لماذا لا تتطابق تقارير ManageBac+ الخاصة بك: أكثر حالات عدم تطابق البيانات شيوعًا التي نقوم بإصلاحها
من مكتب دعم ManageBac+ - نشارك أنماط عدم اتساق البيانات التي تظهر في أغلب الأحيان، وما يجب التحقق منه بالضبط عندما لا تتطابق أرقامك.
من أكثر الاستفسارات شيوعًا التي نتلقاها ما يلي: "يُظهر تقرير الحضور 87 طالبًا، بينما يُظهر سجل التسجيل 91 طالبًا - أيّهما صحيح؟" أو: "الدرجات في سجل الدرجات لا تتطابق مع ما ورد في كشف الدرجات." تُسبب هذه الاختلافات ضغطًا كبيرًا، خاصةً في موسم إعداد التقارير. في معظم الحالات، يكون الحل بسيطًا بمجرد معرفة مكان البحث.
فيما يلي الأنماط التي نراها في أغلب الأحيان، وما يجب فعله حيال كل منها.
ملاحظة من فريق الدعم الفني: معظم حالات عدم تطابق التقارير ليست أخطاء برمجية، بل هي مشاكل في حالة البيانات. التقرير صحيح، لكنه يعرض بيانات في حالة غير متوقعة. أسرع طريقة لتشخيص أي عدم تطابق هي السؤال: "ما الذي يحسبه هذا التقرير تحديدًا، وهل جميع السجلات التي من المفترض أن يحسبها في الحالة الصحيحة؟"
عدم التطابق 1: لا تتطابق أرقام التسجيل بين التقارير
هذا هو أكثر أنواع عدم التطابق شيوعًا التي نلاحظها. يُظهر تقريران عددين مختلفين للطلاب، ولا أحد يستطيع تفسير السبب.
غالباً ما يكون السبب هو وجود الطلاب في حالة غير نشطة أو معلقة أو منسحبة، وهي حالة تتضمنها بعض التقارير وتستبعدها أخرى. تقوم تقارير ManageBac+ بتصفية النتائج حسب حالة الطالب، وتستخدم التقارير المختلفة فلاتر افتراضية مختلفة.
ما يجب التحقق منه:
- انتقل إلى قائمة الطلاب الخاصة بك وقم بتصفيتها حسب كل حالة (نشط، غير نشط، قيد الانتظار، منسحب) - احسب كل مجموعة على حدة وتحقق من المجموع الذي يتطابق مع كل تقرير
- تحقق مما إذا كان أي من الطلاب قد تم نقله مؤخرًا بين مستويات السنة الدراسية أو البرامج، وقد يكونون في حالة انتقالية
- تأكد من أن عدد الطلاب المسجلين "الرسمي" لديك يعتمد على الطلاب النشطين فقط - يجب أن يكون هذا هو الأساس لجميع المقارنات
الحل السريع: وضع سياسة مدرسية تنص على أن قائمة الطلاب النشطين هي المصدر الوحيد للحقيقة فيما يتعلق بإحصاءات التسجيل، ومراجعة حالات الطلاب في بداية كل فصل دراسي.
عدم التطابق الثاني: اختلاف درجات دفتر الدرجات ودرجات بطاقة التقرير
يقوم المعلم بإدخال الدرجات في سجل الدرجات، لكن بطاقة التقرير تظهر شيئًا مختلفًا - أو لا شيء على الإطلاق.
يحدث ذلك دائمًا تقريبًا بسبب أحد الأمور الثلاثة التالية: - نموذج بطاقة التقرير يستمد من مهمة تقييم مختلفة عن المتوقع؛ تم إدخال الدرجة بعد إنشاء التقرير ولم يتم تحديث التقرير؛ أو أن مقياس الدرجات المستخدم في دفتر الدرجات لا يتطابق مع المقياس المرتبط بنموذج التقرير.
ما يجب التحقق منه:
- افتح نموذج التقرير وتأكد من مهمة التقييم أو فئة الدرجة التي تم ربطها به - قارن ذلك بالمكان الذي أدخل فيه المعلم الدرجة فعليًا
- تحقق من مقياس الدرجات المخصص لمهمة التقييم مقارنةً بالمقياس الذي يتوقعه نموذج التقرير؛ فعدم التطابق هنا سيؤدي إلى عرض درجات فارغة أو غير صحيحة.
