Pourquoi les familles candidates ne remplissent pas les formulaires : ce que constatent les services d’assistance et comment y remédier
Du service d'assistance OpenApply : les schémas d'abandon de formulaires que nous constatons le plus souvent et les changements pratiques qui améliorent les taux de remplissage.
Une question qui revient souvent de la part des équipes d'admission est une variante de : « Les familles commencent leur dossier de candidature mais ne le terminent jamais ; pourquoi ? » Parfois, il s'agit réellement d'une décision d'abandonner. Mais bien souvent, lorsque nous analysons les données, un dossier incomplet révèle qu'un problème dans le processus de candidature pose problème.
Voici les tendances que nous observons le plus fréquemment, et ce que les écoles peuvent faire pour chacune d'elles.
Analyse du service d'assistance : L'abandon de formulaire est rarement aléatoire. Lorsque nous examinons les points de blocage des familles, un élément commun se dégage presque toujours : un champ mal interprété, un document à télécharger de manière inattendue ou une page qui ne s'affiche pas correctement sur mobile. Identifier ce point de blocage est la première étape pour résoudre tout problème.
Le formulaire est trop long.
C'est la cause la plus simple et la plus fréquente. Les écoles accumulent les champs au fil du temps – chacun ajouté pour une bonne raison – et finissent par avoir un formulaire qui prend 40 minutes à remplir la première fois. Les familles, très occupées, commencent, sont interrompues et n'y reviennent pas.
Que faire : Examinez attentivement chaque champ de votre formulaire de candidature et demandez-vous s’il est réellement nécessaire dès la première étape. Des informations telles que les détails concernant la fratrie, les préférences de transport et la taille des uniformes n’ont pas besoin de figurer sur le premier formulaire rempli par une famille. Déplacez les champs non essentiels vers un formulaire d’inscription secondaire que les familles rempliront après avoir reçu une offre. Une candidature initiale concise de 15 à 20 minutes sera systématiquement complétée plus rapidement qu’une candidature exhaustive de 40 minutes.
L'étape de téléchargement de documents crée un blocage
Le téléchargement des documents requis est l'un des points d'abandon les plus fréquents sur OpenApply . Une famille arrive à la section de téléchargement, n'a pas le fichier prêt et compte revenir plus tard, mais ne le fait jamais. C'est particulièrement fréquent pour les documents tels que les bulletins scolaires, les dossiers médicaux ou les scans de passeport qui nécessitent une certaine préparation.
Que faire : Envisagez de rendre le téléchargement de documents non bloquant lors de la soumission initiale. Permettez aux familles de soumettre le formulaire de demande et de télécharger les documents séparément dans un délai défini (généralement de cinq à sept jours). Cela dissocie le remplissage du formulaire de la collecte des documents et réduit considérablement les abandons à cette étape. Ajoutez un rappel automatique clair pour les documents manquants plutôt que de compter sur la mémoire des familles.
Le formulaire ne fonctionne pas correctement sur mobile.
Une part importante des parents commencent à remplir les formulaires de demande sur un appareil mobile, souvent pendant leurs trajets ou dans une salle d'attente. Si votre formulaire comporte des champs difficiles à utiliser sur un petit écran, ou si le téléchargement de documents présente des dysfonctionnements sur mobile, vous risquez de perdre ces familles.
Procédure : Effectuez un test complet de votre formulaire de candidature sur votre téléphone portable (et non en mode aperçu mobile de votre navigateur). Portez une attention particulière aux listes déroulantes, aux sélecteurs de date et aux boutons de téléchargement de fichiers. Si vous rencontrez un problème ou si un élément ne fonctionne pas, veuillez contacter l’assistance OpenApply afin que nous puissions examiner le comportement du champ concerné. Ce test prend moins de 20 minutes et il est conseillé de le réaliser avant chaque période d’admission.
Les frais de dossier créent des frictions inattendues
Lorsque les écoles facturent des frais d'inscription, l'étape du paiement constitue un point d'achoppement récurrent – pas toujours parce que les familles s'opposent aux frais, mais parce que le processus de paiement introduit des étapes inattendues ou que les modes de paiement acceptés ne correspondent pas aux ressources disponibles pour la famille.
Que faire : Vérifiez votre configuration de paiement et assurez-vous que les modes de paiement acceptés sont clairement indiqués avant que les familles n’atteignent l’étape du paiement, et pas seulement au moment du paiement. Si votre établissement accepte le virement bancaire comme alternative au paiement par carte, indiquez-le dès le début du processus d’inscription. Réfléchissez à la nécessité d’une procédure d’exonération des frais et assurez-vous qu’elle soit facilement accessible aux familles qui pourraient en avoir besoin.
Les familles ne savent pas comment revenir sur une demande incomplète
OpenApply enregistre automatiquement la progression des demandes, mais de nombreuses familles l'ignorent. Elles commencent un formulaire, ferment leur navigateur et pensent avoir perdu leur progression ; elles n'y reviennent donc pas.
Que faire : Ajoutez des informations claires à votre portail de candidature expliquant que la progression est enregistrée automatiquement et que les familles peuvent revenir compléter le formulaire en utilisant leurs identifiants. Incluez un lien direct vers la candidature incomplète dans vos courriels de rappel automatiques. Ce simple changement – rendre la procédure pour « revenir à sa candidature » évidente – permet de récupérer systématiquement les candidatures incomplètes qui seraient autrement abandonnées.
En résumé
- Les formulaires longs sont la cause la plus fréquente d'abandon ; déplacez les champs non essentiels vers un formulaire d'inscription postérieur à l'offre d'admission.
- Rendez le téléchargement de documents non bloquant lors de la soumission initiale et effectuez un suivi avec des rappels ciblés.
- Testez votre formulaire sur un véritable appareil mobile avant chaque ouverture de période d'admission.
- Il est important de bien faire comprendre aux familles que leur progression est enregistrée et qu'elles peuvent reprendre une demande incomplète.
Si vous constatez des taux d'abandon élevés sur OpenApply et que vous n'en identifiez pas la cause, veuillez ouvrir un ticket auprès du service d'assistance. Indiquez-nous l'étape à laquelle les applications sont le plus souvent bloquées ; nous pourrons ainsi vous aider à en trouver la cause.