Modèle : Planificateur d'accueil des nouveaux étudiants pour ManageBac+

Un document Word structuré que le personnel d'accueil et administratif devra remplir pour chaque nouvel élève arrivant ; il regroupe en un seul endroit la saisie des données, la configuration des classes, les contacts familiaux et les étapes de connexion.

L'arrivée de nouveaux élèves est l'un des moments les plus gourmands en ressources administratives dans un établissement scolaire. Il faut créer un dossier élève, attribuer des classes, configurer les comptes parents, enregistrer les informations médicales et informer de nombreuses personnes – souvent dans l'urgence et en plus de toutes les autres tâches déjà en cours.

Ce planificateur offre au personnel de réception et administratif un document unique à consulter pour chaque nouvel arrivant, garantissant ainsi qu'aucun détail n'est oublié et créant un registre de ce qui a été fait et quand.

⚠️ Avant de commencer : Ce guide est un document de bonnes pratiques gratuit destiné à vous aider à suivre les tâches lors de la création d’un nouveau compte étudiant. ❌ Il n’est pas obligatoire, ne peut pas être importé dans ManageBac et ne crée ni ne met à jour aucun dossier étudiant. ✅ Toutes les données doivent être saisies directement dans ManageBac+ par votre équipe.

Remplissez un agenda par élève. Classez-le numériquement dans son dossier ou avec son dossier papier. Il servira également de justificatif en cas de question ultérieure sur la date de mise en place d'un élément.

Contenu de l'agenda

Le planificateur est structuré en six sections, conçues pour être parcourues dans l'ordre :

Section	Ce qu'il couvre	propriétaire principal
1 - Informations sur l'étudiant	Données personnelles, niveau scolaire, programme, établissement scolaire précédent	Accueil / registraire
2 - Famille et contacts	Informations sur les parents et tuteurs, contacts d'urgence, configuration des accès de connexion	Réception
3 - Organisation académique et des classes	Classe principale, conseiller pédagogique, affectations de classe avec un tableau de confirmation par matière	Registraire / administration académique
4 - Médical et pastoral	Problèmes de santé, allergies, médicaments, soutien à l'apprentissage, besoins en anglais langue seconde	Infirmière scolaire / réceptionniste
5 - Liste de vérification d'intégration	Liste de contrôle à cocher couvrant la configuration des données, la connexion familiale et les notifications au personnel	Réception
6 - Signature	Compte rendu d'achèvement avec date, réviseur et actions de suivi.	Responsable administratif / registraire

Comment utiliser ce modèle

Téléchargez le document Word ci-dessous et enregistrez-en une copie pour chaque nouvel élève. Ce document est conçu pour être rempli numériquement : saisissez directement les informations dans les champs et cochez les cases de la liste de contrôle.

Personnalisez le modèle pour votre établissement : ajoutez le nom et le logo de votre école dans l’en-tête et ajustez les champs qui ne correspondent pas à la structure des données ou aux conventions d’appellation de votre école.
Créez une copie par étudiant - nommez le fichier avec le nom de l'étudiant et la date d'inscription pour faciliter le classement (par exemple Onboarding_SmithAlex_2025-09-01.docx ).
Suivez les sections dans l'ordre : chaque section prépare la suivante. Renseigner les informations des étudiants avant la configuration du cours évite de devoir revenir sur les mêmes champs.
Utilisez la section « Liste de contrôle » comme outil de suivi de votre progression : cochez les éléments au fur et à mesure qu’ils sont terminés plutôt qu’à la fin ; cela garantit qu’aucun élément n’est marqué comme terminé avant de l’être réellement.
Classez le planning complété – conservez-le au format numérique dans le dossier de l’étudiant, avec ses documents d’inscription ; il sert de preuve de ce qui a été mis en place et à quelle date.

Télécharger le modèle

Planificateur d'accueil des nouveaux étudiants ManageBac+

Document Word - à remplir 1 par nouvel élève arrivant

Télécharger .docx

Conseils pour tirer le meilleur parti de cet agenda

Commencez la planification dès la confirmation de l'inscription , et non le premier jour de l'élève ; préparer le dossier à l'avance permet de créer le compte de l'élève dans ManageBac+ avant son arrivée.
Ne supprimez pas les dossiers des élèves qui quittent l'établissement – le planificateur en fait mention, mais il est important de le rappeler : utilisez toujours le statut « inactif » ou « retiré », ne supprimez jamais les dossiers, afin de préserver l'historique des données.
Veuillez revoir le modèle au début de chaque année scolaire : les champs de données, la structure des classes ou les étapes d’intégration de votre établissement peuvent changer ; mettez à jour le modèle en conséquence avant le début de la nouvelle période d’inscription.
Partagez le modèle avec toute personne chargée de l'accueil des nouveaux étudiants ; l'uniformité du modèle au sein du personnel administratif garantit que chaque étudiant bénéficie de la même configuration complète, quel que soit l'agent qui gère son arrivée.

En résumé

Utilisez un agenda par nouvel élève : il regroupe dans un seul document la saisie des données, la configuration familiale, l’affectation des classes, les informations médicales et les notifications au personnel.
Personnalisez le modèle avec le nom, le logo et tous les champs spécifiques à votre école avant de le distribuer au personnel administratif.
Travaillez section par section et cochez les éléments de la liste de contrôle au fur et à mesure qu'ils sont terminés, et non a posteriori.
Classez le planificateur rempli sous forme numérique dans le dossier de l'élève à titre de piste d'audit.
Important : Ceci est un outil de planification uniquement. Toutes les données doivent être ajoutées directement à ManageBac+

Si vous avez des questions concernant la configuration des dossiers étudiants dans ManageBac+ , contactez FariaSupport via le forfait de votre établissement scolaire.

Modèle de planification : Aide à l'accueil des nouveaux étudiants pour ManageBac+