Modèle : Planificateur de communication des candidats OpenApply
Un document de planification PDF imprimable qui répertorie toutes les communications que votre école envoie aux familles des candidats tout au long du processus d'admission, garantissant ainsi qu'aucun détail n'est oublié et que les responsabilités sont clairement définies avant l'ouverture de la saison.
Les familles attendent une communication rapide et précise tout au long du processus d'admission. En l'absence de plan de communication formalisé, les courriels sont envoyés en retard, les modèles contiennent des informations obsolètes et différents membres du personnel adressent des messages contradictoires à une même famille. Le Planificateur de communication avec les candidats offre à votre équipe d'admission un document de référence unique qui recense chaque interaction, de la première demande d'information à l'inscription.
Il est conçu pour être rempli avant l'ouverture de la période d'admission et révisé annuellement – et non pas rédigé une fois pour toutes et oublié.
De la part de l'équipe OpenApply : La cause la plus fréquente des plaintes des familles pendant la période d'admission n'est pas un problème technique, mais un manque de communication. Soit un message n'a pas été envoyé, soit il a été envoyé trop tard, soit il contenait des informations erronées. Cet outil a été conçu pour remédier à ces trois problèmes.
Contenu de l'agenda
Le PDF est structuré en trois parties :
- Partie 1 - Cartographie des communications du processus : un tableau répertoriant 19 points de contact pour chaque étape, de la demande initiale au refus ou au retrait, avec des colonnes pour le calendrier, le canal et les notes du responsable. Ajoutez ou supprimez des lignes pour l'adapter au processus de votre établissement.
- Partie 2 - Liste de vérification de pré-saison - 10 points à confirmer avant l'ouverture de la saison, concernant l'exactitude du modèle automatisé, la mise en forme mobile, les adresses de réponse et la signature du directeur des admissions.
- Partie 3 - Registre de propriété des communications - indique qui est propriétaire de chaque type de communication, quand le plan a été révisé pour la dernière fois et quand la prochaine révision est prévue.
Comment utiliser ce modèle
- Réalisez la première partie en équipe : réunissez le directeur des admissions et tous les gestionnaires OpenApply lors d’une séance unique afin de recenser toutes les communications. Cette méthode permet de déceler plus rapidement les lacunes et les incohérences qu’un examen individuel.
- Utilisez le planificateur comme une liste de vérification de pré-saison : travaillez sur la partie 2 quatre à six semaines avant le début de la saison et assurez-vous que chaque modèle d’e-mail automatisé est correct avant l’arrivée des candidatures.
- Mise à jour après chaque saison : notez toutes les communications ajoutées, modifiées ou supprimées pendant la saison et mettez à jour le planificateur avant de le déposer.
- Partagez cette information avec tout le personnel des admissions : toute personne traitant les demandes des candidats doit savoir quelles communications sont envoyées à chaque étape et qui en est responsable.
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Planificateur de communication des candidats OpenApply PDF - à réviser annuellement avant la période d'admission |
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En résumé
- Terminez la partie 1 en équipe avant le début de la saison : cartographier chaque point de contact permet de mettre en évidence les lacunes que l’analyse individuelle ne détecte pas.
- Utilisez la partie 2 comme liste de vérification pour la validation de pré-saison quatre à six semaines avant l'ouverture des candidatures.
- Mettez à jour le planificateur après chaque saison et conservez-le comme trace écrite de la gestion des communications.
L'équipe d'assistance OpenApply peut vous aider à configurer les modèles d'e-mails automatisés et les déclencheurs.