テンプレート: ManageBac+用新入生オンボーディングプランナー
受付および事務スタッフが、新入生の入学ごとに記入する構造化されたWord文書。データ入力、クラス設定、家族への連絡、ログイン手順など、必要な情報がすべて1か所にまとめられています。
新入生の入学は、学校の事務作業の中でも特にデータ量の多い時期の一つです。生徒の記録を作成し、授業を割り当て、保護者のアカウントを設定し、医療情報を記録し、複数の関係者に通知する必要があり、しかも多くの場合、急な依頼で、既に抱えている他の業務に加えてこれらの作業をこなさなければなりません。
このプランナーは、フロントオフィスと管理スタッフが新規到着者ごとに使用する単一の文書であり、見落としがないようにするとともに、何がいつ行われたかの記録を作成します。
⚠️ 開始する前に: このプランナーは、新しい学生アカウントを設定する際にタスクを追跡するのに役立つ無料のベストプラクティス文書です。❌ 必須ではありません。ManageBac にインポートすることはできません。また、学生の記録を作成または更新することもありません。✅ すべてのデータは、チームがManageBac ManageBac+に直接入力する必要があります。
生徒一人につき一冊のプランナーを作成してください。作成したプランナーは、生徒のファイルにデジタルで保存するか、紙の記録と一緒に保管してください。後日、何かがいつ設定されたのかといった問い合わせがあった場合の記録としても役立ちます。
プランナーの内容
このプランナーは6つのセクションに分かれており、順番に進めていくように設計されています。
| セクション | 対象範囲 | 主な所有者 |
|---|---|---|
| 1 - 学生の詳細 | 個人データ、学年、プログラム、以前の学校 | フロントオフィス／登録係 |
| 2 - 家族と連絡先 | 保護者情報、緊急連絡先、ログインアクセス設定 | フロントオフィス |
| 3 - 学術および授業のセットアップ | ホームルーム、アドバイザー、授業割り当て（科目ごとの確認表付き） | 事務局長／学務担当者 |
| 4 - 医療および牧会 | 病状、アレルギー、投薬、学習支援、英語を母語としない学習者のニーズ | 受付／学校看護師 |
| 5 - オンボーディングチェックリスト | データ設定、家族ログイン、スタッフへの通知を網羅したチェックリスト（チェックボックス付き） | フロントオフィス |
| 6 - サインオフ | 完了記録（日付、レビュー担当者、およびフォローアップ措置を含む） | 管理責任者／登録担当者 |
このテンプレートの使い方
下記のWord文書をダウンロードし、新入生一人につき1部ずつ保存してください。この文書はデジタル入力用に設計されています。入力欄に直接入力し、チェックリストのチェックボックスにチェックを入れてください。
- テンプレートを学校に合わせてカスタマイズしましょう。ヘッダーに学校名とロゴを追加し、学校のデータ構造や命名規則に合わないフィールドを調整してください。
- 生徒一人につき1部作成してください。ファイルには生徒の名前と入学日をファイル名として付けてください（例： Onboarding_SmithAlex_2025-09-01.docx ）。
- 各セクションは順番に進めてください。各セクションは次のセクションにつながります。授業設定前に生徒の詳細情報を入力しておくと、入力項目を再度確認する必要がなくなります。
- チェックリストセクションを進捗状況トラッカーとして使用してください。項目は完了した時点でチェックを入れてください。最後にまとめてチェックを入れるのではなく、完了した時点でチェックを入れてください。こうすることで、実際に完了する前に何も完了済みとマークされることを防ぎます。
- 完成したプランナーは、学生の入学書類と一緒にデジタルデータとして学生のフォルダに保存してください。これは、何がいつ設定されたかの記録として役立ちます。
テンプレートをダウンロード
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ManageBac+新入生オンボーディングプランナー Word文書 - 新入生1人につき1部記入 |
.docxファイルをダウンロード |
このプランナーを最大限に活用するためのヒント
- 入学が確定したらすぐにプランナーを開始してください。学生の初日から始めるのではなく、事前に記録を準備しておくことで、学生が到着する前にManageBac+に登録できます。
- 退学者の学生記録は削除しないでください。プランナーにはその旨の注意書きがありますが、改めて強調しておきます。履歴データを保存するため、常に非アクティブまたは退学状態を使用し、決して削除しないでください。
- 各学年度の開始時にテンプレートを確認してください。学校のデータ項目、クラス構成、またはオンボーディング手順が変更される可能性があるため、新しい入学シーズンが始まる前にテンプレートを更新して、変更に対応してください。
- テンプレートを新入生の受け入れを担当する全員と共有してください。管理スタッフ間で一貫性を保つことで、誰が到着手続きを担当しても、すべての学生が同じ完全なセットアップを受けられるようになります。
要約すれば
- 新入生一人につき一冊のプランナーを使用してください。データ入力、家族情報、クラス分け、医療情報、職員への連絡事項など、すべてを一つの文書にまとめています。
- テンプレートを学校名、ロゴ、および学校固有の項目でカスタマイズしてから、事務職員に配布してください。
- セクションごとに順番に作業を進め、完了した項目にはチェックリストのチェックを入れてください。後からまとめてチェックを入れるのは避けてください。
- 完成したプランナーは、監査証跡として生徒の記録にデジタルファイルとして保存してください。
- 重要：これは計画策定のための補助ツールです。すべてのデータはManageBac+に直接追加してください。
ManageBac+での生徒記録の設定に関してご質問がある場合は、学校のプランを通じてFariaSupportにお問い合わせください。