مع بداية كل عام دراسي جديد، تتكرر نفس الأسئلة باستمرار. بعضها حلول سريعة، وبعضها الآخر يشير إلى خطوات إعدادية تم إغفالها أثناء عملية نقل البيانات. جميعها قابلة للتجنب تمامًا إذا عرفت ما تبحث عنه.

إليكم الأسئلة العشرة التي يتم طرحها علينا بشكل موثوق في بداية كل عام - والإجابات، حتى لا تضطر إلى انتظار رد على تذكرتك للبدء في التحرك.

ملاحظة من فريق الدعم الفني: أغلب طلبات الدعم في بداية العام الدراسي تتعلق بترحيل البيانات. إذا تم ترحيل بياناتك بنجاح ومراجعتها قبل اليوم الأول من الدراسة، سينخفض ​​عدد طلبات الدعم بشكل ملحوظ خلال الأسبوعين الأولين. القائمة أدناه هي بمثابة قائمة التحقق من جودة ترحيل البيانات.

الأسئلة العشرة - وكيفية الإجابة عليها

1. "الطلاب في السنة الدراسية الخاطئة"

هذا يعني في أغلب الأحيان أن عملية ترحيل بيانات الطلاب أثناء عملية النقل لم تكتمل أو واجهت خطأً في منتصفها. انتقل إلى قائمة الطلاب، وقم بتصفيتها حسب السنة الدراسية، وقارنها بأعداد الطلاب المسجلين المتوقعة. سيظل الطلاب الذين لم يتقدموا في سنتهم الدراسية السابقة. صحح بياناتهم بشكل فردي أو قم بتغيير سنواتهم الدراسية للمجموعة المتأثرة - تواصل مع الدعم الفني إذا كنت بحاجة إلى القيام بذلك بشكل جماعي.

2. "لا يستطيع المعلمون رؤية فصولهم الدراسية"

توجد صفوف دراسية، لكن لم يتم تعيين معلمين لها، أو تم تعيين معلمين لها ولكن لسجلات صفوف العام الماضي بدلاً من سجلات هذا العام. تحقق من تعيينات الصفوف في كل سجل صف وتأكد من أن تعيين المعلم يشير إلى العام الدراسي الحالي. هذا حل سريع، لكن يجب القيام به لكل صف متأثر.

3. "تظهر مهام ووحدات العام الماضي في فصول هذا العام"

تم ترحيل المهام والوحدات الدراسية من العام السابق أثناء عملية الترحيل، ولكن كان من المفترض أرشفة هذه الوحدات أو حذفها. تظهر الوحدات الدراسية تلقائيًا للعام الدراسي الجديد، ولكن يمكن صياغتها أو أرشفتها إذا لم تكن هناك حاجة إليها. يعتمد قرار ترحيل المهام على إعدادات مدرستك، ولكن إذا كانت تُسبب ازدحامًا في الفصول الدراسية الحالية، فيمكن أرشفة جميع المهام دفعة واحدة من إعدادات الفصل. لذا، يُرجى تحديد ما إذا كانت المهام ستُرحّل أم لا قبل عملية الترحيل، وتوثيق هذا القرار.

4. "حسابات أولياء الأمور غير مرتبطة بالطلاب الصحيحين"

تنقطع روابط أولياء الأمور والطلاب غالبًا عند إعادة إنشاء سجل الطالب بدلًا من نقله، مما ينتج عنه رقم تعريف جديد للطالب لا يتعرف عليه حساب ولي الأمر الحالي. تحقق من ملف تعريف الطالب المتأثر بحثًا عن روابط العائلة. إذا كان الرابط مفقودًا، يمكن استعادته يدويًا، ولكن إذا كان هذا يؤثر على العديد من الطلاب، فهذا يشير إلى وجود مشكلة في عملية النقل تستدعي مراجعة الدعم الفني.

5. "الطلاب الجدد لا يتلقون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتسجيل الدخول"

هناك سببان شائعان: إما أن رسالة الترحيب لم تُرسل بعد إنشاء سجل الطالب، أو أن عنوان البريد الإلكتروني المُسجل غير صحيح. تحقق من ملف تعريف الطالب للتأكد من صحة عنوان بريده الإلكتروني، ثم أعد إرسال رسالة الترحيب يدويًا من إعدادات حسابه. إذا وصلت الرسائل إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها، فهذه مشكلة في إمكانية تسليم البريد الإلكتروني - تحقق من سجلات SPF وDKIM الخاصة بمدرستك مع مدير تقنية المعلومات.

6. "تواريخ السنة الدراسية خاطئة"

يجب تحديث مواعيد الفصول الدراسية، وبداية ونهاية العام الدراسي، وفترات العطلات سنويًا، حيث لا يتم تحديثها تلقائيًا. انتقل إلى إعدادات المدرسة وتأكد من صحة جميع تواريخ العام الدراسي الجديد قبل بدء تتبع الحضور. تؤثر التواريخ غير الصحيحة على حسابات الحضور، وفترات إعداد التقارير، وعرض التقويم لجميع المستخدمين.