- إذا تم إنشاء التقرير قبل إدخال الدرجة، فأعد إنشائه - فالتقارير في ManageBac+ ليست محدثة دائمًا؛ بل تعكس البيانات عند وقت إنشائها.
حل سريع: قبل موسم توزيع التقارير، قم بتشغيل تقرير تجريبي لطالب واحد في كل مستوى دراسي وتأكد من ظهور الدرجات بشكل صحيح. يستغرق هذا 10 دقائق فقط، ويكشف معظم مشاكل ربط القوالب قبل أن تؤثر على جميع الطلاب.
عدم التطابق الثالث: لا تتطابق أرقام الحضور بين التقارير
يُظهر تقرير حضورك للصف نسبة مئوية مختلفة عن تقرير ملخص الطالب لنفس الطالب.
غالباً ما يكون السبب هو: اختلاف التقارير التي تحسب الحضور على فترات زمنية مختلفة، أو أن أحد التقارير يحسب الجلسات بينما يحسب الآخر الأيام. كما أن السبب الشائع هو إدخال سجلات الحضور متأخراً أو تعديلها لاحقاً.
ما يجب التحقق منه:
- تأكد من أن كلا التقريرين يستخدمان نفس النطاقات الزمنية - حتى اختلاف يوم واحد يغير المقام وينتج نسبًا مئوية مختلفة
- تحقق مما إذا كانت مدرستك تستخدم نظام تتبع الحضور على أساس الحصص أو على أساس اليوم، وتأكد من أن التقرير الذي تقرأه يطابق طريقة مدرستك.
- ابحث عن أي سجلات حضور تم تعديلها بأثر رجعي - التعديلات المتأخرة مشروعة ولكنها قد تسبب ارتباكًا إذا تمت مشاركة التقرير بالفعل
حل سريع: أنشئ معيارًا مشتركًا لتقرير الحضور الذي تستخدمه مدرستك للحصول على الأرقام الرسمية، ووثّق نطاق التواريخ. سيؤدي توحيد طريقة استخراج بيانات الحضور إلى التخلص من معظم هذه الاستفسارات.
عدم التطابق الرابع: غياب الطلاب تماماً من التقرير
تتوقع أن ترى طالبًا في التقرير، لكنه ببساطة غير موجود.
غالباً ما يكون السبب هو عدم تسجيل الطالب في الصف أو البرنامج أو السنة الدراسية التي يتم تصفية التقرير بناءً عليها. ويحدث هذا غالباً مع الطلاب المسجلين في منتصف العام الدراسي، أو الطلاب الذين غيروا برامجهم، أو الطلاب الذين تمت إضافتهم يدوياً بدلاً من استيراد بياناتهم.
ما يجب التحقق منه:
- افتح ملف الطالب مباشرةً وتأكد من أن مستوى سنته الدراسية وبرنامجه الدراسي وتعييناته الصفية تتطابق مع ما يتوقعه التقرير.
- تحقق مما إذا كان الطالب مسجلاً بعد تاريخ بدء التقرير - بعض التقارير لا تتضمن إلا الطلاب الذين كانوا نشطين طوال فترة التقرير الكاملة
- تأكد من أن حالة الطالب نشطة وليست معلقة أو في إجازة
في ملخص
- قبل تصعيد مشكلة عدم التطابق إلى الدعم، تحقق من حالة الطالب، ونطاقات التقارير، وبيانات دفتر الدرجات، وتكوينات معايير التقييم - فهذه الأمور تحل غالبية الحالات.
- قم بإجراء تقرير تجريبي قبل كل موسم إعداد التقارير لاكتشاف مشاكل القوالب مبكراً. المسودات غير مرئية للطلاب وأولياء الأمور.
- إذا قمت بالتحقق من كل ما سبق واستمر عدم التطابق، فقم بإنشاء تذكرة دعم لدى مكتب دعم ManageBac+ وقم بتضمين لقطات شاشة لكلا التقريرين إلى جانب رقم الطالب - فهذا يسرع عملية التشخيص بشكل كبير.
فريق ManageBac+ هنا لمساعدتك. إذا واجهت أي مشكلة في التوافق لا يمكنك حلها، تواصل معنا وسنعمل معك على حلها.