ManageBac+ 활용한 학생 기록 관리 (일상 업무) : 프런트 오피스 가이드
ManageBac+ 에서 학생 데이터를 담당하는 행정 보조원 및 접수 직원을 위한 일상적인 업무, 자주 묻는 질문, 그리고 처음에는 아무도 알려주지 않지만 알아두면 좋은 정보들을 정리했습니다.
국제학교 행정실에서 근무하신다면, 아마도 대부분의 근무 시간 동안 ManageBac+ 브라우저 탭에 열려 있을 겁니다. 학부모가 로그인에 문제가 있을 때 연락하는 사람, 교사가 학생 기록 오류를 수정할 때 요청하는 사람, 그리고 보고서 발송 전에 데이터가 정확한지 확인해야 하는 사람이 바로 당신이기 때문입니다. 이 가이드는 IT 관리자나 교육과정 담당자가 아닌, 실제로 매일 업무를 처리하는 바로 당신을 위해 작성되었습니다.
이 책에서는 학생 기록 관련 업무 중 가장 자주 발생하는 작업, 정기적인 업무에 포함시켜야 할 중요한 확인 사항, 그리고 원치 않게 자주 받게 될 질문들에 대한 답변을 다룹니다.
시작하기 전에 유의사항: ManageBac+ 에서 변경 작업을 수행할 권한이 있는지 확실하지 않은 경우, 편집하기 전에 IT 관리자 또는 시스템 담당자에게 문의하십시오. 특히 학생 상태, 학년 또는 프로그램 변경은 보고서 및 과거 기록에 연쇄적인 영향을 미칠 수 있습니다. 확실하지 않은 경우 먼저 문의하십시오.
학생 기록: 어떤 내용이 어디에 저장되나요?
ManageBac+ 의 학생 기록에는 생각보다 훨씬 많은 정보가 담겨 있습니다. 필요한 정보를 어디에서 찾아야 하는지 알면 안내 데스크나 전화 상담 시 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
| 정보 | 어디에서 찾을 수 있나요? | 일반적으로 누가 업데이트하나요? |
|---|---|---|
| 개인 정보 (이름, 생년월일, 국적) | 학생 프로필, 개인 탭 | 접수처/등록 담당자 |
| 학년 및 프로그램 | 학생 프로필, 학업 탭 | 등록 담당자/관리 책임자 |
| 학부모 및 보호자 연락처 | 학생 프로필, 가족 탭 | 프런트 오피스 |
| 수업 과제 | 학생 프로필, 수업 탭 | 학사관리 담당자 |
| 출석 기록 | 학생 프로필, 출석 탭 | 교사(입학) / 관리자(감독) |
매주 발생하는 업무들
연락처 정보 업데이트 중
학부모는 이사하거나 전화번호를 바꾸거나 이메일 주소를 업데이트하는 경우가 많은데, 보통 담임 선생님이 아닌 학교 행정실에 알립니다. 연락처 변경 사항을 받으면 학생 프로필의 '가족' 탭에서 해당 학부모 또는 보호자 정보를 직접 업데이트하세요. 학부모가 ManageBac+ 계정을 사용하는 경우 로그인 이메일과 연락처 이메일이 다르므로, 어떤 정보를 업데이트해야 하는지, 그리고 두 정보 모두 업데이트해야 하는지 확인하세요.
학부모에게 로그인 자격 증명을 다시 전송합니다.
이는 아마도 학부모님께서 접수하시는 가장 흔한 요청일 것입니다. 학부모님께서 로그인 정보를 잊어버리셨거나 계정을 활성화하지 않으신 경우입니다. ManageBac+ 에서 학부모님의 프로필로 이동하여 계정 설정에서 환영 이메일이나 비밀번호 재설정 이메일을 다시 보내주세요. 비밀번호 재설정 링크는 30일 후에 만료되므로, 학부모님께서 이메일을 받았지만 링크가 작동하지 않는다고 하시는 경우 거의 대부분 이 때문입니다. 링크를 다시 보내드리고 학부모님께서 신속하게 처리해 주시도록 요청해 주세요.
학생 결석 기록
학부모가 자녀의 결석을 신고하기 위해 학교 행정실에 전화하면, 일반적으로 행정실에서는 이를 학교 출석 시스템에 기록합니다. ManageBac+ 에서는 교사가 학급 단위로 출석을 입력하지만, 학교 차원의 결석 사유를 학생 프로필에 추가할 수 있습니다. 행정실에서 교사에게 결석 사실을 전달하는 방법에 대해서는 학교에서 정한 절차를 따르십시오. ManageBac+ 는 관리자가 프로필에 결석 사유를 추가하더라도 교사에게 자동으로 알림을 보내지 않습니다.
기존 가족에 새로운 형제자매를 추가하는 것
동생이 등록할 경우, 새 계정을 만드는 대신 기존 부모 계정에 연결하세요. 이렇게 하면 부모가 볼 수 있는 가족 정보가 깔끔하게 유지되고 연락처 정보가 중복되는 것을 방지할 수 있습니다. 새 학생 프로필의 가족 탭으로 이동하여 부모의 이름이나 이메일을 검색하여 기존 부모 계정에 연결하세요. 새 항목을 만들지 않는 것이 좋습니다.
