新年を迎えるにあたってのManageBac+ ：サポートに必ず寄せられる10の質問
ManageBac+サポートデスクより - 毎年8月と9月に必ず寄せられる質問とその回答をまとめました。今年こそ、これらの質問に先手を打って対処しましょう。
毎年、まるで時計仕掛けのように、新学期が始まると同じような質問が私たちのところに届き始めます。中にはすぐに解決できるものもあれば、移行時に設定手順が抜けていたことを指摘するものもあります。しかし、何に注意すべきかを知っていれば、これらの質問はすべて完全に回避できます。
毎年年初に最もよく寄せられる質問10選とその回答を以下にまとめました。チケットへの返信を待つことなく、すぐに作業を開始できます。
サポートデスクからのアドバイス：新年のサポート依頼の大部分は、ロールオーバー関連です。ロールオーバーがスムーズに完了し、新学期初日前にチェックされていれば、最初の2週間のチケット件数は大幅に減少します。以下のリストは、ロールオーバーの品質保証チェックリストです。
10の質問と、それに対する対処法
1.「生徒たちは間違った学年に在籍している」
これはほぼ間違いなく、ロールオーバー時の学生進級処理が完了していないか、途中でエラーが発生したことを意味します。学生リストを開き、学年でフィルタリングして、想定される登録者数と比較してください。進級していない学生は、前の学年に留まっています。個別に修正するか、該当する学生グループの学年を移行してください。一括で修正する必要がある場合は、サポートにお問い合わせください。
2.「教師は自分の授業を見ることができない」
クラスは存在するものの、担当教師が割り当てられていない、または担当教師が割り当てられていても、今年度ではなく昨年度のクラス記録に割り当てられている場合があります。各クラス記録のクラス割り当てを確認し、担当教師が今年度の学年度を指していることを確認してください。これは簡単な修正ですが、影響を受けるクラスごとに実施する必要があります。
3．「昨年度の課題や単元が今年度の授業に反映されている」
前年度の課題や単元は繰り越し時に引き継がれますが、本来はアーカイブまたは削除しておくべきでした。単元は新学年度に自動的に表示されますが、不要な場合は下書きまたはアーカイブすることができます。課題を引き継ぐかどうかは学校の設定によりますが、現在の授業で課題が邪魔になっている場合は、授業設定から一括でアーカイブできます。今後は、繰り越し前に課題を引き継ぐかどうかを決定し、その決定内容を記録してください。
4．「保護者アカウントが正しい生徒に紐づいていない」
保護者と生徒の連携が途切れる最も一般的な原因は、生徒の記録が引き継がれるのではなく再作成された場合です。その結果、既存の保護者アカウントが認識できない新しい生徒IDが生成されます。影響を受けている生徒のプロフィールで、家族との連携を確認してください。連携が途切れている場合は手動で復元できますが、多くの生徒に影響が出ている場合は、引き継ぎ処理に問題がある可能性があり、サポートに確認することをお勧めします。
5．「新入生にログインメールが届かない」
よくある原因は2つあります。1つは、学生レコード作成後にウェルカムメールが送信されなかったこと、もう1つは、登録されているメールアドレスが間違っていることです。学生のプロフィールで有効なメールアドレスを確認し、アカウント設定からウェルカムメールを手動で再送信してください。メールがスパムフォルダに振り分けられる場合は、メール配信の問題です。学校のITマネージャーに連絡して、SPFレコードとDKIMレコードを確認してください。
6．「学年度の日付が間違っている」
学期日程、学年度の開始日と終了日、休暇期間は毎年更新する必要があります。これらは自動的に更新されません。出席状況の記録を開始する前に、学校設定にアクセスして、新学年度のすべての日付が正しいことを確認してください。日付が間違っていると、出席状況の計算、報告期間、およびすべてのユーザーのカレンダー表示に影響します。
7．「初日から出席状況が正しく記録されていない」
通常は質問6に関連しています。学年度の日付が間違っていると、出席期間が一致しません。また、時間割が有効になっていること、および授業が正しい期間に割り当てられていることを確認してください。出席は有効な時間割の枠でのみ記録されます。
8．「生徒は昨年度の成績とコメントを見ることができます」
ManageBac+では、過去のデータは意図的に表示されます。アクセスが明示的に制限されていない限り、生徒と保護者は成績表やクラスデータなどの前年度の記録を閲覧できます。学校が生徒に前年度のデータを見せたくない場合は、クラスをアーカイブして閲覧を制限してください。
9．「卒業した学生や退学した学生が、依然として在籍者リストに掲載されている」
ロールオーバー中にステータスが更新されませんでした。プロフィールにアクセスし、卒業または退学にステータスを更新してください。レコードを削除しないでください。履歴データ、成績表、成績証明書の情報が失われます。非アクティブ化することでレコードは保持されますが、アクティブなビューとカウントからは削除されます。
10．「昨年度のIB試験結果または外部試験データが欠落しています」
IBディプロマなどの外部機関の成績は自動的にインポートされません。このようなコンテンツは、学校側で手動でアップロードする必要があります。
年明け前にやっておくべきこと
毎年初めに目にするあらゆる状況を踏まえて、一つだけお勧めしたいことがあります。それは、新学期が始まる前に、テスト用の生徒アカウント、保護者アカウント、教師アカウントを使ってManageBac+を30分ほど操作してみることです。それぞれのユーザーとしてログインし、表示される内容が本来あるべき内容と一致しているか確認してください。この一度の確認で、サポートチケットが発生する前、あるいは最悪の場合、保護者が初日に学校に「ログインできない」と電話をかけてくる前に、このリストにある問題の大部分を未然に防ぐことができます。
要約すれば
- 新学期開始前に徹底的な移行品質保証チェックを行うことで、新年のサポート依頼の大部分は未然に防ぐことができます。
- 最もよくある問題は、生徒が間違った学年に所属している、教師と授業の割り当てが欠落している、学年度の日付が間違っている、保護者と生徒のリンクが切れている、などです。
- 学校が始まる前に、ユーザー視点（生徒、保護者、教師）でのウォークスルーを実施してください。これは、管理者にとって最も効果的な品質保証手順です。
- このリストに記載されている問題で、ご自身で解決できない場合は、 ManageBac+サポートデスクをご利用ください。解決を迅速化するため、お問い合わせの際は、具体的な学生IDまたはクラス名をチケットに含めてください。
ManageBac+サポートデスクは毎年、繰り越しに関する問い合わせに対応しており、迅速な解決に長けています。FariaSupport FariaSupportを通じて、できるだけ早めにお問い合わせください。年度開始前に提起された問題は、生徒や保護者がシステムに登録された後に提起された問題よりも、はるかに迅速に解決できます。