Çoğu okul, yeni bir sistem devreye girmeden önce personeli eğitmek için önemli çaba harcar ve ardından haftalar sonra benimsemenin neden düzensiz kaldığını merak eder. Sorun nadiren eğitimin kalitesidir. Sorun modeldedir: tek bir oturum, bir kez verilir ve insanların aylarca gerçek dünya kullanımında yol gösterici olması beklenir.

Bu makale ManageBac+ , OpenApply , Atlas veya SchoolsBuddy gibi platformlarda personel eğitimini planlamaktan veya desteklemekten sorumlu yöneticiler ve BT müdürleri içindir. Amaç, eğitimi bir etkinlik olmaktan çıkarıp sürekli bir uygulama haline getirmektir.

Araştırmalar sürekli olarak, insanların ders tarzı bir oturumda duyduklarının yaklaşık %10'unu akıllarında tuttuklarını, ancak bağlam içinde pratik yaptıklarında bu oranın önemli ölçüde daha yüksek olduğunu göstermektedir. Etkili eğitim, sadece dinlemek değil, yapmak üzerine kuruludur.

Tek Seferlik Eğitimin Sorunu

Sistem devreye alınmadan önce yapılan tek bir eğitim oturumunun temel bir zamanlama sorunu vardır: personel henüz ihtiyaç duymadıkları iş akışlarını öğrenir. Anında ve gerçek uygulamaya geçilmeden, bilgi hızla kaybolur.

Diğer yaygın arıza türleri şunlardır:

• Herkesi aynı şekilde eğitmek = değerlendirmeleri notlandıran bir öğretmenin, kayıt işlemlerini yöneten bir kayıt memurundan farklı bilgiye ihtiyacı vardır.
• Aynı anda çok fazla şeyi ele almak = temel özellikleri kullanmadan önce personeli her özellik hakkında bilgilendirmekle bunaltmak
• Takip desteği yok = personelin ilk günden sonra soruları oluyor ancak cevaplara ulaşmanın net bir yolu yok.
• Eğitimlerin yanlış zamanda verilmesi = personelin zaten yoğun olduğu, en yoğun dönemlerde planlanan oturumlar.

Eğitimleri Özelliklere Değil, Rollere Odaklayarak Tasarlayın

En etkili eğitim, belirli bir kişinin gerçekten yapması gerekenlere göre tasarlanır. Bir platformun genel bir tanıtımını yapmak yerine, eğitim oturumlarını iş rolleri ve bunların temel iş akışları etrafında tasarlayın.

Rol tabanlı eğitim yollarına dair örnekler

Oturumları odaklı tutun. Bir iş akışı bir kişinin rolüyle ilgili değilse, o kişinin oturumunda yer almamalıdır.

Katmanlı Bir Eğitim Modeli Oluşturun

Tek bir eğitim etkinliği yerine, üç katmanlı bir yaklaşım düşünün:

Katman 1 = Canlıya Geçiş Öncesi

Başlamak için gereken temel unsurlara odaklanın. Gelişmiş özellikleri tanıtmanın zamanı değil. Temel iş akışlarını, yardımın nereden alınacağını ve sorular için kiminle iletişime geçileceğini ele alın. Oturumları kısa ve role özel tutun.

Katman 2 = İlk 30 Gün

Personel sistemi gerçek senaryolarda kullanmaya başladıkça, eğitimde öngörülmeyen sorular ortaya çıkacaktır. İki veya üç hafta sonra bir takip oturumu veya soru-cevap görüşmesi planlayın. Bu, genellikle tüm uygulama sürecinin en değerli eğitim temas noktasıdır.

Katman 3 = Devam Eden Geliştirme

Okul takvimine kısa ve düzenli öğrenme fırsatları ekleyin: personel toplantısında paylaşılan 15 dakikalık bir ipucu, aylık "biliyor muydunuz?" duyurusu veya kaydedilmiş uygulama örneklerine erişim. ManageBac+ ve OpenApply gibi platformlar düzenli olarak güncellemeler yayınlar; kısa bir güncelleme duyurusu, personeli bunaltmadan bilgilendirmenizi sağlar.

Personelin Gerçekten Kullanacağı Kaynaklar Oluşturun

Eğitim oturumları geçicidir; referans materyalleri ise kalıcıdır. Personelin bağımsız olarak tekrar başvurabileceği kaynaklar oluşturmaya zaman ayırın.

Oluşturulacak veya derlenecek yüksek değerli kaynaklar:

• Her rol için özel olarak hazırlanmış, en yaygın iş akışlarına yönelik tek sayfalık hızlı referans kartları .
• Paylaşımlı sürücüden veya dahili wiki'den erişilebilen, önemli görevlere ait kısa video kayıtları (3 dakikadan kısa).
• Eğitim ve ilk kullanım sırasında ortaya çıkan gerçek sorulardan yola çıkarak oluşturulmuş basit bir SSS belgesi.
• Faria yardım dokümanlarına bağlantılar = personeli arama yapmalarını beklemek yerine doğrudan ilgili yardım merkezi makalelerine yönlendirmek

FariaSupport ekibi, okulunuzun özel yapılandırmasına en uygun yardım kaynaklarını belirlemenize yardımcı olabilir.

İpuçları ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Yoğun dönemlerde eğitimden kaçının = dönem sonu, rapor yazma sezonu ve kayıt son tarihleri ​​yeni sistemleri öğrenmek için ideal zamanlar değildir.
• Eğitimde gerçek veriler kullanın = mümkün olduğunca, personeli genel örnekler yerine okullarının gerçek verileri üzerinde eğitin; bu, konunun önemini hemen ortaya koyar.
• Her oturumdan sonra geri bildirim alın = basit üç soruluk bir form (ne faydalıydı, ne anlaşılmadı, neye hala ihtiyacınız var) gelecekteki oturumları daha verimli hale getirecektir.
• Bazı personelin her zaman daha fazla desteğe ihtiyaç duyacağını kabul edin = bu beklentiyi oluşturun ve eğitim bittikten sonra yardım almanın kolay ve sorunsuz bir yolunu sağlayın.

Özetle

• Sistem devreye alınmadan önce tek seferlik eğitim oturumları gerekli ancak yeterli değil; ilk 30 ila 60 gün boyunca katmanlı destek planlayın.
• Oturumları platform özelliklerine değil, rollere ve gerçek iş akışlarına göre tasarlayın.
• Eğitim seansı sona erdikten çok sonra bile personelin bağımsız olarak tekrar başvurabileceği referans materyallerine yatırım yapın.
• Her oturumdan sonra geri bildirim alın ve bir sonraki oturumu iyileştirmek için kullanın.

Etkili eğitim, iyi yapılandırılmış bir ManageBac+ , OpenApply veya SchoolsBuddy uygulamasının personelin gerçekten güvenle kullandığı bir uygulamaya dönüşmesini sağlar. FariaSupport hizmet teklifinin bir parçası olarak eğitim oturumları sunmaktadır; planınız için hangi eğitimlerin mevcut olduğunu öğrenmek için destek sorumlunuzla iletişime geçin.

İlgili Makaleler

• Yeni Teknoloji İçin Okul Çapında Bir Değişim Yönetimi Planı Nasıl Oluşturulur?
• Dahili Bilgi Tabanı Oluşturma
• Sistem Değişikliklerinin Velilere, Personele ve Öğrencilere Nasıl İletileceği
• Veri Yönetiminde En İyi Uygulamalar