Gestion quotidienne des dossiers étudiants dans ManageBac+ : Guide du service d'accueil

Pour les assistants administratifs et le personnel d'accueil qui gèrent les données des étudiants dans ManageBac+ : les tâches quotidiennes, les questions courantes et les choses importantes à savoir que personne ne vous dit au départ.

Si vous travaillez à l'accueil d'une école internationale, ManageBac+ est probablement ouvert dans un onglet de votre navigateur pendant la majeure partie de votre journée de travail. Vous êtes la personne que les parents appellent lorsqu'ils n'arrivent pas à se connecter, celle à qui les enseignants demandent de corriger le dossier d'un élève, et celle qui doit vérifier l'exactitude des données avant l'envoi des bulletins. Ce guide est fait pour vous, et non pour les responsables informatiques ou les coordinateurs pédagogiques, mais pour la personne qui effectue concrètement ce travail au quotidien.

Il aborde les tâches relatives aux dossiers des élèves qui reviennent le plus souvent, les vérifications qu'il est judicieux d'intégrer à votre routine régulière et les réponses aux questions qu'on vous pose probablement plus souvent que vous ne le souhaiteriez.

Remarque importante avant de commencer : si vous n’êtes pas certain de disposer des autorisations nécessaires pour effectuer une modification dans ManageBac+ , veuillez consulter votre responsable informatique ou l’administrateur système avant toute modification. Certaines modifications, notamment celles concernant le statut de l’étudiant, son niveau d’études ou son programme, peuvent avoir des répercussions sur les rapports et l’historique des données. En cas de doute, n’hésitez pas à poser la question.

Le dossier étudiant : ce qui vit où

Le dossier étudiant dans ManageBac+ contient plus d'informations qu'on ne le pense. Savoir où trouver les informations permet de gagner un temps précieux lorsqu'on répond à une question à l'accueil ou par téléphone.

Information	Où le trouver	Qui le met généralement à jour
Informations personnelles (nom, date de naissance, nationalité)	Profil étudiant, Onglet Personnel	Accueil / registraire
Niveau scolaire et programme	Profil étudiant, onglet « Cursus »	Responsable des inscriptions / de l'administration
Contacts des parents et tuteurs	Profil de l'élève, onglet Famille	Réception
devoirs de classe	Profil étudiant, onglet Cours	Registraire / administration académique
Registres de présence	Profil de l'étudiant, onglet Présence	Enseignants (entrée) / administration (supervision)

Les tâches qui reviennent chaque semaine

Mise à jour des coordonnées

Les parents déménagent, changent de numéro de téléphone et d'adresse courriel, et ils en informent généralement le secrétariat plutôt que l'enseignant. Dès réception d'une mise à jour de coordonnées, rendez-vous sur le profil de l'élève, onglet « Famille », et mettez à jour directement les informations du parent ou tuteur concerné. Si le parent possède un compte ManageBac+ , son adresse courriel de connexion est différente de son adresse courriel de contact ; vérifiez laquelle doit être mise à jour et si les deux sont nécessaires.

Renvoi des identifiants de connexion aux parents

Il s'agit probablement de la demande la plus fréquente au service d'accueil. Un parent a perdu ses identifiants ou n'a jamais activé son compte. Accédez à son profil dans ManageBac+ , trouvez les paramètres de son compte et renvoyez-lui l'e-mail de bienvenue ou de réinitialisation du mot de passe. Notez que les liens de réinitialisation expirent au bout de 30 jours ; si un parent indique avoir reçu l'e-mail mais que le lien ne fonctionne pas, c'est presque toujours la raison. Renvoyez-lui le lien et demandez-lui de le faire rapidement.

Consigner l'absence d'un élève

Lorsqu'un parent signale l'absence de son enfant, le secrétariat l'enregistre généralement dans le système de gestion des présences de l'établissement. Dans ManageBac+ , les présences sont saisies au niveau de la classe par les enseignants, mais une note d'absence peut être ajoutée au profil de l'élève au niveau de l'établissement. Veuillez suivre la procédure établie par votre établissement concernant la communication des signalements d'absence du secrétariat aux enseignants : ManageBac+ n'informe pas automatiquement les enseignants lorsqu'un administrateur ajoute une note d'absence à un profil.

Accueillir un nouveau frère ou une nouvelle sœur dans une famille déjà existante

Lorsqu'un enfant plus jeune s'inscrit, associez-le aux comptes parents existants plutôt que d'en créer de nouveaux. Cela permet aux parents de conserver une vue familiale claire et d'éviter les doublons. Rendez-vous sur le profil du nouvel élève, onglet « Famille », et associez-le aux comptes parents existants en recherchant le nom ou l'adresse e-mail du parent, sans créer de nouvelles entrées.

