إدارة سجلات الطلاب اليومية في ManageBac+ : دليل للموظفين الإداريين
للمساعدين الإداريين وموظفي الاستقبال الذين يمتلكون بيانات الطلاب في ManageBac+ - المهام اليومية، والأسئلة الشائعة، والأشياء التي يجدر معرفتها والتي لا يخبرك بها أحد في البداية.
إذا كنت تعمل في مكتب الاستقبال بمدرسة دولية، فمن المرجح أن يكون ManageBac+ مفتوحًا في متصفحك طوال معظم ساعات عملك. أنت الشخص الذي يتصل به أولياء الأمور عندما يواجهون صعوبة في تسجيل الدخول، والشخص الذي يستشيره المعلمون لتصحيح سجلات الطلاب، والشخص المسؤول عن التأكد من صحة البيانات قبل إرسال التقارير. هذا الدليل مُعدٌّ خصيصًا لك - وليس لمديري تقنية المعلومات أو منسقي المناهج، بل للشخص الذي يقوم بالعمل اليومي الفعلي.
يغطي هذا القسم مهام سجلات الطلاب التي تظهر في أغلب الأحيان، والفحوصات التي تستحق إدراجها في روتينك المعتاد، والإجابات على الأسئلة التي ربما تُطرح عليك أكثر مما ترغب.
ملاحظة قبل البدء: إذا لم تكن متأكدًا من امتلاكك الصلاحيات اللازمة لإجراء تغيير في ManageBac+ ، فاستشر مدير تقنية المعلومات أو مسؤول النظام قبل التعديل. قد تؤثر بعض التغييرات - خاصةً على حالة الطالب أو السنة الدراسية أو البرنامج - على التقارير والسجلات السابقة. عند الشك، استشر أولًا.
سجل الطالب: ما الذي يسكن أين
يحتوي سجل الطالب في ManageBac+ على معلومات أكثر مما يدركه معظم الناس. معرفة مكان العثور على المعلومات يوفر وقتاً ثميناً عند التعامل مع استفسار في مكتب الاستقبال أو عبر الهاتف.
| معلومة | أين تجده؟ | من يقوم بتحديثه عادةً؟ |
|---|---|---|
| البيانات الشخصية (الاسم، تاريخ الميلاد، الجنسية) | ملف الطالب، علامة التبويب الشخصية | مكتب الاستقبال / مسجل |
| المستوى الدراسي والبرنامج | ملف الطالب، علامة التبويب الأكاديمية | مسؤول التسجيل / مسؤول النظام |
| جهات اتصال الوالدين والأوصياء | ملف تعريف الطالب، علامة تبويب العائلة | مكتب الاستقبال |
| الواجبات الصفية | ملف الطالب، علامة تبويب الفصول الدراسية | مسجل / الإدارة الأكاديمية |
| سجلات الحضور | ملف الطالب، علامة تبويب الحضور | المعلمون (التسجيل) / الإدارة (الإشراف) |
المهام التي تظهر كل أسبوع
تحديث بيانات الاتصال
قد ينتقل أولياء الأمور إلى أماكن سكن جديدة، أو يغيرون أرقام هواتفهم، أو يُحدّثون عناوين بريدهم الإلكتروني، وعادةً ما يُبلغون مكتب الاستقبال، وليس مُعلّم الصف. عند تلقّي تحديث لبيانات الاتصال، انتقل إلى ملف الطالب الشخصي، ثمّ إلى تبويب "العائلة"، وقم بتحديث بيانات ولي الأمر أو الوصي المعنيّ مباشرةً. إذا كان لدى ولي الأمر حساب ManageBac+ ، فسيكون بريده الإلكتروني الخاص بتسجيل الدخول منفصلاً عن بريده الإلكتروني الخاص ببيانات الاتصال، لذا تأكّد من أيّهما يحتاج إلى التحديث، وما إذا كان كلاهما ينطبق عليه.
