Personeli yeni bir platforma alıştırmak bir zorluktur. Tüm veli ve öğrenci topluluğunu alıştırmak ise bambaşka bir zorluktur. Aileler, okul platformlarına farklı teknik bilgi seviyeleri, farklı cihazlar ve ne sıklıkla giriş yapmaları gerektiği ve giriş yaptıklarında ne yapmaları gerektiği konusunda farklı beklentilerle yaklaşırlar. Yapılandırılmış bir tanıtım olmadan, topluluğunuzun önemli bir kısmı platforma dahil olmayacaktır ve okul, platformun sağlamayı amaçladığı görünürlük ve iletişim avantajlarını kaybedecektir.

Bu kılavuz, hazırlıktan sürekli etkileşime kadar Faria platformlarını öğrenci ve veli topluluğunuza tanıtmanın temel adımlarını kapsamaktadır. İlkeler ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy ve Atlas platformlarında geçerlidir ve ilgili yerlerde platforma özgü notlar bulunmaktadır.

Faria ekibinden: En yüksek topluluk katılım oranlarına sahip okullar, tek bir karşılama e-postasına güvenmiyor. Platforma erişimi görünür, beklenen ve kolay bulunabilir hale getiriyorlar; bunu da oryantasyon oturumları, el kitapları, okul web sitesi bağlantıları ve velilerin ve öğrencilerin platformda aslında ne yapmaları gerektiği konusunda net iletişim yoluyla yapıyorlar.

Hoş Geldiniz E-postalarını Göndermeden Önce: Deneyimi Hazırlayın

Bir veli veya öğrenci hoş geldin e-postasını aldığı an, platform hakkındaki ilk izlenimini oluşturduğu andır. Karşılaştıkları deneyim eksikse - eksik sınıf verileri, boş not defterleri veya kafa karıştırıcı varsayılan görünüm - bu ilk izlenimi değiştirmek zordur.

Herhangi bir kullanıcı grubuna hoş geldin e-postası göndermeden önce, aşağıdakilerin yerine getirildiğinden emin olun:

• Öğrenci kayıtları eksiksiz ve doğru olmalıdır ; veliler çocuklarının profillerini görebilmeden önce isimler, sınıf seviyeleri, ders atamaları ve aile bağları doğrulanmalıdır.
• Platform, mevcut akademik yılı yansıtmalıdır ; dersler, üniteler ve ilgili içerik görünür olmalı ve doğru şekilde atanmalıdır; boş bir sisteme erişim izni vermeyin.
• İzinler doğru şekilde yapılandırılmış - ebeveynlerin görmeleri gerekenleri görebildiklerinden ve görmemeleri gerekenleri göremediklerinden emin olun; davetiye göndermeden önce bunu bir ebeveyn hesabından test edin.
• Hoş geldiniz e-postasındaki şifre sıfırlama bağlantıları gönderilmeye hazır - Faria platformlarındaki şifre sıfırlama bağlantıları genellikle 30 gün sonra geçerliliğini yitirir; ailelerin hesaplarını bağlantı süresi dolmadan önce etkinleştirmeleri için yeterli zaman tanımak amacıyla gönderimi doğru zamanlayın.

Girişinizi hazırlamak için test hesapları kullanın.

En etkili hazırlık adımlarından biri -ve en az kullanılanlardan biri- topluluğunuzdan önce öğrenci veya veli olarak platforma giriş yapmaktır. Bu, ailelerin neler yaşayacağını doğrudan görmenizi sağlar ve kafa karıştırıcı herhangi bir şeyi onlara ulaşmadan önce yakalamanıza olanak tanır.

• Hesabınıza bir test kullanıcısı ekleyin - okulunuzun sisteminde sahte bir öğrenci ve veli hesabı oluşturun ve her biri olarak giriş yapın. Test hesapları için ücret alınmayacaktır. Bu hesapları oryantasyon akşamlarında, veli bilgilendirme oturumlarında veya personel eğitimlerinde kullanarak platformu ailenin bakış açısından tanıtabilirsiniz.
• Demo hesap kimlik bilgilerini talep edin - ManageBac+ için, ManageBac+ Destek ekibiyle iletişime geçin. Kendi okulunuzun verileri hazır olmadan önce gösterimler için kullanışlı olan, önceden doldurulmuş veriler içeren bir demo hesaba erişim talebi gönderin.

