ManageBac+での学生記録の日常管理：フロントオフィス向けガイド
ManageBac+で学生データを管理する事務アシスタントやフロントオフィススタッフ向けに、日々の業務、よくある質問、そして最初は誰も教えてくれないけれど知っておくべき重要な事項をまとめました。
インターナショナルスクールの事務室で働いている方なら、おそらく勤務時間のほとんどをManageBac+ブラウザタブで開いていることでしょう。保護者がログインできないときに電話をかけてくるのも、教師が生徒の記録の修正を依頼するのも、レポートを送付する前にデータが正しいことを確認するのも、すべてあなたの役割です。このガイドは、IT管理者やカリキュラムコーディネーターではなく、日々の業務を実際に担当しているあなたのために書かれています。
この資料では、最も頻繁に発生する生徒記録に関する業務、日常業務に組み込むべきチェック項目、そしておそらくあなたが望む以上に頻繁に聞かれるであろう質問への回答を網羅しています。
作業を開始する前にご注意ください。ManageBac ManageBac+で変更を行うための適切な権限レベルがあるかどうか不明な場合は、編集前に IT マネージャーまたはシステム所有者に確認してください。特に学生のステータス、学年、プログラムなどの変更は、レポートや履歴記録に連鎖的な影響を与える可能性があります。不明な点がある場合は、まず確認してください。
学生記録：どこに何が保存されるか
ManageBac+の学生記録には、多くの人が想像する以上に多くの情報が保存されています。必要な情報がどこにあるかを知っていれば、受付や電話で問い合わせに対応する際に、大幅な時間短縮につながります。
| 情報 | どこで見つけられるか | 誰が通常更新するのか |
|---|---|---|
| 個人情報（氏名、生年月日、国籍） | 学生プロフィール、個人情報タブ | フロントオフィス／登録係 |
| 学年とプログラム | 学生プロフィール、学業タブ | 登録担当者／管理責任者 |
| 保護者連絡先 | 生徒プロフィール、家族タブ | フロントオフィス |
| 授業課題 | 学生プロフィール、授業タブ | 事務局長／学務担当者 |
| 出席記録 | 学生プロフィール、出席タブ | 教員（初任者）／管理職（監督者） |
毎週発生するタスク
連絡先情報を更新しています
保護者は引っ越し、電話番号の変更、メールアドレスの更新などを行うことがあります。通常、保護者は担任教師ではなく、学校事務室に連絡します。連絡先情報の更新を受け取ったら、生徒のプロフィールページの「家族」タブを開き、該当する保護者または後見人の記録を直接更新してください。保護者がManageBac+アカウントを持っている場合、ログイン用メールアドレスと連絡先メールアドレスは別々です。どちらのメールアドレスを更新する必要があるか、また両方更新する必要があるかを確認してください。
保護者へのログイン認証情報の再送信
これはおそらく、フロントオフィスで最もよくあるリクエストです。保護者がログイン情報を紛失したか、アカウントを有効化していないというケースです。ManageBac ManageBac+で保護者のプロフィールにアクセスし、アカウント設定を見つけて、ウェルカムメールまたはパスワードリセットメールを再送信してください。パスワードリセットリンクは30日で期限切れになることに注意してください。保護者がメールを受け取ったがリンクが機能しないと言う場合、ほとんどの場合これが原因です。再送信して、速やかに対応してもらうよう依頼してください。
生徒の欠席を記録する
保護者からお子様の欠席連絡があった場合、通常、事務室は学校の出席管理システムにその旨を記録します。ManageBac ManageBac+では、出席状況は教師がクラス単位で入力しますが、学校レベルの欠席通知を生徒のプロフィールに追加することもできます。事務室からの欠席報告を担任教師に伝える方法については、学校で合意された手順に従ってください。ManageBac ManageBac+管理者がプロフィールに欠席通知を追加しても、教師に自動的に通知する機能はありません。
既存の家族に新しい兄弟姉妹を加える