إعادة إرسال بيانات تسجيل الدخول إلى أولياء الأمور
ربما يكون هذا الطلب الأكثر شيوعًا من موظفي الاستقبال. فقد أحد الوالدين بيانات تسجيل الدخول الخاصة به أو لم يُفعّل حسابه أبدًا. انتقل إلى ملف تعريف الوالد في ManageBac+ ، وابحث عن إعدادات حسابه، وأعد إرسال رسالة الترحيب أو رسالة إعادة تعيين كلمة المرور. لاحظ أن روابط إعادة تعيين كلمة المرور تنتهي صلاحيتها بعد 30 يومًا - إذا ذكر الوالد أنه استلم بريدًا إلكترونيًا ولكن الرابط لا يعمل، فهذا هو السبب في أغلب الأحيان. أعد إرساله واطلب منه اتخاذ الإجراء اللازم على الفور.
تسجيل غياب الطالب
إذا اتصل أحد الوالدين للإبلاغ عن غياب طفله، يقوم مكتب الاستقبال عادةً بتسجيل ذلك في نظام الحضور المدرسي. في ManageBac+ ، يُدخل المعلمون بيانات الحضور على مستوى الصف، ولكن يمكن إضافة ملاحظة غياب على مستوى المدرسة إلى ملف الطالب. اتبعوا الإجراءات المعتمدة في مدرستكم بشأن كيفية إبلاغ مكتب الاستقبال بمعلمي الصفوف بتقارير الغياب - لا يُرسل ManageBac+ إشعارات تلقائية للمعلمين عند إضافة مسؤول النظام ملاحظة غياب إلى ملف الطالب.
إضافة أخ أو أخت جديدة إلى عائلة موجودة
عند تسجيل أخ أو أخت أصغر سنًا، اربط حسابه بحسابات الوالدين الموجودة بدلًا من إنشاء حسابات جديدة. هذا يُبقي عرض العائلة واضحًا للوالدين ويتجنب تكرار بيانات الاتصال. انتقل إلى ملف تعريف الطالب الجديد، ثم إلى تبويب "العائلة"، واربطه بحسابات الوالدين الموجودة بالبحث عن اسم الوالد أو بريده الإلكتروني بدلًا من إنشاء إدخالات جديدة.
التعامل مع تغييرات الطلاب في منتصف العام الدراسي
طالب جديد يصل في منتصف العام الدراسي
أنشئ سجل الطالب فور تأكيد التسجيل، ولا تنتظر حتى يومه الأول. خصص له الصف الدراسي والبرنامج والفصول الدراسية المناسبة على الفور. أرسل بيانات تسجيل دخول ولي الأمر بمجرد اكتمال السجل والتحقق من صحة البريد الإلكتروني. أبلغ معلمي الصفوف المعنيين والمنسق الأكاديمي قبل وصول الطالب.
طالب يغادر في منتصف العام الدراسي
قم بتصنيف الطالب على أنه غير نشط أو منسحب في آخر يوم له - لا تحذف سجله. يؤدي الحذف إلى إزالة البيانات السابقة، بما في ذلك الدرجات والحضور والتقارير الدراسية التي قد تحتاجها المدرسة لاحقًا، والتي قد تطلبها الأسرة ككشف درجات. يؤدي تعطيل الحساب إلى الاحتفاظ بجميع البيانات مع إزالة الطالب من قوائم وتقارير الصفوف النشطة. أبلغ المعلمين حتى يكونوا على دراية بأن الطالب لم يعد نشطًا في صفوفهم.
الطالب الذي يغير مستوى السنة الدراسية أو الفصل
يجب تأكيد تغييرات المستوى الدراسي والصف كتابيًا من قِبل المنسق الأكاديمي أو مدير المدرسة قبل تطبيقها في ManageBac+ . قد يؤثر تغيير المستوى الدراسي على إعدادات البرنامج، ونماذج التقارير، وسجلات التقييم. قم بإجراء التغيير، ودوّن التاريخ والسبب في سجل الطالب إذا كانت مدرستك تستخدم خانات الملاحظات لهذا الغرض، وتأكد مع الفريق الأكاديمي من صحة التغيير من جانبهم.
