ManageBac+ ta Öğrenci Kayıtlarının Günlük Yönetimi: Bir Ön Büro Rehberi
ManageBac+ 'ta öğrenci verilerine sahip idari asistanlar ve ön büro personeli için: günlük görevler, sık sorulan sorular ve başlangıçta kimsenin size söylemediği, bilmeniz gereken önemli noktalar.
Eğer uluslararası bir okulun ön bürosunda çalışıyorsanız, ManageBac+ muhtemelen çalışma gününüzün büyük bir bölümünde tarayıcınızda açık bir sekmede duruyor. Giriş yapamayan velilerin aradığı, öğrencilerin kayıtlarını düzeltmesi için öğretmenlerin sorduğu ve raporlar gönderilmeden önce verilerin doğru olduğundan emin olmak zorunda olan kişi sizsiniz. Bu kılavuz sizin için yazılmıştır - BT yöneticileri veya müfredat koordinatörleri için değil, günlük işleri fiilen yapan kişi için.
Bu kitap, en sık karşılaşılan öğrenci kayıt görevlerini, düzenli rutininize eklemeniz gereken kontrolleri ve muhtemelen istemediğinizden daha sık sorulan soruların yanıtlarını kapsar.
Başlamadan önce bir not: ManageBac+ 'da değişiklik yapmak için doğru yetki düzeyine sahip olup olmadığınızdan emin değilseniz, düzenlemeye başlamadan önce BT yöneticiniz veya sistem sahibinizle iletişime geçin. Bazı değişiklikler - özellikle öğrenci durumu, sınıf düzeyi veya programda yapılan değişiklikler - raporları ve geçmiş kayıtları etkileyebilir. Emin değilseniz, önce sorun.
Öğrenci Kaydı: Neler Nerede Yaşıyor?
ManageBac+ taki bir öğrenci kaydı, çoğu insanın fark ettiğinden çok daha fazla bilgi içerir. Bilgilerin nerede bulunduğunu bilmek, resepsiyonda veya telefonda bir soruyla karşılaştığınızda önemli ölçüde zaman kazandırır.
| Bilgi | Nerede bulunur? | Genellikle kim günceller? |
|---|---|---|
| Kişisel bilgiler (ad, doğum tarihi, uyruk) | Öğrenci profili, Kişisel sekmesi | Ön büro / kayıt memuru |
| Sınıf düzeyi ve program | Öğrenci profili, Akademik sekmesi | Kayıt sorumlusu / idari lider |
| Ebeveyn ve vasi iletişim bilgileri | Öğrenci profili, Aile sekmesi | Ön büro |
| Sınıf ödevleri | Öğrenci profili, Dersler sekmesi | Kayıt memuru / akademik idari personel |
| Katılım kayıtları | Öğrenci profili, Devam durumu sekmesi | Öğretmenler (giriş) / yönetim (denetim) |
Her Hafta Karşımıza Çıkan Görevler
İletişim bilgilerini güncelleme
Veliler taşınabilir, telefon numaralarını değiştirebilir ve e-posta adreslerini güncelleyebilirler; genellikle bunu sınıf öğretmenine değil, okulun ön bürosuna bildirirler. İletişim bilgilerinde bir güncelleme aldığınızda, öğrencinin profiline, Aile sekmesine gidin ve ilgili veli veya vasi kaydını doğrudan güncelleyin. Eğer velinin ManageBac+ hesabı varsa, giriş e-postası iletişim e-postasından ayrıdır; hangisinin güncellenmesi gerektiğini ve her ikisinin de geçerli olup olmadığını doğrulayın.
Ebeveynlere giriş bilgilerini yeniden gönderiyorum.
Bu muhtemelen en sık karşılaşılan ön büro talebidir. Bir veli giriş bilgilerini kaybetmiş veya hesabını hiç etkinleştirmemiş olabilir. ManageBac+ 'taki velinin profiline gidin, hesap ayarlarını bulun ve hoş geldiniz veya parola sıfırlama e-postasını yeniden gönderin. Parola sıfırlama bağlantılarının 30 gün sonra geçerliliğini yitirdiğini unutmayın - eğer bir veli e-postayı aldığını ancak bağlantının çalışmadığını söylüyorsa, bunun nedeni neredeyse her zaman budur. E-postayı yeniden gönderin ve onlardan hemen işlem yapmalarını isteyin.
Öğrenci devamsızlığının kaydedilmesi
Bir veli çocuğunun devamsızlığını bildirmek için aradığında, ön büro genellikle bunu okulun devamsızlık sistemine kaydeder. ManageBac+ 'da devamsızlık, öğretmenler tarafından sınıf düzeyinde girilir, ancak öğrencinin profiline okul düzeyinde bir devamsızlık notu eklenebilir. Ön büro devamsızlık raporlarının sınıf öğretmenlerine nasıl iletileceği konusunda okulunuzun kabul ettiği süreci izleyin - ManageBac+ bir yönetici bir profile devamsızlık notu eklediğinde öğretmenleri otomatik olarak bilgilendirmez.
Mevcut bir aileye yeni bir kardeş eklemek
Daha küçük bir kardeş kayıt olduğunda, yeni hesaplar oluşturmak yerine mevcut ebeveyn hesaplarına bağlayın. Bu, ebeveynler için aile görünümünü temiz tutar ve mükerrer iletişim kayıtlarını önler. Yeni öğrencinin profiline, Aile sekmesine gidin ve yeni girişler oluşturmak yerine ebeveynin adını veya e-postasını arayarak mevcut ebeveyn hesaplarına bağlayın.
