Her yıl, saat gibi, okullar yeni akademik yıla başlarken aynı sorular sıramıza gelmeye başlıyor. Bazıları hızlıca çözülebilecek sorunlar. Bazıları ise geçiş döneminde atlanan kurulum adımlarına işaret ediyor. Ne arayacağınızı biliyorsanız, bunların hepsi tamamen önlenebilir.

İşte her yılın başında bize en sık sorulan on soru ve cevapları; böylece harekete geçmek için bilet yanıtını beklemenize gerek kalmaz.

Destek masası bilgisi: Yeni yıl destek taleplerinin büyük çoğunluğu devir teslimle ilgili. Devir teslim işleminiz sorunsuz bir şekilde tamamlandıysa ve okulun ilk gününden önce kontrol edildiyse, ilk iki haftadaki talep hacminiz önemli ölçüde düşer. Aşağıdaki liste, devir teslim kalite kontrol kontrol listenizdir.

10 Soru - ve Ne Yapılmalı

1. "Öğrenciler yanlış sınıf seviyesindeler."

Bu durum neredeyse her zaman, geçiş sırasında öğrenci ilerleme adımının tamamlanmadığı veya işlem sırasında bir hata oluştuğu anlamına gelir. Öğrenci listenize gidin, yıl seviyesine göre filtreleyin ve beklenen kayıt sayılarıyla karşılaştırın. İlerlemeyen öğrenciler hala önceki yıl seviyelerinde olacaktır. Bunları tek tek düzeltin veya etkilenen öğrenci grubu için yılları değiştirin - bunu toplu olarak yapmanız gerekiyorsa destek ekibiyle iletişime geçin.

2. "Öğretmenler sınıflarını göremiyorlar."

Sınıflar mevcut ancak öğretmenler atanmamış veya öğretmenler atanmış ancak bu yılın değil, geçen yılın sınıf kayıtlarına atanmış durumda. Her sınıf kaydının altındaki sınıf atamalarını kontrol edin ve öğretmen atamasının mevcut akademik yıla işaret ettiğinden emin olun. Bu hızlı bir çözümdür ancak etkilenen her sınıf için yapılması gerekir.

3. "Geçen yılki ödevler ve üniteler bu yılki derslerde karşımıza çıkıyor."

Önceki yıla ait görevler ve üniteler, devir işlemi sırasında aktarıldı ancak arşivlenmeli veya silinmeliydi. Üniteler yeni akademik yılda otomatik olarak görünür, ancak ihtiyaç duyulmuyorsa taslak haline getirilebilir veya arşivlenebilir. Görevlerin devredilip devredilmeyeceği okulunuzun kurulum tercihlerine bağlıdır; ancak mevcut sınıfları karmaşık hale getiriyorlarsa, sınıf ayarlarından toplu olarak arşivlenebilirler. Bundan sonra, devir işleminden önce görevlerin devredilip devredilmeyeceğine karar verin ve bu kararı belgeleyin.

4. "Veli hesapları doğru öğrencilere bağlı değil."

Öğrenci-veli bağlantıları en sık olarak, öğrenci kaydı devredilmek yerine yeniden oluşturulduğunda kopar; bu da mevcut veli hesabının tanımadığı yeni bir öğrenci kimliğiyle sonuçlanır. Etkilenen öğrencinin profilindeki aile bağlantılarını kontrol edin. Bağlantı eksikse, manuel olarak geri yüklenebilir; ancak bu durum birçok öğrenciyi etkiliyorsa, destek ekibiyle görüşülmesi gereken bir devir işlemi sorununa işaret eder.

5. "Yeni öğrenciler giriş e-postalarını almıyorlar."

İki yaygın neden: öğrenci kaydı oluşturulduktan sonra karşılama e-postası gönderilmemiş veya kayıtlı e-posta adresi yanlış. Öğrencinin profilinde geçerli bir e-posta adresi olup olmadığını kontrol edin, ardından hesap ayarlarından karşılama e-postasını manuel olarak yeniden gönderin. E-postalar spam klasörüne gidiyorsa, bu bir e-posta teslim edilebilirlik sorunudur - okulunuzun SPF ve DKIM kayıtlarını BT yöneticinizle kontrol edin.

6. "Akademik yıl tarihleri ​​yanlış."

