Configuración de la actividad SchoolsBuddy : Los pasos de configuración que la mayoría de las escuelas pasan por alto.
Desde el servicio de asistencia SchoolsBuddy : las deficiencias de configuración que provocan la mayoría de los problemas evitables y las comprobaciones que conviene realizar antes de que cualquier actividad esté disponible para los padres.
Configurar una actividad parece sencillo: crearla, fijar las fechas y abrirla a los padres. Sin embargo, las consultas que recibimos con mayor frecuencia provienen de escuelas donde se omitió o configuró incorrectamente algún paso del proceso, y ahora los padres tienen una experiencia confusa o las inscripciones llegan con información incompleta.
Estos son los pasos de configuración que vemos que se omiten con mayor frecuencia, y por qué cada uno de ellos es importante.
Información del servicio de asistencia: La mayoría de los problemas con las actividades SchoolsBuddy llegan a los padres antes de que contacten con el servicio de asistencia. Un límite de capacidad faltante indica sobreventa. Un filtro de elegibilidad faltante provoca que se registren estudiantes del año incorrecto. Un enlace de pago faltante indica que las familias completan el formulario pero no realizan el pago. El mejor momento para detectar estos problemas es durante un registro de prueba antes de que la actividad se active.
Paso 1 omitido: Establecer la capacidad de los participantes
El problema de sobreventa más común con el que me encuentro tiene una causa sencilla: el campo de capacidad se dejó en blanco o se estableció con un número irrealmente alto. Cuando SchoolsBuddy no tiene un límite de capacidad establecido, acepta todas las inscripciones que recibe.
Qué hacer: Establezca una capacidad realista de participantes para cada actividad antes de su lanzamiento, incluyendo un pequeño margen si desea gestionar una lista de espera corta. Si la actividad realmente no tiene un límite máximo, establezca un número que refleje su capacidad operativa máxima (tamaño de la sala, equipo disponible, proporción de personal) en lugar de dejar el campo en blanco. Revise la configuración de capacidad cada vez que copie la actividad para una nueva temporada.
Paso 2 omitido: Filtros de elegibilidad
Los filtros de elegibilidad por nivel de curso y grupo existen para garantizar que solo los alumnos adecuados puedan inscribirse en una actividad determinada. Con frecuencia, estos filtros no están configurados o son demasiado generales, lo que provoca que los alumnos se inscriban en actividades que no corresponden a su nivel o, en algunos casos, que alumnos de la sección escolar equivocada vean actividades a las que no deberían tener acceso.
Qué hacer: Para cada actividad, especifique claramente los niveles o grupos de estudiantes elegibles en lugar de dejar el filtro abierto. Si una actividad está abierta a todos los estudiantes, confirme que esto es intencional antes de dejar el filtro en blanco. Después de configurar la elegibilidad, inicie sesión con la cuenta de un padre o tutor de un estudiante que no cumpla con los requisitos y confirme que la actividad no le aparece. Esta comprobación de dos minutos evita mucha confusión.
Paso 3 omitido: Configuración de pago
Las actividades de pago suelen publicarse sin que el enlace de pago esté configurado correctamente. Los padres completan el formulario de inscripción, reciben una confirmación y dan por hecho que sus hijos están matriculados, pero el colegio no tiene constancia del pago y la plaza no está confirmada.
Qué hacer: Para cualquier actividad de pago, pruebe el proceso de pago completo antes de abrir la inscripción. Confirme que el importe sea correcto, que la pasarela de pago esté conectada y que el correo electrónico de confirmación indique claramente si la inscripción está condicionada a la recepción del pago. Si su centro educativo utiliza transferencia bancaria en lugar de pago en línea, confirme que las instrucciones de pago del correo electrónico de confirmación sean correctas e incluyan el formato de referencia adecuado para la conciliación.
Paso 4 omitido: Fechas del período de inscripción
Las fechas de apertura y cierre de inscripción se configuran en SchoolsBuddy a nivel de actividad. Con frecuencia, observo actividades en las que la fecha de cierre no se actualizó al copiar la actividad de una temporada anterior, lo que significa que la inscripción cerró semanas antes de lo previsto o, en algunos casos, la actividad nunca estuvo abierta a los padres a pesar de aparecer en el portal.
Qué hacer: Al crear o copiar cualquier actividad, lo primero que debe verificar y actualizar son las fechas del período de inscripción, no un detalle secundario. Después de establecer las fechas, consulte la actividad en el portal para padres y confirme que aparece como abierta para la inscripción. Si no aparece, el período de inscripción aún no se ha abierto o ya se ha cerrado; conviene verificar ambas situaciones antes de enviar una comunicación a las familias.
Paso 5 omitido: Asignación de personal y líderes
Las actividades que se publican sin un responsable designado generan dos problemas: los padres no tienen un punto de contacto visible en los detalles de la actividad, y la escuela no tiene a una persona responsable de la actividad registrada en SchoolsBuddy . Esto también afecta al control de asistencia si se espera que el responsable de la actividad registre la asistencia a través de la plataforma.
Qué hacer: Asigne al menos un miembro del personal a cada actividad antes de su lanzamiento. Confirme que el miembro del personal asignado tenga una cuenta SchoolsBuddy con el nivel de acceso adecuado. Si el responsable de la actividad cambia durante la temporada, actualice la asignación en lugar de mantener al responsable anterior.
En resumen
- Configure la capacidad de participantes, los filtros de elegibilidad, la configuración de pago, las fechas del período de inscripción y la asignación de personal antes de que se active cada actividad.
- Antes de habilitar cualquier actividad para las familias, complete un registro de prueba desde la cuenta de un padre/madre; esto permite detectar la mayoría de los problemas de configuración en cuestión de minutos.
- Al copiar actividades de temporadas anteriores, considere que estas cinco configuraciones requieren una revisión completa; no dé por sentado que se transfirieron correctamente.
El servicio de asistencia SchoolsBuddy está disponible para ayudar con las revisiones de configuración de actividades antes de que se abran los principales períodos de inscripción.