학기 중 학생 변동 사항 처리
학기 중간에 새 학생이 합류합니다.
등록이 확정되는 즉시 학생 기록을 생성하십시오. 첫 등교일까지 기다리지 마십시오. 학생을 올바른 학년, 프로그램 및 수업에 즉시 배정하십시오. 기록 생성이 완료되고 이메일 주소 인증이 완료되면 학부모 로그인 정보를 보내주십시오. 학생이 도착하기 전에 담당 교사와 학사 담당자에게 미리 알려주십시오.
학기 중간에 자퇴하는 학생
학생의 마지막 등교일에 해당 학생을 비활성 또는 자퇴로 표시하십시오. 기록을 삭제하지 마십시오. 기록을 삭제하면 성적, 출석, 성적표 등 학교에서 나중에 필요할 수 있는 과거 데이터와 학부모가 성적 증명서로 요청할 수 있는 데이터가 모두 삭제됩니다. 계정을 비활성화하면 모든 데이터가 보존되면서 학생은 활성 수업 목록 및 보고서에서 제외됩니다. 담당 교사에게 학생이 더 이상 수업에 참여하지 않음을 알리십시오.
학년 또는 학급을 변경하는 학생
학년 및 수업 변경은 ManageBac+ 에서 변경하기 전에 학사 담당자 또는 교장 선생님의 서면 확인을 받아야 합니다. 학년 변경은 프로그램 설정, 보고서 양식 및 평가 기록에 영향을 미칠 수 있습니다. 변경 사항을 적용한 후, 학교에서 메모란을 사용하는 경우 학생 기록에 날짜와 사유를 기록하고, 학사팀에 변경 사항이 정확한지 확인하십시오.
주간 데이터 상태 점검
매주 간단한 데이터 점검을 루틴에 포함시키면 작은 문제가 큰 문제로 발전하기 전에 발견할 수 있습니다. 15분도 채 걸리지 않지만, 1년 동안 데이터 품질에 상당한 영향을 미칩니다.
- 이번 주에 새로 추가된 학생 중 수업에 배정된 학생이 있나요? 배정되지 않은 학생은 교사의 성적표나 출석 기록에 나타나지 않습니다.
- 이번 주 초에 접수된 학부모 로그인 요청이 아직 처리되지 않은 것이 있나요? 링크가 만료되기 전에 해당 요청을 처리해 주세요.
- 활동 중단으로 표시되었는데도 여전히 활성 수업 목록에 나타나는 학생이 있나요? 이는 수업 배정 정보가 상태 변경과 동시에 삭제되지 않았을 경우 발생할 수 있습니다.
- 업데이트가 필요한 연락처 정보가 있나요? 연락처 변경 목록이 너무 커지기 전에 정리하세요.
매일 이 일을 하는 직원들의 팁
- 변경 사항을 간단하게 기록해 두세요 . 공유 스프레드시트나 노트에 날짜, 학생 이름, 변경 내용을 적어두면 3주 후에 누군가 변경 사항에 대해 문의할 때 매우 유용합니다.
- 구두 요청만으로 중요한 변경 사항을 절대 결정하지 마십시오 . 학년 변경, 프로그램 이동, 그리고 상황 업데이트는 반드시 이메일이라도 서면으로 확인한 후에만 실행해야 합니다.
- 이름뿐 아니라 학생 ID로도 검색하세요 . 흔한 성씨나 음역된 이름을 가진 학교의 경우, 고유한 학생 ID로 검색하면 잘못된 기록을 수정하는 것을 방지할 수 있습니다.
- 뭔가 잘못된 것 같은데 본인이 변경한 사항이 아니라면 담당자에게 알려주세요 . 학생 기록에 예기치 않은 변경 사항이 발생하는 경우는 권한 문제나 다른 사용자의 오류일 수 있으므로, 조기에 알리는 것이 항상 올바른 방법입니다.
요약하자면
- 학생 기록에서 각 정보 유형(개인 정보, 학업 정보, 가족 정보, 수업 정보, 출석 정보)을 어디에서 찾을 수 있는지 알아두세요. 각 정보는 별도의 탭에 있습니다.
- 연중 퇴사의 경우, 삭제보다는 비활성화를 선택하는 것이 좋습니다. 기록 보존이 필수적입니다.
- 매주 간단한 데이터 상태 점검을 일상에 포함시키세요. 일주일에 15분만 투자하면 나중에 몇 시간씩 걸리는 정리 작업을 예방할 수 있습니다.
- 변경 사항을 기록하고 학생 기록에 대한 중요한 업데이트를 진행하기 전에 항상 서면 확인을 받으십시오.
ManageBac+ 사용 중 해결 방법을 잘 모르는 문제가 발생하면 학교 지원 플랜을 통해 FariaSupport 데스크에 문의하십시오. 시스템 관리자가 아니더라도 지원 요청을 접수할 수 있으며, 행정 담당자도 직접 문의하실 수 있습니다.