نموذج: مخطط استقبال الطلاب الجدد لبرنامج ManageBac+
مستند Word منظم ليقوم موظفو الاستقبال والإدارة بتعبئته لكل طالب جديد يصل - يغطي إدخال البيانات، وإعداد الفصل، وجهات اتصال العائلة، وخطوات تسجيل الدخول في مكان واحد.
يُعدّ استقبال الطلاب الجدد من أكثر اللحظات التي تتطلب معالجة بيانات مكثفة في التقويم الإداري للمدرسة. إذ يتطلب الأمر إنشاء سجل للطالب، وتخصيص الفصول الدراسية، وإعداد حسابات أولياء الأمور، وتسجيل المعلومات الطبية، وإخطار العديد من الأشخاص - غالباً في وقت قصير، بالإضافة إلى كل المهام الأخرى الموكلة إليك.
يوفر هذا المخطط لموظفي الاستقبال والإدارة وثيقة واحدة للعمل عليها مع كل وافد جديد، مما يضمن عدم تفويت أي شيء وإنشاء سجل لما تم إنجازه ومتى.
⚠️ قبل البدء: هذه الخطة عبارة عن وثيقة مجانية لأفضل الممارسات لمساعدتك في تتبع المهام عند إنشاء حساب طالب جديد. ❌ ليست مطلوبة، ولا يمكن استيرادها إلى ManageBac ، ولا تُنشئ أو تُحدّث أي سجلات طلابية. ✅ يجب على فريقك إدخال جميع البيانات مباشرةً في ManageBac+ .
أكمل نموذج تخطيط واحد لكل طالب. احفظه إلكترونيًا في ملف الطالب أو بجانب سجله الورقي. يُستخدم هذا النموذج أيضًا كسجل تدقيق في حال وجود أي استفسار لاحقًا حول تاريخ إعداد أي شيء.
ما يشمله المخطط
يتكون المخطط من ستة أقسام، مصممة ليتم العمل عليها بالترتيب التالي:
| قسم | ما يغطيه | المالك الرئيسي |
|---|---|---|
| 1- بيانات الطالب | البيانات الشخصية، المستوى الدراسي، البرنامج، المدرسة السابقة | مكتب الاستقبال / مسجل |
| 2- العائلة وجهات الاتصال | بيانات الوالدين والوصي، جهات الاتصال في حالات الطوارئ، إعداد الوصول إلى تسجيل الدخول | مكتب الاستقبال |
| 3- الإعداد الأكاديمي والفصلي | الفصل الدراسي، والمرشد الأكاديمي، وتوزيع الواجبات الصفية مع جدول تأكيد لكل مادة | مسجل / الإدارة الأكاديمية |
| 4- الطب والرعاية الرعوية | الحالات الطبية، الحساسية، الأدوية، الدعم التعليمي، احتياجات اللغة الإنجليزية كلغة إضافية | موظفة استقبال / ممرضة مدرسية |
| 5- قائمة التحقق من عملية الإعداد | قائمة مهام قابلة للتحديد تشمل إعداد البيانات، وتسجيل دخول العائلة، وإشعارات الموظفين | مكتب الاستقبال |
| 6- الموافقة النهائية | سجل الإنجاز متضمناً التاريخ، واسم المراجع، وأي إجراءات متابعة. | مسؤول الإدارة / مسجل البيانات |
كيفية استخدام هذا القالب
حمّل ملف Word أدناه واحفظ نسخة لكل طالب جديد. صُمم الملف ليتم تعبئته إلكترونيًا - اكتب مباشرةً في الحقول وضع علامة في مربعات قائمة التحقق.
- قم بتخصيص القالب لمدرستك - أضف اسم مدرستك وشعارها إلى رأس الصفحة، وعدّل أي حقول لا تعكس بنية بيانات مدرستك أو اصطلاحات التسمية الخاصة بها.
- قم بإنشاء نسخة واحدة لكل طالب - قم بتسمية الملف باسم الطالب وتاريخ التسجيل لتسهيل عملية الحفظ (على سبيل المثال Onboarding_SmithAlex_2025-09-01.docx )
- اتبع الخطوات بالترتيب - كل قسم يمهد للقسم التالي؛ إكمال بيانات الطلاب قبل إعداد الفصل الدراسي يجنبك الحاجة إلى إعادة مراجعة الحقول
- استخدم قسم قائمة المهام لتتبع تقدمك - ضع علامة على العناصر عند إكمالها بدلاً من وضعها في النهاية؛ هذا يضمن عدم وضع علامة "تم" على أي شيء قبل أن يتم إنجازه فعليًا
- قم بحفظ المخطط المكتمل - خزّنه رقميًا في ملف الطالب بجانب وثائق تسجيله؛ فهو بمثابة سجل لما تم إعداده ومتى
قم بتنزيل القالب
|
مخطط استقبال الطلاب الجدد ManageBac+ مستند وورد - أكمل نموذجًا واحدًا لكل طالب جديد يصل |
تنزيل ملف .docx |
نصائح لتحقيق أقصى استفادة من هذا المخطط
- ابدأ التخطيط بمجرد تأكيد التسجيل - وليس في اليوم الأول للطالب؛ فإعداد السجل مسبقًا يعني أنه يمكن إعداد الطالب في ManageBac+ قبل وصوله.
- لا تحذف سجلات الطلاب الذين غادروا - يتضمن المخطط تذكيرًا بذلك، ولكن من المهم التأكيد عليه: استخدم دائمًا حالة "غير نشط" أو "منسحب"، ولا تحذف أبدًا، للحفاظ على البيانات التاريخية.
- راجع النموذج في بداية كل عام دراسي - قد تتغير حقول البيانات أو هياكل الفصول الدراسية أو خطوات التسجيل في مدرستك؛ قم بتحديث النموذج ليتوافق مع التغييرات قبل بدء موسم القبول الجديد.
- شارك النموذج مع أي شخص مسؤول عن استقبال الطلاب الجدد - يضمن التناسق بين جميع موظفي الإدارة حصول كل طالب على نفس الإعداد الكامل بغض النظر عمن يقوم بمعالجة وصوله
في ملخص
- استخدم مخططًا واحدًا لكل طالب جديد - فهو يغطي إدخال البيانات، وإعداد الأسرة، وتوزيع الصفوف، والمعلومات الطبية، وإشعارات الموظفين في مستند واحد.
- قم بتخصيص القالب باسم مدرستك وشعارها وأي حقول خاصة بالمدرسة قبل توزيعه على الموظفين الإداريين.
- قم بالعمل على الأقسام بالترتيب وقم بتحديد عناصر قائمة التحقق عند إكمالها - وليس بأثر رجعي.
- قم بحفظ المخطط المكتمل رقميًا في سجل الطالب كدليل تدقيق.
- هام: هذه أداة مساعدة للتخطيط فقط. يجب إضافة جميع البيانات مباشرةً إلى ManageBac+
إذا كانت لديك أسئلة حول إعداد سجلات الطلاب في ManageBac+ ، فاتصل بـ FariaSupport من خلال خطة مدرستك.