Platformu lansmandan önce bir veli veya öğrenci hesabı üzerinden görüntülemek, yönetici tarafındaki testlerin ortaya çıkarmayacağı kurulum eksikliklerini belirlemenin en etkili yoludur.

Okulunuzun web sitesinde platform erişimini görünür hale getirin.

Altı ay önce gönderilen bir e-postanın içinde gizlenmiş olan giriş bağlantısına erişilemiyor. Veliler ve öğrenciler, e-posta kutularını aramadan okulun web sitesinden platform giriş bilgilerini bulabilmelidirler.

• Okul web sitenize doğrudan giriş bağlantıları ekleyin ; gezinme menünüze veya altbilginize "Veli Portalı", "Öğrenci Portalı" veya "Topluluk Girişi" bölümü ekleyin ve topluluğunuzun kullandığı her platforma açıkça etiketlenmiş bağlantılar verin.
• Okulunuzun e-postalarının altbilgisine platform bağlantıları ekleyin ; böylece her iletişim, ailelerin hesaplarına erişmek için nereye gittiklerini vurgulamış olur.
• Hem basılı hem de dijital el kitaplarına giriş URL'lerini ekleyin ; özellikle kayıt sırasında yeni aileler için; OpenApply kayıt onayı, yeni öğrenciler için ManageBac+ veya SchoolsBuddy giriş bilgilerini eklemek için doğal bir yerdir.
• Okulunuzun mevcut iletişim kanallarına (sınıf mesaj panoları, bültenler ve veli derneği kanalları gibi) bağlantılar ekleyin; her dönemin başında giriş bilgilerini tekrar paylaşmak için bu yerler oldukça kullanışlıdır.

Amaç, "Nereden giriş yapabilirim?" sorusunun asla bir destek talebi haline gelmemesidir. Cevap okulunuzun herkese açık web sitesinde hemen bulunamıyorsa, bu soru tekrar tekrar sorulacaktır.

Her hedef kitleye özel olarak uyarlanmış oryantasyon oturumları düzenleyin.

Öğrenciler ve veliler okul platformlarını farklı şekillerde kullanıyor ve farklı sorular soruyorlar. Her iki kitleyi de kapsamaya çalışan birleşik bir oryantasyon oturumu, iki kısa ve odaklanmış oturumdan daha az etkili olacaktır.

Öğrenciler için

Öğrencilerin en sık gerçekleştirdiği görevlere odaklanın: ödevlere ve son teslim tarihlerine erişme, çalışmaları gönderme, notları ve devamsızlıkları kontrol etme ve bildirimleri anlama. Canlı platform erişimiyle pratik ve görev tabanlı bir yaklaşım benimseyin. Mobil erişimi açıkça ele alın; çoğu öğrenci platformu öncelikle telefonlarından kullanacaktır.

Ebeveynler için

Ebeveynlerin takip edebilecekleri konulara odaklanın: çocuklarının akademik ilerlemesi, devamsızlığı, yaklaşan son teslim tarihleri ​​ve okul iletişimleri. Ne sıklıkla giriş yapmaları gerektiği ve endişe verici bir şey gördüklerinde ne yapmaları gerektiği konusunda bilgi verin. Mümkünse oturumu kaydedin, böylece katılamayan ebeveynler de erişim sağlayabilir.

Her yıl yeni aileler için

Platform oryantasyonunu, yeni ailelerin katılım sürecinize zorunlu bir adım olarak entegre edin, isteğe bağlı bir ek özellik olarak değil. Yıl ortasında katılan yeni aileler de aynı tanıtımı almalı; sadece bir hoş geldin e-postası gönderilip her şeyi kendilerinin çözeceği varsayılmamalıdır.

Bir Topluluk El Kitabı Oluşturun

Okulunuzun her platformu nasıl kullandığına dair özel bir veli ve öğrenci el kitabı, oluşturabileceğiniz en kalıcı oryantasyon araçlarından biridir. Oryantasyon oturumunun aksine, bir aile herhangi bir soru sorduğunda her zaman talep üzerine kullanılabilir. Faydalı bir el kitabı şunları kapsar:

• Okulunuzun her platform için özel giriş URL'si
• Platformda her kullanıcı türünün neler görebileceğini ve yapabileceğini öğrenin.
• Okul, velilerin ve öğrencilerin ne sıklıkla sisteme giriş yapmasını bekliyor?
• Hangi bildirimleri beklemeliyiz ve bunlar ne anlama geliyor?
• Giriş sorunu veya veriyle ilgili bir sorunuz varsa kiminle iletişime geçmelisiniz?
• Okula özgü platform kullanım politikaları

Hazır şablon el kitaplarını her zaman okulunuzun adı, logosu ve platforma özel URL'si ile özelleştirin. Genel bir URL'ye atıfta bulunan bir el kitabı, ailelere okullarına özel bir kılavuz yerine bir form belgesi aldıkları sinyalini verir.

