Chaque année, immanquablement, les mêmes questions affluent dans notre boîte mail à la rentrée scolaire. Certaines solutions sont rapides, d'autres concernent des étapes de configuration oubliées lors de la transition. Toutes sont parfaitement évitables si l'on sait où chercher.

Voici les dix questions qui nous sont le plus souvent posées en début d'année, ainsi que les réponses, afin que vous n'ayez pas à attendre une réponse à votre demande pour avancer.

Analyse du service d'assistance : La plupart des demandes d'assistance de début d'année concernent le renouvellement des crédits scolaires. Si ce renouvellement a été effectué correctement et vérifié avant la rentrée, le nombre de tickets diminue considérablement durant les deux premières semaines. La liste ci-dessous constitue votre checklist qualité pour le renouvellement des crédits scolaires.

Les 10 questions – et que faire

1. « Les élèves ne sont pas dans la bonne année scolaire »

Cela signifie presque toujours que l'étape de passage des élèves lors de la transition a été incomplète ou a rencontré une erreur en cours de route. Consultez votre liste d'élèves, filtrez par niveau scolaire et comparez-la à vos effectifs prévus. Les élèves qui n'ont pas progressé restent dans leur niveau précédent. Corrigez-les individuellement ou effectuez les transitions pour la cohorte concernée ; contactez l'assistance si vous devez traiter plusieurs élèves simultanément.

2. « Les enseignants ne peuvent pas voir leurs classes »

Les classes existent, mais aucun enseignant n'y est affecté, ou bien les enseignants affectés correspondent aux classes de l'année dernière et non à celles de cette année. Vérifiez les affectations de chaque classe et assurez-vous que l'enseignant associé pointe bien vers l'année scolaire en cours. Cette opération est rapide, mais doit être effectuée pour chaque classe concernée.

3. « Les tâches et les unités de l'année dernière se retrouvent dans les classes de cette année. »

Les tâches et les unités de l'année précédente ont été reportées lors de la rentrée, mais auraient dû être archivées ou supprimées. Les unités apparaissent automatiquement pour la nouvelle année scolaire, mais peuvent être mises en brouillon ou archivées si elles ne sont pas nécessaires. Le report des tâches dépend des préférences de configuration de votre établissement ; cependant, si elles encombrent les cours en cours, elles peuvent être archivées en bloc depuis les paramètres du cours. À l'avenir, décidez avant la rentrée si les tâches doivent être reportées ou non, et documentez cette décision.

4. « Les comptes parents ne sont pas liés aux bons élèves. »

Les liens parents-élèves sont généralement rompus lorsqu'un dossier élève est recréé plutôt que transféré, ce qui génère un nouvel identifiant élève que le compte parent existant ne reconnaît pas. Vérifiez les liens familiaux dans le profil de l'élève concerné. Si le lien est manquant, vous pouvez le rétablir manuellement. Toutefois, si ce problème affecte plusieurs élèves, il s'agit probablement d'un problème lié au processus de transfert ; il est donc conseillé de contacter le support technique.

5. « Les nouveaux étudiants ne reçoivent pas leurs courriels de connexion »

Deux causes fréquentes : soit l’e-mail de bienvenue n’a pas été envoyé après la création du dossier étudiant, soit l’adresse e-mail enregistrée est incorrecte. Vérifiez le profil de l’étudiant pour vous assurer qu’il possède une adresse e-mail valide, puis renvoyez manuellement l’e-mail de bienvenue depuis les paramètres de son compte. Si les e-mails arrivent dans les spams, il s’agit d’un problème de délivrabilité : vérifiez les enregistrements SPF et DKIM de votre établissement avec votre responsable informatique.

6. « Les dates de l'année universitaire sont incorrectes »

Les dates des trimestres, le début et la fin de l'année scolaire ainsi que les périodes de vacances doivent être mis à jour chaque année ; la mise à jour n'est pas automatique. Accédez aux paramètres de l'établissement et vérifiez que toutes les dates de la nouvelle année scolaire sont correctes avant le début du suivi des présences. Des dates incorrectes affectent les calculs de présence, les périodes de rapport et l'affichage du calendrier pour tous les utilisateurs.

7. « Le suivi des présences est incorrect depuis le premier jour. »

Généralement lié à la question 6 : si les dates de l’année universitaire sont incorrectes, les périodes de présence ne correspondront pas. Vérifiez également que votre emploi du temps est actif et que les cours sont bien attribués aux créneaux horaires appropriés. La présence ne peut être enregistrée que pour les créneaux horaires actifs de l’emploi du temps.

8. « Les élèves peuvent consulter leurs notes et commentaires de l'année dernière. »

Les données historiques sont visibles par défaut dans ManageBac+ : élèves et parents peuvent consulter les données des années précédentes, comme les bulletins scolaires ou les données de classe, sauf si l’accès est explicitement restreint. Si votre établissement ne souhaite pas que les élèves consultent les données des années précédentes, archivez les classes pour limiter leur accès.

9. « Un étudiant diplômé ou qui quitte l'établissement figure toujours dans les listes d'étudiants actifs. »

Leur statut n'a pas été mis à jour lors du transfert. Accédez à leur profil et mettez à jour leur statut (diplômé ou retraité, selon le cas). Ne supprimez pas la fiche : les données historiques, les bulletins scolaires et les relevés de notes seront perdus. La désactivation préserve la fiche tout en la rendant invisible et incomplète.

10. « Les résultats du Baccalauréat International ou les données des examens externes de l'année dernière sont manquants. »

Les résultats externes, tels que ceux du diplôme de l'IB, ne sont pas importés automatiquement ; ce type de contenu doit être téléchargé manuellement par votre établissement scolaire.

Une chose à faire avant le début de l'année

Si nous devions vous donner un seul conseil, basé sur notre expérience en début d'année : effectuez une démonstration de 30 minutes de ManageBac+ à partir d'un compte élève, d'un compte parent et d'un compte enseignant de test avant la rentrée. Connectez-vous avec chaque compte et vérifiez que l'interface affichée correspond bien à ce qui est attendu. Cette simple vérification permet de détecter la plupart des problèmes répertoriés avant qu'ils ne nécessitent une demande d'assistance, ou pire, avant qu'un parent n'appelle l'école le premier jour pour signaler un problème de connexion.

En résumé

• La plupart des demandes d'assistance pour la rentrée scolaire pourraient être évitées grâce à un contrôle qualité approfondi avant le premier jour de classe.
• Les problèmes les plus courants sont les suivants : élèves inscrits dans la mauvaise année scolaire, affectations enseignant-classe manquantes, dates d’année scolaire incorrectes et liens parents-élèves rompus.
• Effectuez une simulation du point de vue de l'utilisateur (élève, parent, enseignant) avant la rentrée scolaire : c'est l'étape d'assurance qualité la plus efficace à la disposition de tout administrateur.
• Pour tout élément de cette liste que vous ne pouvez pas résoudre vous-même, le service d'assistance ManageBac+ est à votre disposition ; veuillez inclure les identifiants spécifiques des étudiants ou les noms des classes dans votre ticket afin d'accélérer la résolution.

Le service d'assistance ManageBac+ traite chaque année les demandes de renouvellement d'inscription et est très efficace pour les résoudre rapidement. Contactez-le via votre abonnement FariaSupport dès que possible : les problèmes signalés avant le début de l'année scolaire sont résolus beaucoup plus rapidement que ceux signalés une fois les élèves et les parents inscrits.

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