Dönem tarihleri, akademik yıl başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​ve tatil dönemleri her yıl güncellenmelidir; bunlar otomatik olarak güncellenmez. Devam takibi başlamadan önce okul ayarlarına gidin ve yeni akademik yıla ait tüm tarihlerin doğru olduğundan emin olun. Yanlış tarihler, tüm kullanıcılar için devam hesaplamalarını, rapor dönemlerini ve takvim görünümlerini etkiler.

7. "Devamsızlık kayıtları ilk günden itibaren doğru şekilde takip edilmiyor."

Genellikle 6. soruyla bağlantılıdır - eğer akademik yıl tarihleri ​​yanlışsa, devamsızlık dönemleri de uyumlu olmayacaktır. Ayrıca ders programınızın aktif olduğundan ve derslerin doğru dönemlere atandığından emin olun. Devamsızlık yalnızca aktif bir ders programı dilimine göre alınabilir.

8. "Öğrenciler geçen yılın notlarını ve yorumlarını görebilirler."

ManageBac+ 'da geçmişe ait veriler tasarım gereği görünür durumdadır; öğrenciler ve veliler, erişim açıkça kısıtlanmadığı sürece, karne veya sınıf verileri gibi önceki yıllara ait kayıtları görebilirler. Okulunuz öğrencilerin önceki yıllara ait verileri görmesini istemiyorsa, görünümlerini kısıtlamak için sınıfları arşivleyin.

9. "Mezun olmuş veya okuldan ayrılmış bir öğrenci hala aktif listelerde görünmektedir."

Geçiş sırasında durumları güncellenmedi. Profil sayfasına giderek durumlarını uygun şekilde mezun veya kaydı silinmiş olarak güncelleyin. Kaydı silmeyin; geçmiş veriler, karne ve transkript bilgileri kaybolacaktır. Devre dışı bırakma işlemi, kaydı korurken onları aktif görüntülemelerden ve sayımlardan kaldırır.

10. "Geçen yıla ait IB sonuçları veya dış sınav verileri eksik."

IB Diploma sonuçları gibi harici sonuçlar otomatik olarak içe aktarılmaz; bu tür içeriklerin okulunuz tarafından manuel olarak yüklenmesi gerekir.

Yıl Başlamadan Önce Yapılmaya Değer Bir Şey

Her yılın başında gördüğümüz her şeye dayanarak tek bir şey önerebilirsek: Okulun ilk gününden önce ManageBac+ uygulamasını bir öğrenci hesabı, bir veli hesabı ve bir öğretmen hesabı kullanarak 30 dakikalık bir deneme sürümüyle inceleyin. Her kullanıcı hesabıyla giriş yapın ve gördüklerinin görmeleri gerekenlerle eşleştiğini kontrol edin. Bu tek kontrol, listedeki sorunların çoğunu destek talebine dönüşmeden önce veya daha kötüsü, bir velinin okulun ilk gününde giriş bilgilerinin çalışmadığını söylemek için aramasından önce yakalar.

Özetle

• Yeni yıl destek taleplerinin büyük çoğunluğu, okulun ilk gününden önce yapılacak kapsamlı bir kalite kontrol denetimiyle önlenebilir.
• En sık karşılaşılan sorunlar şunlardır: öğrencilerin yanlış sınıf seviyesinde olması, öğretmen-sınıf atamalarının eksik olması, akademik yıl tarihlerinin yanlış olması ve veli-öğrenci bağlantısının kopması.
• Okul başlamadan önce kullanıcı bakış açısıyla (öğrenci, veli, öğretmen) bir inceleme yapın; bu, herhangi bir yöneticinin kullanabileceği en etkili kalite kontrol adımıdır.
• Bu listedeki herhangi bir sorunu bağımsız olarak çözemezseniz, ManageBac+ Destek Masası hizmetinizdedir; çözümü hızlandırmak için destek talebinize öğrenci kimlik numaralarını veya sınıf adlarını ekleyin.

ManageBac+ Destek Masası her yıl devir işlemleriyle ilgili soruları ele alır ve hızlı çözüm konusunda oldukça deneyimlidir. FariaSupport planınız üzerinden mümkün olan en kısa sürede iletişime geçin; yıl başlamadan önce ortaya çıkan sorunlar, öğrenciler ve veliler sisteme girdikten sonra ortaya çıkan sorunlara göre çok daha hızlı çözülür.

İlgili Makaleler

• Akademik Yıl Boyunca ManageBac+ Verilerinizi Nasıl Temiz Tutabilirsiniz?
• Sorunsuz Bir Akademik Yıl Başlangıcı İçin Hazırlıklar
• ManageBac+ Raporlarınız Neden Birbirine Uymuyor?