Hoş geldin e-postaları göndermek, topluluk katılımının başlangıcıdır, sonu değil. Velilerin ve öğrencilerin gerçekten giriş yapıp yapmayacakları, ne sıklıkla giriş yapacakları ve deneyimi faydalı bulup bulmayacakları, okulunuzun belirlediği beklentilere ve bu beklentilerin erişim açılmadan önce açıkça iletilip iletilmediğine bağlıdır.

Bu makale, okulların Faria platformlarına topluluk erişimini açmadan önce alması gereken kararları ve zaman içinde etkileşimi izlemek ve iyileştirmek için mevcut araçların nasıl kullanılacağını ele almaktadır. ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy ve Atlas platformlarının tamamı için geçerlidir.

Faria ekibinden: Sürekli olarak yüksek veli katılım oranlarına sahip okulların ortak bir noktası var: Velilere platformda ne yapmaları gerektiğini, ne sıklıkla yapmaları gerektiğini ve bunun çocukları için neden önemli olduğunu açıkça anlattılar. Katılım kendiliğinden gerçekleşmez. Beklenildiğinde, açıklandığında ve kolay olduğunda gerçekleşir.

Hesap Açmadan Önce Tek Tip Erişime Karar Verme

Velilere hoş geldiniz e-postaları göndermeden önce, aile erişiminin nasıl yapılandırılmasını istediğinizi düşünmekte fayda var. Bu, özellikle ManageBac+ ve SchoolsBuddy için geçerlidir; çünkü bir öğrencinin her birinin ayrı hesabı olabilecek iki ebeveyni veya vasisi olabilir.

Önceden karar verilmesi gereken iki soru:

Aile başına kaç hesap?

Mevcut tüm velileri ve vasileri otomatik olarak içe aktarmak yerine, okulunuzun aile başına bir hesap mı yoksa veli başına bir hesap mı istediğini düşünün. Tek bir paylaşılan aile girişi birçok aile için daha basittir ve daha doğru etkileşim verileri üretir; iki velinin her birinin hesabı olduğu ancak yalnızca tek bir cihazdan giriş yaptığı bir platform için giriş analizleri, bir hesabı aktif, diğerini ise tamamen kullanılmamış olarak gösterecektir; bu da gerçek topluluk etkileşimini yanlış yansıtabilir.

Öte yandan, ayrı ebeveyn hesapları, kişiselleştirilmiş iletişim ve daha net denetim izleri sağlar; bu da ebeveynlerin ayrı yaşadığı veya iletişimin hane halkı yerine bireylere ulaşması gereken okullar için önemli olabilir. Her iki yaklaşım da evrensel olarak doğru değildir; önemli olan varsayılanı kabul etmek yerine bilinçli bir şekilde karar vermektir.

Ebeveynlerin kendi hesaplarına ihtiyaçları var mı?

Bazı okullar için, özellikle veli derneği veya doğrudan mesajlaşma gibi veliye özel özellikler kullanmayacak olanlar için, velilerin platforma çocuklarının hesabı üzerinden erişmesi daha mantıklı olabilir. Bu, çocuğun kendi ilerlemesini görmesini sağlar, kullanılmayan veli hesaplarının katılım verilerini çarpıtması sorununu ortadan kaldırır ve hesap yönetimini basitleştirir. Okulunuz bu yaklaşımı benimserse, ailelerin neden ayrı giriş bilgileri almadıklarını anlamaları için bunu veli el kitabınızda açıkça belirtin.

Giriş Beklentilerinin Belirlenmesi ve İletilmesi

Erişim yapınıza karar verdikten sonra, veliler ve öğrenciler giriş bilgilerini almadan önce beklentilerinizi açıkça iletin. Tanımlamanız ve paylaşmanız gereken beklentiler şunlardır:

Bu beklentileri veli ve öğrenci el kitabınıza, karşılama e-postanıza ve oryantasyon oturum materyallerinize dahil edin. Sadece yönetim ekibinin anlayışında kalan beklentiler topluluğunuza ulaşmayacaktır.

Kullanıcı Katılımını İzlemek için Giriş Verilerini Kullanma

Faria platformları, yöneticilere topluluğun hesaplarıyla ne kadar aktif etkileşimde bulunduğunu anlamaları için araçlar sağlar. Bunları düzenli olarak kullanmak, teşvike ihtiyaç duyabilecek aileleri belirlemeye yardımcı olur ve okul yönetimine platform benimsenmesi hakkında anlamlı veriler sunar.

ManageBac+ 'da son erişim denetim günlüğü

ManageBac+ taki her veli profili, hesaba en son erişildiği tarihi kaydeder. Yöneticiler bunu doğrudan velinin profilinden görüntüleyebilir veya Ayarlar'a, ardından Okul Rehberi'ne giderek ve son erişim tarihine göre azalan sırada filtreleyerek en son aktif hesapları görebilir ve yakın zamanda erişilmemiş olanları belirleyebilir.

