ManageBac+レポートが一致しない理由：よくあるデータ不一致の解決策
ManageBac+サポートデスクより - 最も頻繁に発生するデータ不整合のパターンと、数値が合わない場合に具体的に何をチェックすべきかについてご紹介します。
よくある問い合わせの一つに、「出席状況報告書には生徒数が87人と記載されていますが、在籍者数は91人です。どちらが正しいのでしょうか？」や「成績表の成績と成績表の成績が一致しません」といったものがあります。こうした不一致は、特に成績発表シーズンには大きなストレスの原因となります。ほとんどの場合、どこを確認すればよいかさえ分かれば、簡単に解決できます。
ここでは、よく見られるパターンと、それぞれの対処法をご紹介します。
サポートデスクからのアドバイス：レポートの不一致のほとんどはバグではなく、データ状態の問題です。レポート自体は正しいのですが、予期しない状態のデータに基づいて報告されているのです。不一致を診断する最も迅速な方法は、「このレポートは具体的に何をカウントしているのか、そしてカウントすべきすべてのレコードは正しい状態にあるのか？」と自問することです。
不一致点1：レポート間で登録者数が一致しない
これは私たちが目にする最も頻繁な不一致です。2つの報告書で生徒数が異なっており、その理由を誰も説明できません。
ほとんどの場合、原因は学生が非アクティブ、保留中、または退学状態にあることです。これらの状態は、レポートによっては含まれ、他のレポートでは除外されます。ManageBac ManageBac+レポートは学生の状態によってフィルタリングされ、レポートごとに異なるデフォルトフィルタが使用されます。
確認すべき事項：
- 学生リストにアクセスし、各ステータス（アクティブ、非アクティブ、保留中、退学）でフィルタリングします。各グループを個別にカウントし、どの合計がどのレポートと一致するかを確認します。
- 最近学年やプログラム間で移動した学生がいないか確認し、移行期間中の学生がいないか確認してください。
- 「公式」の登録者数は、実際に在籍している学生のみに基づいていることを確認してください。これは、あらゆる比較の基準となるべきです。
応急処置：在籍学生リストを学生数に関する唯一の信頼できる情報源とする学校方針を定め、各学期の開始時に学生の在籍状況を監査する。
不一致その2：成績表と成績カードの成績が異なる
教師が成績簿に成績を記入しても、成績表には異なる成績が記載されていたり、何も記載されていなかったりする。
ほとんどの場合、次の3つのいずれかが原因です。レポートカードのテンプレートが想定とは異なる評価タスクからデータを取得している。レポートが生成された後に成績が入力され、レポートが更新されていない。または、成績表で使用されている成績スケールがレポートテンプレートにマッピングされているものと一致しない。
確認すべき事項：
- レポートテンプレートを開き、どの評価タスクまたは成績カテゴリからデータを取得するようにマッピングされているかを確認し、教師が実際に成績を入力した場所と比較してください。
- 評価課題に割り当てられた評価尺度と、レポートテンプレートが想定する尺度を照合してください。この不一致は、評価結果の表示が空白になったり、誤った結果になったりする原因となります。
- レポートが成績入力前に生成された場合は、再生成してください。ManageBac ManageBac+のレポートは必ずしも最新の状態ではなく、生成時点のデータを反映しています。
簡単な解決策：成績報告シーズンが始まる前に、各学年で生徒1人ずつを対象にテストレポートを実行し、成績が正しく表示されていることを確認してください。この作業は10分程度で完了し、テンプレートマッピングの問題のほとんどを、全生徒に影響が出る前に発見できます。
不一致点３：報告書間で出席者数が一致しない
授業出席レポートに記載されている出席率は、同じ生徒の成績概要レポートに記載されている出席率と異なっています。
ほとんどの場合、原因は、出席状況を計算するレポートが異なる期間を対象としている、または一方のレポートがセッション数をカウントし、もう一方のレポートが日数をカウントしていることです。また、出席記録の入力が遅れたり、後から編集されたりした場合にもよく発生します。
確認すべき事項：
- 両方のレポートで同じ日付範囲が使用されていることを確認してください。たとえ1日の違いでも分母が変わり、異なるパーセンテージが算出されます。
- 学校がセッションベースまたは日ベースの出席管理を使用しているかを確認し、読んでいるレポートが学校の方法と一致していることを確認してください。
- 後から編集された出席記録がないか確認してください。後からの編集は正当なものですが、レポートが既に共有されている場合は混乱を招く可能性があります。
簡単な解決策：学校が公式な出席状況の統計に使用する出席状況レポートの共通基準を作成し、日付範囲の規則を文書化してください。出席状況の取得方法に一貫性を持たせることで、これらの問い合わせのほとんどを解消できます。
ミスマッチ4：レポートに生徒の名前が全く記載されていない
レポートに学生の名前が載っているはずなのに、全く載っていない。
ほとんどの場合、原因は、レポートのフィルタリング対象となっているクラス、プログラム、または学年に学生が割り当てられていないことです。これは、年度途中の入学、プログラム変更、またはインポートではなく手動で追加された学生の場合に最もよく発生します。
確認すべき事項：
- 学生のプロフィールを直接開き、学年、プログラム、授業の割り当てがレポートで想定されている内容と一致していることを確認してください。
- 学生がレポート開始日以降に登録されたかどうかを確認してください。レポートによっては、報告期間全体を通して在籍していた学生のみが含まれる場合があります。
- 学生のステータスが有効であり、保留中または休学中でないことを確認してください。
要約すれば
- 不一致をサポートにエスカレートする前に、生徒のステータス、レポート範囲、成績表データ、ルーブリックの設定を確認してください。これらを確認することで、ほとんどの問題は解決します。
- 各報告シーズン前にテストレポートを実行して、テンプレートの問題を早期に発見してください。下書きは生徒と保護者には表示されません。
- 上記すべてを確認しても不一致が解消されない場合は、 ManageBac+サポートデスクにチケットを発行し、両方のレポートのスクリーンショットと学生IDを添付してください。これにより、診断が大幅に迅速化されます。
ManageBac+チームがお手伝いいたします。解決できない不一致が発生した場合は、ご連絡ください。弊社がお客様と協力して解決に取り組みます。