Pourquoi vos rapports ManageBac+ ne correspondent pas : Les incohérences de données les plus courantes que nous corrigeons
Du service d'assistance ManageBac+ : nous vous présentons les schémas d'incohérence des données les plus fréquents et vous indiquons précisément ce qu'il faut vérifier lorsque vos chiffres ne correspondent pas.
L'une des demandes les plus fréquentes que nous recevons ressemble à ceci : « Notre rapport de présence indique 87 élèves, mais notre registre des inscriptions en affiche 91. Quelle est la bonne valeur ? » Ou encore : « Les notes dans le carnet de notes ne correspondent pas à celles figurant sur le bulletin scolaire. » Ces incohérences sont source de stress, surtout en période de remise des bulletins. Dans la plupart des cas, la solution est simple une fois qu'on sait où chercher.
Voici les schémas que nous observons le plus souvent, et ce qu'il faut faire pour chacun d'eux.
Information du service d'assistance : La plupart des incohérences dans les rapports ne sont pas dues à des bogues, mais à des problèmes d'état des données. Le rapport est correct ; il se base simplement sur des données dans un état inattendu. Pour diagnostiquer rapidement une incohérence, posez-vous les questions suivantes : « Que comptabilise exactement ce rapport ? Et tous les enregistrements qu'il devrait comptabiliser sont-ils dans l'état attendu ? »
Incohérence 1 : Les numéros d’inscription ne correspondent pas dans les différents rapports.
C'est l'incohérence la plus fréquente que nous constatons. Deux rapports font état d'un nombre d'étudiants différent et personne ne peut l'expliquer.
La cause la plus fréquente est la présence d'étudiants dont le statut est inactif, en attente ou retiré, statut que certains rapports incluent et d'autres excluent. Les rapports ManageBac+ sont filtrés selon le statut de l'étudiant, et chaque rapport utilise des filtres par défaut différents.
Que vérifier :
- Accédez à votre liste d'étudiants et filtrez-la par statut (actif, inactif, en attente, retraité). Calculez le total de chaque groupe séparément et vérifiez quel total correspond à quel rapport.
- Vérifiez si des élèves ont récemment été transférés d'un niveau scolaire à un autre ou d'un programme à un autre et se trouvent peut-être dans un état transitoire.
- Vérifiez que votre effectif « officiel » est bien basé uniquement sur les étudiants actifs – ce chiffre doit servir de référence pour toutes les comparaisons.
Solution rapide : Établir une politique scolaire stipulant que la liste des étudiants inscrits fait foi pour le nombre d’inscriptions, et vérifier le statut des étudiants au début de chaque trimestre.
Incohérence 2 : Les notes du carnet de notes et du bulletin scolaire diffèrent
Un enseignant inscrit les notes dans le carnet de notes, mais le bulletin scolaire affiche quelque chose de différent, voire rien du tout.
Presque toujours causé par l' une des trois choses suivantes : le modèle de bulletin scolaire utilise une tâche d'évaluation différente de celle prévue ; la note a été saisie après la génération du bulletin et celui-ci n'a pas été actualisé ; ou l'échelle de notation utilisée dans le carnet de notes ne correspond pas à celle associée au modèle de bulletin.
Que vérifier :
- Ouvrez le modèle de rapport et vérifiez à quelle tâche d'évaluation ou catégorie de note il est associé ; comparez-le à l'endroit où l'enseignant a réellement saisi la note.
- Vérifiez que l'échelle de notation attribuée à la tâche d'évaluation correspond bien à celle attendue par le modèle de rapport ; une incohérence à ce niveau peut entraîner l'affichage de notes vides ou incorrectes.
- Si le rapport a été généré avant la saisie de la note, veuillez le régénérer. Les rapports de ManageBac+ ne sont pas toujours mis à jour en temps réel ; ils reflètent les données au moment de leur génération.
Solution rapide : avant la période des bulletins, effectuez un test en générant un bulletin pour un élève de chaque niveau scolaire afin de vérifier que les notes s’affichent correctement. Cette opération prend 10 minutes et permet de détecter la plupart des problèmes de correspondance des modèles avant qu’ils n’affectent l’ensemble de la promotion.
Incohérence 3 : Les chiffres de présence ne correspondent pas entre les rapports.
Votre rapport de présence en classe affiche un pourcentage différent de celui de votre rapport de synthèse pour le même élève.
La cause la plus fréquente est la suivante : des rapports différents calculant la présence sur des périodes différentes, ou un rapport comptabilisant les séances tandis qu’un autre comptabilise les jours. Elle est également souvent due à des enregistrements de présence saisis tardivement ou modifiés a posteriori.
Que vérifier :
- Vérifiez que les deux rapports utilisent les mêmes plages de dates ; même un seul jour de différence modifie le dénominateur et produit des pourcentages différents.
- Vérifiez si votre établissement utilise un système de suivi des présences par session ou par jour, et assurez-vous que le rapport que vous consultez correspond à la méthode utilisée par votre établissement.
- Vérifiez si des modifications ont été apportées a posteriori aux registres de présence. Les modifications tardives sont légitimes, mais peuvent prêter à confusion si le rapport a déjà été partagé.
Solution rapide : Établissez une norme commune pour le rapport de présence utilisé par votre établissement scolaire comme source de données officielles, et documentez la convention relative aux périodes de présence. L’uniformité dans la collecte des données de présence permet d’éviter la plupart de ces demandes.
Incohérence 4 : Élèves totalement absents d’un rapport
On s'attend à voir un élève dans un bulletin et il n'y figure tout simplement pas.
Ce problème est presque toujours dû au fait que l'étudiant n'est pas inscrit dans la classe, le programme ou le niveau d'études sur lequel le rapport est filtré. Cela se produit le plus souvent lors des inscriptions en cours d'année, pour les étudiants ayant changé de programme ou pour ceux ajoutés manuellement plutôt qu'importés.
Que vérifier :
- Ouvrez directement le profil de l'étudiant et vérifiez que son niveau d'études, son programme et ses affectations de cours correspondent aux attentes du rapport.
- Vérifiez si l'étudiant était inscrit après la date de début du rapport ; certains rapports n'incluent que les étudiants qui étaient actifs pendant toute la période couverte par le rapport.
- Veuillez vérifier que le statut de l'étudiant est actif et non en attente ou en congé.
En résumé
- Avant de signaler une anomalie au service d'assistance, vérifiez le statut de l'étudiant, les plages de rapports, les données du carnet de notes et les configurations des grilles d'évaluation ; ces éléments permettent de résoudre la majorité des cas.
- Effectuez un test avant chaque période de bulletins afin de détecter rapidement les problèmes liés aux modèles. Les brouillons ne sont pas visibles par les élèves ni par les parents.
- Si vous avez vérifié tout ce qui précède et que l'incohérence persiste, veuillez ouvrir un ticket auprès du service d'assistance ManageBac+ et inclure des captures d'écran des deux rapports ainsi que l'identifiant de l'étudiant ; cela accélère considérablement le diagnostic.
L'équipe ManageBac+ est là pour vous aider. Si vous constatez une incohérence que vous ne parvenez pas à résoudre, contactez-nous et nous vous accompagnerons dans cette démarche.