Sıkça Sorulan Sorular

Öğrencilere ve velilere hoş geldin e-postalarını ne zaman göndermeliyiz?

Platform tamamen kurulup hazır hale geldikten sonra hoş geldiniz e-postalarını gönderin, öncesinde değil. Bunları okula dönüş töreninden, oryantasyon oturumundan veya yeni dönemin başlangıcından sonra gönderebilirsiniz. Şifre etkinleştirme bağlantıları 30 gün sonra geçerliliğini yitirir, bu nedenle ailelere harekete geçmeleri için yeterli zaman tanımak amacıyla gönderim zamanınızı ayarlayın.

Ebeveynler ve öğrenciler, içerik hazır olmadan önce onu görebilirler mi?

ManageBac+ ta öğretmenler, üniteleri yayınlanmaya hazır olana kadar öğrenci ve velilerin göremeyeceği şekilde "Taslak" olarak işaretleyebilirler. Bu ayarın tutarlı bir şekilde kullanıldığından emin olmak için öğretmen kadronuzla teyit edin; veliler ilk giriş yaptıklarında boş veya tamamlanmamış ünitelerle karşılaşmamalıdır.

Platform üzerinden velilere düzenli haber ve güncellemeleri nasıl gönderebiliriz?

ManageBac+ tüm velilere veya belirli sınıf gruplarına haber göndermek için bir Veli Derneği mesaj panosu içerir. SchoolsBuddy ailelere doğrudan mesajlaşma ve etkinlik iletişimi desteği sunar. Bu platform içi kanalları mevcut iletişim yöntemlerinizle birlikte kullanarak, velilerin platformu yalnızca giriş istemleriyle değil, yararlı ve düzenli içerikle ilişkilendirme olasılığını artırın.

İlk tanışmanın ardından iletişimi kesen aileler ne olacak peki?

İlk dönemde katılım eksikliği yaygındır ve aileler platformun çocuklarının günlük okul deneyimiyle nasıl bağlantılı olduğunu anladıktan sonra bu durum düzelir. Her dönemin başında giriş bağlantısını ve temel özelliklerin hatırlatıcısını tekrar gösterin. Önemsiz olaylar için çok fazla bildirim göndermekten kaçının; çok fazla düşük değerli uyarı alan aileler bunların hepsini görmezden gelmeyi öğrenir.

Özetle

• Hoş geldin e-postalarını göndermeden önce platform deneyimini hazırlayın; aileler ilk girişlerinde eksiksiz ve doğru bir sistemle karşılaşmalıdır.
• Okulunuzun web sitesine, e-posta imza bilgilerine ve el kitaplarına doğrudan giriş bağlantıları ekleyerek platforma erişimin her zaman kolayca bulunmasını sağlayın.
• Öğrenciler ve veliler için ayrı, özel olarak hazırlanmış oryantasyon oturumları düzenleyin; birleştirilmiş oturumlar her iki kitle için de daha az etkilidir.
• Okulunuzun URL adresini, beklentilerini ve yönergelerini içeren bir topluluk el kitabı oluşturun; şablonları her zaman okulunuzun adı ve logosuyla özelleştirin.

Faria ekibi, ManageBac+ , OpenApply , SchoolsBuddy ve Atlas için topluluk entegrasyonunu kapsayan isteğe bağlı web seminerleri düzenlemektedir. Tüm kütüphaneye erişmek için events.faria.org/on-demand-webinars adresini ziyaret edin.

İlgili Makaleler

• Okul Topluluğunuz İçin Giriş Beklentilerinin Belirlenmesi
• Sistem Değişikliklerinin Velilere, Personele ve Öğrencilere Nasıl İletileceği
• Etkili ve Kalıcı Personel Eğitimleri Düzenlemek
• Yeni Teknoloji İçin Okul Çapında Bir Değişim Yönetimi Planı Nasıl Oluşturulur?