Yıl Ortası Öğrenci Değişikliklerinin Yönetimi
Yeni öğrenci yıl ortasında geliyor.
Kayıt onaylanır onaylanmaz öğrenci kaydını oluşturun; ilk günlerini beklemeyin. Öğrenciyi hemen doğru sınıf seviyesine, programa ve derslere atayın. Kayıt tamamlandıktan ve e-posta adresini doğruladıktan sonra veli giriş bilgilerini gönderin. Öğrenci gelmeden önce ilgili sınıf öğretmenlerini ve akademik koordinatörü bilgilendirin.
Öğrenci yıl ortasında ayrılıyor.
Öğrencinin son gününde onu pasif veya kaydı silinmiş olarak işaretleyin; kaydı silmeyin. Silme işlemi, okulun daha sonra ihtiyaç duyabileceği ve ailenin transkript olarak talep edebileceği notlar, devamsızlık ve karne gibi geçmiş verileri siler. Hesabı devre dışı bırakmak, öğrenciyi aktif sınıf listelerinden ve raporlardan kaldırırken her şeyi korur. Öğretmenleri, öğrencinin artık sınıflarında aktif olmadığı konusunda bilgilendirin.
Öğrenci sınıf veya yıl seviyesi değişikliği yapıyor.
Sınıf ve yıl seviyesi değişiklikleri, ManageBac+ ta işlem yapmadan önce akademik koordinatör veya müdür tarafından yazılı olarak onaylanmalıdır. Sınıf seviyesindeki bir değişiklik, program ayarlarını, rapor şablonlarını ve değerlendirme kayıtlarını etkileyebilir. Değişikliği yapın, okulunuz bu amaçla not alanları kullanıyorsa öğrenci kaydına tarihi ve nedeni not edin ve akademik ekiple değişikliğin onların açısından doğru göründüğünü teyit edin.
Haftalık Veri Sağlığı Kontrolü
Haftalık rutininize kısa bir veri kontrolü eklemek, küçük sorunların daha büyük sorunlara dönüşmeden önce yakalanmasını sağlar. 15 dakikadan az sürer ve yıl boyunca veri kalitesinde önemli bir fark yaratır.
- Bu hafta sınıflara yeni öğrenci atandı mı? Sınıflandırılmamış öğrenciler öğretmen not defterlerinde veya devamsızlık kayıtlarında görünmeyecektir.
- Haftanın başından kalan veli giriş talepleri var mı? Bağlantı süresi dolmadan önce bunları takip edin.
- Aktif olmayan olarak işaretlenmiş ancak hala aktif sınıf listelerinde görünen öğrenciler var mı? Bu durum, sınıf ataması durum değişikliğiyle aynı anda kaldırılmadığında ortaya çıkabilir.
- Güncellenmesi gereken iletişim bilgileri var mı? Büyümeden önce iletişim bilgilerinizdeki değişikliklerin listesini temizleyin.
Bu işi her gün yapan personelden ipuçları
- Yaptığınız değişikliklerin basit bir kaydını tutun ; tarih, öğrenci adı ve neyin değiştirildiği bilgilerini içeren ortak bir elektronik tablo veya hatta bir not defteri girişi, birisi üç hafta sonra bir değişiklik hakkında soru sorduğunda çok değerli olacaktır.
- Yalnızca sözlü bir talebe dayanarak asla önemli bir değişiklik yapmayın ; yıl seviyesi değişiklikleri, program transferleri ve durum güncellemeleri, uygulamaya geçmeden önce her zaman yazılı olarak, hatta sadece e-posta yoluyla bile olsa, teyit edilmelidir.
- Öğrenci numarasına göre arama yapmanın yanı sıra isme göre de arama yapın - yaygın soyadları veya transliterasyonlu isimlerin kullanıldığı okullarda, benzersiz öğrenci numarasıyla arama yapmak, yanlış kaydın düzenlenmesini önler.
- Bir şeyde bir sorun varsa ve değişikliği siz yapmadıysanız, birine bildirin ; öğrenci kayıtlarında beklenmedik değişiklikler bazen izin sorununa veya başka bir kullanıcının yaptığı bir hataya işaret edebilir; bunu erken bildirmek her zaman doğru olandır.
Özetle
- Öğrenci kaydındaki her bilgi türünü nerede bulacağınızı öğrenin - kişisel, akademik, aile, dersler ve devamsızlık bilgileri ayrı sekmelerde yer alır.
- Yıl ortasında gerçekleşen ayrılışlarda, silmek yerine her zaman devre dışı bırakın; tarihi kayıtlar korunmalıdır.
- Haftalık veri sağlığı kontrolünü rutininize ekleyin - haftada 15 dakika, daha sonra saatlerce sürecek temizlik işlerinden sizi kurtarır.
- Yaptığınız değişiklikleri kaydedin ve öğrenci kayıtlarında önemli güncellemeler yapmadan önce mutlaka yazılı onay alın.
ManageBac+ ta nasıl çözeceğinizden emin olmadığınız bir sorunla karşılaşırsanız, okulunuzun destek planı aracılığıyla FariaSupport masasına başvurun. Destek talebi oluşturmak için sistem yöneticisi olmanıza gerek yoktur; ön büro personeli de doğrudan bizimle iletişime geçebilir.