Gestion des changements d'étudiants en cours d'année

Nouvel étudiant arrivant en milieu d'année

Créez le dossier de l'élève dès que son inscription est confirmée ; n'attendez pas le premier jour de classe. Affectez-le immédiatement à la bonne année, au bon programme et aux bonnes classes. Envoyez les identifiants de connexion aux parents une fois le dossier complet et l'adresse courriel vérifiée. Prévenez les professeurs principaux et le coordonnateur pédagogique avant l'arrivée de l'élève.

Étudiant quittant l'année en cours

Signalez l'élève comme inactif ou retiré de l'établissement le dernier jour de cours, sans supprimer son dossier. La suppression efface toutes les données historiques, notamment les notes, l'assiduité et les bulletins scolaires, dont l'école pourrait avoir besoin ultérieurement et que la famille pourrait demander comme relevé de notes. La désactivation du compte conserve toutes les informations tout en retirant l'élève des listes de classe et des bulletins. Prévenez les enseignants que l'élève n'est plus inscrit dans leur classe.

Élève changeant de niveau scolaire ou de classe

Les modifications de niveau et de classe doivent être validées par écrit par le responsable pédagogique ou le chef d'établissement avant d'être effectuées dans ManageBac+ . Un changement de niveau peut impacter les paramètres du programme, les modèles de bulletins et les évaluations. Procédez à la modification, notez la date et le motif dans le dossier de l'élève (si votre établissement utilise des champs de notes à cet effet) et vérifiez auprès de l'équipe pédagogique que la modification est correcte.

Bilan hebdomadaire des données

Intégrer une brève vérification des données à votre routine hebdomadaire permet de déceler les petits problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. Cela prend moins de 15 minutes et améliore considérablement la qualité des données sur une année.

Des nouveaux élèves inscrits cette semaine ont-ils été affectés à une classe ? Les élèves non affectés n'apparaîtront pas dans les carnets de notes des enseignants ni dans les registres de présence.
Des demandes de connexion parentale en attente datant du début de la semaine ? Veuillez les relancer avant l’expiration du lien.
Des étudiants marqués comme inactifs apparaissent-ils encore dans les listes de classes actives ? Cela peut se produire si l’affectation au cours n’a pas été supprimée en même temps que le changement de statut.
Des informations de contact nécessitent-elles une mise à jour ? Nettoyez votre liste de modifications de contacts avant qu’elle ne s’allonge.

Conseils du personnel qui fait cela tous les jours

Conservez une trace écrite des modifications apportées : un tableur partagé ou même une simple note dans un carnet, indiquant la date, le nom de l’élève et la modification effectuée, sera d’une aide précieuse lorsqu’une personne posera une question sur un changement trois semaines plus tard.
Ne prenez jamais de décision importante sur la seule base d'une demande verbale : les changements d'année, les transferts de programme et les mises à jour de statut doivent toujours être confirmés par écrit, même par simple courriel, avant d'être mis en œuvre.
Recherche par numéro d'étudiant et par nom : dans les établissements scolaires où les noms de famille sont courants ou translittérés, la recherche par numéro d'étudiant unique permet d'éviter de modifier une fiche erronée.
Si quelque chose vous semble anormal et que vous n'êtes pas à l'origine de la modification, signalez-le. Des modifications inattendues dans les dossiers étudiants peuvent parfois indiquer un problème d'autorisation ou une erreur commise par un autre utilisateur ; le signaler rapidement est toujours la meilleure solution.

En résumé

Sachez où trouver chaque type d'information dans le dossier étudiant : les informations personnelles, scolaires, familiales, les cours et l'assiduité sont chacune répertoriées dans des onglets séparés.
Pour les départs en cours d'année, il faut toujours désactiver le compte plutôt que de le supprimer ; les archives historiques doivent être conservées.
Intégrez un bref contrôle hebdomadaire de l'état de vos données dans votre routine : 15 minutes par semaine vous éviteront des heures de nettoyage plus tard.
Consignez les modifications que vous apportez et obtenez toujours une confirmation écrite avant d'effectuer des mises à jour importantes des dossiers des élèves.

Si vous rencontrez un problème avec ManageBac+ et que vous ne savez pas comment le résoudre, contactez le service d'assistance FariaSupport via le plan de support de votre établissement. Il n'est pas nécessaire d'être administrateur système pour soumettre une demande d'assistance : le personnel administratif peut nous contacter directement.