在学生记录中注明日期和变更原因，并与教务团队确认变更是否正确。
每周数据健康检查
将简短的数据检查纳入每周例行工作中，可以及时发现小问题，防患于未然。这只需不到 15 分钟，却能显著提升一年的数据质量。
- 本周新增的学生是否已分配到班级？未分配班级的学生将不会出现在教师成绩册或考勤记录中。
- 本周早些时候还有哪些家长登录申请未处理？请在链接过期前尽快处理。
- 是否有学生被标记为“不活跃”但仍出现在活跃班级列表中？如果状态更改的同时没有移除课程分配，则可能会出现这种情况。
- 是否有任何联系方式需要更新？请在联系人变更列表不断增长之前将其清理干净。
来自每天从事这项工作的员工的建议
- 简单记录你所做的更改——一个共享的电子表格，甚至是一个包含日期、学生姓名和更改内容的笔记本条目，在三周后有人询问更改内容时都非常有用。
- 切勿仅凭口头请求就做出重大变更——年级变更、课程转学和状态更新等事宜，即使只是通过电子邮件，也务必在采取行动前以书面形式确认。
- 除了姓名，还可以通过学生ID进行搜索——在姓氏常见或使用音译的学校，通过唯一的学生ID进行搜索可以避免编辑错误的记录。
- 如果发现异常情况，而您并未进行更改，请务必告知他人——学生记录的意外更改有时表明存在权限问题或其他用户操作失误；尽早发现问题总是明智之举。
总之
- 了解学生记录中每种信息的位置——个人信息、学业信息、家庭信息、课程信息和出勤信息分别位于不同的标签页中。
- 对于年中离职，务必停用而非删除——历史记录必须保留。
- 将每周一次的简短数据健康检查纳入您的日常工作流程——每周 15 分钟可以避免以后花费数小时进行清理。
- 记录你所做的更改，并且在对学生记录进行重大更新之前，务必获得书面确认。
如果您在使用ManageBac+时遇到任何不确定如何处理的问题，请通过学校的支持计划联系FariaSupport服务台。您无需是系统管理员即可提交支持请求——学校前台工作人员可以直接联系我们。