7. "لا يتم تتبع الحضور بشكل صحيح منذ اليوم الأول"

عادةً ما يرتبط هذا بالسؤال رقم 6 - إذا كانت تواريخ السنة الدراسية خاطئة، فلن تتوافق فترات الحضور. تأكد أيضًا من أن جدولك الدراسي مُفعّل وأن الحصص مُخصصة للفترات الصحيحة. لا يُمكن تسجيل الحضور إلا في فترات الجدول الدراسي المُفعّلة.

8. "يمكن للطلاب الاطلاع على درجات وتعليقات العام الماضي"

تُعرض البيانات التاريخية بشكل افتراضي في نظام ManageBac+ ، حيث يمكن للطلاب وأولياء الأمور الاطلاع على سجلات السنوات السابقة، مثل التقارير الدراسية أو بيانات الصفوف، ما لم يتم تقييد الوصول إليها صراحةً. إذا كانت مدرستكم لا ترغب في أن يطلع الطلاب على بيانات السنوات السابقة، فيمكنكم أرشفة الصفوف لتقييد وصولهم إليها.

9. "لا يزال الطالب المتخرج أو المغادر يظهر في القوائم النشطة"

لم يتم تحديث حالتهم أثناء عملية الترحيل. انتقل إلى ملفهم الشخصي وقم بتحديث الحالة إلى "متخرج" أو "منسحب" حسب الاقتضاء. لا تحذف السجل - ستُفقد البيانات السابقة وتقارير الدرجات ومعلومات السجل الأكاديمي. يؤدي إلغاء التنشيط إلى الحفاظ على السجل مع إزالته من العروض النشطة والإحصائيات.

10. "نتائج البكالوريا الدولية أو بيانات الامتحانات الخارجية من العام الماضي مفقودة"

لا يتم استيراد النتائج الخارجية مثل نتائج دبلوم البكالوريا الدولية تلقائيًا - يجب تحميل محتوى كهذا يدويًا من قبل مدرستك.

شيء واحد يستحق القيام به قبل بداية العام

إذا كان بإمكاننا التوصية بشيء واحد بناءً على كل ما نراه في بداية كل عام دراسي، فهو: إجراء جولة تعريفية لمدة 30 دقيقة على ManageBac+ من خلال حساب طالب تجريبي، وحساب ولي أمر تجريبي، وحساب معلم، وذلك قبل اليوم الدراسي الأول. سجّل الدخول باستخدام كل نوع من أنواع المستخدمين، وتأكد من أن ما يراه المستخدمون يطابق ما يفترض أن يروه. هذه الخطوة البسيطة تكشف معظم المشكلات المذكورة في هذه القائمة قبل أن تتحول إلى طلبات دعم فني، أو ما هو أسوأ، قبل أن يتصل أحد أولياء الأمور بالمدرسة في اليوم الأول ليخبرهم أن حسابه لا يعمل.

في ملخص

• يمكن تجنب غالبية طلبات الدعم للعام الدراسي الجديد من خلال إجراء فحص شامل لضمان الجودة قبل اليوم الأول من الدراسة.
• تتمثل المشكلات الأكثر شيوعًا في: وجود الطلاب في مستوى دراسي خاطئ، وعدم وجود واجبات مدرسية صفية، وتواريخ غير صحيحة للعام الدراسي، وروابط معطلة بين أولياء الأمور والطلاب.
• قم بإجراء جولة تعريفية من منظور المستخدم (الطالب، الوالد، المعلم) قبل بدء الدراسة - هذه هي الخطوة الأكثر فعالية لضمان الجودة المتاحة لأي مسؤول.
• لأي شيء في هذه القائمة لا يمكنك حله بشكل مستقل، يتوفر مكتب دعم ManageBac+ - قم بتضمين معرفات الطلاب المحددة أو أسماء الفصول الدراسية في تذكرتك لتسريع عملية الحل.

يتولى مكتب دعم ManageBac+ معالجة استفسارات ترحيل البيانات سنويًا، وهو يتمتع بخبرة واسعة في حل المشكلات بسرعة. تواصل معهم عبر خطة FariaSupport الخاصة بك في أقرب وقت ممكن، حيث يتم حل المشكلات التي تُثار قبل بداية العام الدراسي بشكل أسرع بكثير من تلك التي تُثار بعد تسجيل الطلاب وأولياء أمورهم في النظام.

مقالات ذات صلة

• كيفية الحفاظ على بيانات ManageBac+ نظيفة طوال العام الدراسي
• الاستعداد لبداية سلسة للعام الدراسي
• لماذا لا تتطابق تقارير ManageBac+ الخاصة بك