فحص أسبوعي لصحة البيانات
يُساعد إجراء فحص سريع للبيانات ضمن روتينك الأسبوعي على اكتشاف المشكلات الصغيرة قبل تفاقمها. يستغرق الأمر أقل من 15 دقيقة، ويُحدث فرقًا كبيرًا في جودة البيانات على مدار العام.
- هل تم إضافة أي طلاب جدد هذا الأسبوع وتعيينهم في فصول دراسية؟ لن يظهر الطلاب غير المعينين في سجلات درجات المعلمين أو سجلات الحضور.
- هل هناك أي طلبات تسجيل دخول للوالدين لم تُرسل في وقت سابق من هذا الأسبوع؟ تابع هذه الطلبات قبل انتهاء صلاحية الرابط.
- هل يوجد أي طلاب مصنفون كغير نشطين ولا يزالون يظهرون في قوائم الطلاب النشطين؟ قد يحدث هذا إذا لم تتم إزالة مهمة الفصل الدراسي في نفس وقت تغيير الحالة.
- هل هناك أي بيانات اتصال تحتاج إلى تحديث؟ امسح قائمة تغييرات جهات الاتصال لديك قبل أن تطول.
نصائح من الموظفين الذين يقومون بذلك كل يوم
- احتفظ بسجل بسيط للتغييرات التي تُجريها - سواءً كان ذلك عبر جدول بيانات مشترك أو حتى في دفتر ملاحظات يتضمن التاريخ واسم الطالب والتغييرات التي طرأت، فهذا يُعدّ مرجعًا قيّمًا للغاية عندما يستفسر أحدهم عن تغيير ما بعد ثلاثة أسابيع.
- لا تُجرِ أي تغيير جوهري بناءً على طلب شفهي فقط - يجب دائمًا تأكيد تغييرات المستوى الدراسي، ونقل البرامج، وتحديثات الحالة كتابيًا، حتى لو كان ذلك عبر البريد الإلكتروني فقط، قبل اتخاذ أي إجراء بشأنها.
- البحث باستخدام رقم الطالب بالإضافة إلى الاسم - في المدارس التي تتشابه فيها أسماء العائلات أو الأسماء المكتوبة بالحروف اللاتينية، فإن البحث باستخدام رقم الطالب الفريد يجنب تعديل السجل الخاطئ
- إذا بدا شيء ما خاطئًا ولم تقم أنت بالتغيير، فأبلغ شخصًا ما - فالتغييرات غير المتوقعة في سجلات الطلاب قد تشير أحيانًا إلى مشكلة في الصلاحيات أو خطأ ارتكبه مستخدم آخر؛ لذا فإن الإبلاغ المبكر هو الخيار الأمثل دائمًا.
في ملخص
- تعرف على مكان العثور على كل نوع من المعلومات في سجل الطالب - المعلومات الشخصية والأكاديمية والعائلية والفصول الدراسية والحضور، كل منها موجود في علامات تبويب منفصلة.
- بالنسبة للمغادرات في منتصف العام، قم دائمًا بتعطيل الحساب بدلاً من حذفه - يجب الحفاظ على السجلات التاريخية.
- قم بإجراء فحص سريع لحالة البيانات أسبوعياً ضمن روتينك - 15 دقيقة أسبوعياً تمنع ساعات من التنظيف لاحقاً.
- سجل التغييرات التي تجريها واحصل دائمًا على تأكيد كتابي قبل تنفيذ أي تحديثات مهمة على سجلات الطلاب.
إذا واجهت أي مشكلة في ManageBac+ لا تعرف كيفية حلها، تواصل مع فريق دعم FariaSupport عبر خطة الدعم الخاصة بمدرستك. لا يشترط أن تكون مسؤول النظام لتقديم طلب دعم، فموظفو الاستقبال مدعوون للتواصل معنا مباشرةً.