Préparez votre compte OpenApply avant l'ouverture de la période d'admission

Un guide de préparation de pré-saison de l'équipe OpenApply - couvrant la configuration du processus, les formulaires, les communications et les contrôles qui permettent d'éviter le chaos une fois que les candidatures commencent à arriver.

La période des admissions n'attend personne. Dès que les candidatures commencent à affluer, l'attention de votre équipe se porte entièrement sur les familles, et il reste peu de temps pour résoudre les problèmes de configuration, mettre à jour les formulaires ou repenser les processus. Les établissements qui gèrent les admissions les plus fluides sont ceux qui investissent dans la mise en place de leur système pendant les semaines plus calmes qui précèdent l'ouverture de la période.

Ce guide, rédigé par l'équipe OpenApply accompagne les responsables des admissions et les directeurs d'établissement dans l'examen des points clés à vérifier avant la réception des premières candidatures. Il est tout aussi utile aux établissements qui préparent leur première campagne d'admission sur OpenApply qu'à ceux qui en sont à leur troisième ou quatrième cycle et souhaitent optimiser leur configuration.

De la part de l'équipe OpenApply : La principale source de stress pendant la période des admissions n'est pas le nombre de candidatures, mais les problèmes de configuration évitables. Une revue structurée en amont, idéalement réalisée quatre à six semaines avant l'ouverture des inscriptions, permet d'éliminer la plupart de ces problèmes avant même que les familles n'accèdent à votre portail de candidature.

Vérifiez la configuration de votre pipeline et de vos étapes

Votre processus d'admission est essentiel à votre configuration OpenApply . Avant l'ouverture de la période de candidature, assurez-vous qu'il reflète fidèlement la manière dont votre établissement traite actuellement les demandes, et non sa configuration d'il y a deux ans, qui pourrait ne plus correspondre aux pratiques actuelles.

Discutez des questions suivantes avec votre responsable des admissions :

Chaque étape du processus a-t-elle une définition claire et un responsable désigné chargé de faire progresser les applications à travers elle ?
Les noms des étapes ont-ils une signification pour tous les membres de l'équipe des admissions, y compris le personnel qui a rejoint l'équipe depuis la dernière configuration du processus ?
Existe-t-il des étapes où les applications se bloquent régulièrement ? Si oui, s’agit-il d’un problème de flux de travail, de personnel ou de configuration ?
Votre processus comprend-il des étapes pour les candidats dont la demande a été reportée, les familles sur liste d'attente et les demandes retirées ? Ces étapes sont-elles gérées de manière cohérente ?
Si votre établissement scolaire pratique l'admission continue sur plusieurs points d'entrée ou niveaux d'études, la structure du parcours reflète-t-elle cela, ou tout est-il canalisé par un seul flux linéaire ?

Si votre processus de traitement des demandes n'a pas été revu depuis plus d'un an, traitez-le en priorité. Un processus obsolète engendre de la confusion chez le personnel et des retards pour les familles.

Vérifiez vos formulaires de demande

Les formulaires de demande s'accumulent au fil du temps. Des champs sont ajoutés pour répondre aux demandes ponctuelles, certaines sections deviennent obsolètes suite à l'évolution des politiques scolaires, et le nombre de champs obligatoires augmente jusqu'à ce que le formulaire devienne inutilement long. Un formulaire long ou complexe accroît le taux d'abandon et génère davantage de questions de la part des familles.

Avant le début de la saison, examinez chaque formulaire avec un regard neuf et posez-vous les questions suivantes :

Chaque champ est-il réellement nécessaire à ce stade de la demande ? Les informations qui ne sont requises qu’après l’émission d’une offre n’ont pas leur place sur le formulaire de demande initial.
Les champs obligatoires sont-ils clairement et systématiquement indiqués ? Les familles ne devraient jamais être surprises par une erreur de validation lors de la soumission d’un formulaire parce qu’un champ obligatoire n’était pas signalé.
La langue utilisée est-elle adaptée à votre communauté scolaire ? Dans les écoles multilingues, il convient de vérifier que les consignes essentielles sont accessibles aux familles dont la langue maternelle n’est pas l’anglais.
Certains champs sont-ils devenus obsolètes suite à des changements de politique scolaire, de structure des programmes ou de dénomination des niveaux scolaires ? Les champs obsolètes créent de la confusion et polluent vos données de candidats.