弟妹が入学する際は、新規アカウントを作成するのではなく、既存の保護者アカウントにリンクしてください。こうすることで、保護者にとって家族情報の表示が整理され、連絡先の重複を防ぐことができます。新しい生徒のプロフィールを開き、「家族」タブで、保護者の名前またはメールアドレスを検索して既存の保護者アカウントにリンクしてください。新規登録は行わないでください。
年度途中の学生変更への対応
年度途中に入学する新入生
入学が確定したらすぐに生徒記録を作成してください。入学初日まで待たないでください。生徒を適切な学年、プログラム、クラスに即座に割り当ててください。記録が完成し、メールアドレスを確認したら、保護者のログイン情報を送信してください。生徒が登校する前に、担当のクラス担任とアカデミックコーディネーターに通知してください。
年度途中で退学する学生
最終日に生徒を非アクティブまたは退学としてマークしてください。記録は削除しないでください。削除すると、成績、出席状況、成績表などの履歴データが削除され、学校が後で必要とする場合や、家族が成績証明書として要求する場合に不都合が生じます。アカウントを非アクティブ化すれば、すべてのデータが保持され、生徒はアクティブなクラスリストやレポートから削除されます。生徒がクラスでアクティブではなくなったことを教師に通知してください。
学年またはクラスを変更する学生
学年やクラスの変更は、 ManageBac+で変更処理を行う前に、アカデミックコーディネーターまたは校長による書面での確認が必要です。学年の変更は、プログラム設定、レポートテンプレート、評価記録に影響を与える可能性があります。変更を行い、学校でメモ欄を使用している場合は学生記録に日付と理由を記入し、アカデミックチームに確認して、変更内容が正しいことを確認してください。
週次データ健全性チェック
毎週のルーティンに簡単なデータチェックを組み込むことで、小さな問題が大きな問題になる前に発見できます。15分もかからずに済み、年間を通してデータ品質に大きな違いをもたらします。
- 今週新たにクラスに割り当てられた生徒はいますか？クラスに割り当てられていない生徒は、教師の成績簿や出席記録には表示されません。
- 今週初めに提出された保護者ログインリクエストで、まだ未処理のものはありませんか？リンクの有効期限が切れる前に、必ず確認してください。
- 非アクティブとマークされているにもかかわらず、アクティブなクラスリストに表示されている学生はいますか？これは、ステータス変更と同時にクラス割り当てが削除されなかった場合に発生する可能性があります。
- 更新が必要な連絡先情報はありますか？連絡先変更リストが増える前に、リストを整理しましょう。
毎日この仕事をしているスタッフからのアドバイス
- 変更内容の簡単な記録を残しておきましょう。共有スプレッドシートでも、日付、生徒名、変更内容を記載したノートでも構いません。3週間後に誰かが変更内容について問い合わせてきたときに、非常に役立ちます。
- 口頭での依頼だけで重大な変更を行うことは絶対に避けてください。学年変更、プログラム移籍、ステータス更新などは、実行に移す前に必ず書面（メールであっても）で確認する必要があります。
- 学生IDと名前の両方で検索できます。一般的な姓や音訳された名前が多い学校では、固有の学生IDで検索することで、誤った記録を編集することを防ぐことができます。
- 何かおかしいと感じて、自分が変更を加えた覚えがない場合は、誰かに知らせてください。学生記録への予期せぬ変更は、権限の問題や他のユーザーによるエラーを示している場合があります。早期に報告することが常に最善の策です。
要約すれば
- 学生記録にある各種類の情報（個人情報、学業成績、家族情報、授業情報、出席状況）がどこにあるかを把握しておきましょう。それぞれが別々のタブに表示されています。
- 年度途中で退職する場合は、削除するのではなく必ず非アクティブ化してください。履歴記録は保存する必要があります。
- 週に一度、簡単なデータ健全性チェックを日課に取り入れましょう。週に15分程度で、後々の何時間にも及ぶデータ整理作業を回避できます。
- 変更内容を記録し、学生記録に重要な更新を加える前には必ず書面による確認を得てください。
ManageBac+で対処方法がわからない問題が発生した場合は、学校のサポートプランを通じてFariaSupportデスクにお問い合わせください。サポート依頼を行うのにシステム管理者である必要はありません。事務職員の方も直接お問い合わせいただけます。