Tüm veli hesaplarının son erişim tarihleriyle birlikte bir elektronik tablo görünümünde görüntülenmesi için, sağdaki gezinme panelinden "Öğrenci ve Veli Bilgilerini Dışa Aktar" seçeneğini kullanın. Bu, okul yönetimiyle etkileşim verilerini paylaşmak veya yeni bir dönemin başında takip edilecek aileleri belirlemek için faydalıdır.

Not: Son erişim tarihi, bireysel kullanıcının yerel saat dilimini değil, okulunuzun Okul Ayarları altında yapılandırdığı saat dilimini yansıtır.

Diğer Faria platformlarındaki etkileşim sinyalleri

OpenApply , başvuru ve portal etkinliği bireysel başvuru sahibi düzeyinde takip edilebilir; bu, başvurularına başlamış ancak tamamlamamış veya platform üzerinden gönderilen iletişimleri görüntülememiş aileleri belirlemek için kullanışlıdır. SchoolsBuddy ise etkinlik kaydı ve onay yanıt oranları, aile düzeyinde dolaylı katılım sinyalleri sağlar.

Bu veri noktalarını takip için başlangıç ​​noktası olarak kullanın; hoş geldin e-postası gönderildikten sonra giriş yapmayan bir aileye sadece bir hatırlatma, doğrudan telefon görüşmesi veya farklı bir giriş yöntemi gerekebilir.

Düşük Katılımı Artırmak İçin Pratik Adımlar

Giriş verileri, veli topluluğunuzun önemli bir bölümünün katılım göstermediğini gösteriyorsa, sorun nadiren isteksizlikten kaynaklanır. Genellikle üç şeyden biridir: giriş süreci başlangıçta çok karmaşıktı, okul düzenli olarak giriş yapmanın ikna edici bir nedenini iletmedi veya platform, ailenin alışkın olduğu erişim noktalarından yeterince erişilebilir değil.

• Giriş bağlantısını her dönemin başında yeniden görünür hale getirin ; sadece yılın başında değil, Eylül ayında giriş rutinlerini sıfırlayan ailelerin Ocak ve Nisan aylarında da bir hatırlatmaya ihtiyaçları olabilir.
• Platform etkinliklerini ebeveynlerin önem verdiği konularla ilişkilendirin - ManageBac+ girişlerini yaklaşan değerlendirmeler ve rapor yayınlanma tarihleriyle, SchoolsBuddy girişlerini ise etkinlik rezervasyon zaman dilimleriyle ilişkilendirin; aileler, harekete geçilmesi gereken belirli ve zamanında bir şey olduğunda platformlarla etkileşime girer.
• Sürekli olarak sisteme bağlanmayan aileler için kısa bir yeniden entegrasyon oturumu sunun ; daha önce hiç başarılı bir şekilde giriş yapmamış bir ebeveynle 10 dakikalık bire bir görüşme, üçüncü bir hatırlatma e-postasından daha etkilidir.
• Bağlantının koptuğunu varsaymadan önce teknik engelleri kontrol edin - bazı aileler hoş geldin e-postasını hiç almamış olabilir (spam klasörünü kontrol edin, kayıtlı e-posta adresini doğrulayın) veya giriş yapmaya çalışmış ve hiç bildirilmemiş bir hatayla karşılaşmış olabilirler.

Özetle

• Erişim yapısını (aile başına hesap sayısı ve ebeveynlerin kendi hesaplarına ihtiyaç duyup duymadığı) erişimleri açmadan önce belirleyin, açtıktan sonra değil.
• Giriş yapma beklentilerini açıkça belirleyin ve iletin: sıklık, neye göre işlem yapılacağı ve hangi bildirimlerin bekleneceği.
• ManageBac+ taki Son Erişim denetim günlüğünü ve diğer platformlardaki eşdeğer etkileşim sinyallerini kullanarak, ilgisiz aileleri tespit edin ve onlarla iletişime geçin.
• Düşük katılım genellikle isteksizlikten değil, iletişim veya erişim engelinden kaynaklanır; daha fazla hatırlatma e-postası göndermek yerine, sorunun temel nedenini ele alın.

Açık giriş beklentileri ve aktif katılım izleme, ManageBac+ , SchoolsBuddy ve OpenApply topluluk erişimini bir özellik olmaktan çıkarıp gerçek bir okul-aile iletişim kanalına dönüştüren unsurlardır. Okulunuzun bağlamına uygun ebeveyn erişimi ve katılım raporlamasının yapılandırılması konusunda rehberlik için FariaSupport yetkilinizle iletişime geçin.

İlgili Makaleler

• Okul Topluluğunuzu Faria Platformlarıyla Tanıştırmak
• Sistem Değişikliklerinin Velilere, Personele ve Öğrencilere Nasıl İletileceği
• Erişim Kontrolünde En İyi Uygulamalar: Doğru Kişilere Doğru İzinleri Vermek
• Bir Personel Ayrıldığında: Veri Tabanlı İşten Ayrılma Kontrol Listesi