Okullarda uzun vadeli sistem performans düşüklüğünün en yaygın nedenlerinden biri, kötü yapılandırma veya yetersiz eğitim değil, belirsiz sorumluluktur. Bir sistemden kimin sorumlu olduğu bilinmediğinde, herkes başkasının sistemi yönettiğini varsayar. Veriler kontrol edilmez, izinler gözden geçirilmeden birikir ve dahili bir ilk iletişim noktası olmadığı için destek talepleri yığılır.

Bu makale, okul yöneticilerinin ve BT müdürlerinin sistem devreye alınmadan önce sistem sahipliğini tanımlamalarına yardımcı olarak, sorumluluğun ilk günden itibaren net olmasını sağlar. Bu ilkeler ManageBac+ , OpenApply , Atlas , SchoolsBuddy veya platformların herhangi bir kombinasyonunu devreye alıyor olsanız da geçerlidir.

Sistem sahipliği teknik beceriyle ilgili değil, sorumlulukla ilgilidir. Sistem sahibinin her sorunu nasıl çözeceğini bilmesi gerekmez. Kimin çözeceğini bilmesi ve sorunların çözülmesini sağlaması gerekir.

Sistem Sahipliğinin Gerçek Anlamı Nedir?

Sistem sahipliği, bir platformun sağlığı, doğruluğu ve kullanımı için belirlenmiş sorumluluktur. Günlük yönetim veya teknik destekten farklıdır. Sistem sahibi şunlardan sorumludur:

• Platformun okulun mevcut ihtiyaçlarına uygun şekilde yapılandırıldığından emin olmak.
• Sorunlar, yükseltmeler ve yeni özellikler konusunda FariaSupport ile koordinasyon sağlamak.
• Kullanıcı erişimini denetlemek - kimin hangi izinlere sahip olduğunu ve bu izinlerin güncel olup olmadığını kontrol etmek.
• Platformdaki değişiklikleri ilgili personele iletmek
• Bir sorun çıktığında dahili çözüm noktası olarak görev yapar.

Sahiplik, tüm bu işleri tek başına yapmak anlamına gelmez. Bunların yapılmasını sağlamak ve her bir bileşenden kimin sorumlu olduğunu bilmek anlamına gelir.

Platforma Göre Önerilen Sahiplik Yapısı

Farklı platformlar farklı işlevlere hizmet eder ve bu nedenle okulun farklı bölümlerinde en doğal şekilde yer alırlar. Aşağıdaki tabloyu başlangıç ​​noktası olarak kullanın ve okulunuzun büyüklüğüne ve personel sayısına göre ayarlamalar yapın.

Daha küçük okullarda, bir kişi birden fazla platforma sahip olabilir. Eğer durum böyleyse, bunu açıkça belgeleyin; paylaşılan ancak belgelenmemiş bir sahiplik varsayımı, hiç sahiplik olmamasıyla aynı anlama gelir.

Mülkiyeti Yönetimden Ayırmak

Sıklıkla birbirine karıştırılan üç tür sistem katılımı arasında ayrım yapmak faydalı olacaktır:

Sistem Sahibi

Platformun genelinden sorumludur. Öncelikleri belirler, FariaSupport ile iletişim kurar, erişimi inceler ve sistemin okulun ihtiyaçlarını karşıladığından emin olur. Bu rol genellikle kıdemli bir yönetici veya koordinatör tarafından üstlenilir.

Sistem yöneticisi

Platform içindeki günlük yapılandırma, kullanıcı yönetimi ve teknik görevleri yürütür. Genellikle BT uzmanıdır, ancak ileri düzey yönetici kullanıcı da olabilir. Sistem sahibi ve FariaSupport ile yakın işbirliği içinde çalışır.

Platform Kullanıcısı

Sistem üzerinden kendi görevlerini tamamlarlar - not girme, başvuruları işleme, etkinlikleri yönetme. Yapılandırma veya denetimden sorumlu değillerdir, ancak geri bildirimleri sistem sahibinin platformun pratikte nasıl performans gösterdiğini anlaması için çok önemlidir.

Bu üç rol, çok küçük bir okulda tek bir kişide bulunabileceği gibi, büyük bir okulda birçok kişide de bulunabilir. Önemli olan, her rolün açıkça atanmış olması, varsayılmamış olmasıdır.

Sistemin devreye alınmasından önce belgelendirilmesi gerekenler

Bir platform kullanıma sunulmadan önce, her sistem için aşağıdakileri içeren basit bir sahiplik belgesi oluşturun:

Bu belgenin ayrıntılı olmasına gerek yok; tek bir ortak elektronik tablo veya wiki sayfası yeterlidir. Önemli olan, belgenin var olması, erişilebilir olması ve personel görev değiştirdiğinde veya okuldan ayrıldığında gözden geçirilmesidir.

İpuçları ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Her akademik yılın başında sahiplik yapısını yeniden gözden geçirin ; personel rolleri değişir, insanlar ayrılır ve Eylül ayında net olan sahiplik yapısı, takip eden Ocak ayında belirsiz hale gelebilir.
• Tek hata noktalarından kaçının - her zaman yedek bir sorumlu atayın, böylece kritik bir dönemde birincil sorumlu kişi müsait değilse, bir başkası harekete geçme yetkisine sahip olur.
• Yeni üst düzey personelin işe alım sürecine sorumluluk bilincini dahil edin ; yeni bir kayıt sorumlusu veya BT yöneticisi, ilk günden itibaren hangi sistemlerden sorumlu olduğunu bilmelidir.
• Sahipliği görünür hale getirin - sistem sahiplerini listeleyen basit bir intranet sayfası veya paylaşılan belge, "Kime soracağımı bilmiyordum" sorununu tamamen ortadan kaldırır.

Özetle

• Her platformun devreye alınmadan önce belirlenmiş bir sistem sahibine ihtiyacı vardır; paylaşımlı veya varsayılan sahiplik, denetim ve hesap verebilirlik konusunda boşluklara yol açar.
• Sistem sahibi, sistem yöneticisi ve platform kullanıcısı rollerini birbirinden ayırarak her seviyede sorumlulukların net bir şekilde belirlenmesini sağlayın.
• Sahiplik bilgilerini basit ve ortak bir formatta belgeleyin ve yıllık olarak veya personel değişikliği olduğunda gözden geçirin.
• Kritik dönemlerde tek hata noktası oluşmasını önlemek için her zaman yedek bir sorumlu atayın.

Net sahiplik yapıları ManageBac+ , OpenApply , Atlas ve SchoolsBuddy yönetimini ve desteğini önemli ölçüde kolaylaştırır. FariaSupport okulunuzda iş birliği yapabileceğiniz net bir iç irtibat kişisi olduğunda en etkili şekilde çalışır.

İlgili Makaleler

• Erişim Kontrolünde En İyi Uygulamalar: Doğru Kişilere Doğru İzinleri Vermek
• Yeni Teknoloji İçin Okul Çapında Bir Değişim Yönetimi Planı Nasıl Oluşturulur?
• Bir Personel Ayrıldığında: Veri Tabanlı İşten Ayrılma Kontrol Listesi
• Sorunsuz Bir Akademik Yıl Başlangıcı İçin Hazırlıklar