Veuillez effectuer un test complet de votre formulaire de candidature via le portail famille avant le début de la saison. C'est le moyen le plus efficace de détecter les problèmes invisibles pour l'administrateur.

Examiner les communications automatisées

Les communications automatisées par courriel d' OpenApply sont souvent configurées lors de la mise en œuvre initiale et rarement revues. Avant le début de la saison, vérifiez chaque message automatisé que les familles recevront et contrôlez les points suivants :

Communication	Que vérifier
Demande reçue confirmation	Nom de l'établissement scolaire correct, coordonnées et calendrier réaliste ; ne contient pas d'informations obsolètes concernant les frais de scolarité ou les dates de rentrée.
notifications de transition d'étape	Les déclencheurs sont correctement configurés ; le ton des messages est adapté à l'étape (par exemple, une invitation à une évaluation ne doit pas utiliser le même modèle qu'une mise à jour générale).
Courriels de demande de documents	Les documents requis sont correctement listés ; les dates limites mentionnées dans le courriel correspondent à votre calendrier d’admission.
Communications relatives aux offres et aux inscriptions	Le modèle de lettre d'offre reflète les informations relatives aux frais de scolarité de l'année en cours ; les étapes de confirmation d'inscription sont clairement expliquées.
Notifications de refus et de liste d'attente	Le ton est approprié et conforme aux normes de communication de votre établissement ; aucune référence obsolète à des membres du personnel ou à des contacts spécifiques n’est faite.

Envoyez des courriels de test à une adresse personnelle et lisez-les comme le ferait un membre de la famille. Ce qui paraît évident pour l'administrateur est souvent perçu très différemment par le destinataire.

Confirmer l'accès et les responsabilités de l'équipe

Avant le début de la saison, assurez-vous que toutes les personnes ayant besoin d'accéder à OpenApply y ont accès, et que personne n'y ayant pas accès ne le possède encore suite à un cycle précédent.

Effectuez un audit des autorisations des utilisateurs et désactivez tous les comptes des membres du personnel qui ont quitté l'entreprise ou changé de poste depuis la saison dernière.
Confirmer que les nouveaux membres du personnel des admissions ont été intégrés et comprennent leur rôle dans le processus.
Préciser qui est autorisé à faire des offres, à classer les candidatures comme refusées et à accéder aux données financières ou sensibles des candidats.
Désignez un contact principal OpenApply qui sera le premier point de contact pour les questions de l'équipe et le principal interlocuteur de FariaSupport pendant la saison.

Liste de vérification de préparation d'avant-saison

Zone	Action	Fait?
Pipeline	Examiné et confirmé par rapport au processus d'admission actuel	☐
Formulaires de demande	Soumission complète du test effectuée depuis le portail familial	☐
Courriels automatisés	Tous les modèles ont été vérifiés et envoyés à titre de test ; les dates et les tarifs ont été mis à jour.	☐
Accès utilisateur	Autorisations vérifiées ; nouveaux employés intégrés ; comptes des employés ayant quitté l'entreprise désactivés.	☐
Exigences en matière de documents	La liste des documents requis a été vérifiée et confirmée pour chaque point d'entrée.	☐
Capacité d'admission	Les capacités par année scolaire sont confirmées et définies dans OpenApply	☐
Contactez FariaSupport	Contact principal OpenApply confirmé ; plan de soutien examiné	☐

En résumé

Finalisez votre bilan de pré-saison quatre à six semaines avant l'ouverture des candidatures, et non la semaine précédente.
Testez votre formulaire de demande depuis le portail familial ; ce qui est clair du côté de l’administrateur est souvent source de confusion du côté de la famille.
Vérifiez toutes les communications automatisées et mettez à jour les dates, les frais ou les coordonnées obsolètes.
Confirmez l'accès de l'équipe et désignez un contact principal OpenApply avant le début de la saison.

L'équipe OpenApply est prête à vous accompagner dans la préparation de votre campagne d'admission. Si vous souhaitez bénéficier d'une présentation guidée de votre processus et de la configuration de vos formulaires, contactez votre représentant FariaSupport pour organiser une session avant l'ouverture de votre campagne d'admission.