Los cambios de temporada son uno de los periodos de mayor actividad para nuestro equipo. Los colegios que tienen un proceso de transición claro lo superan sin problemas; los que no, suelen encontrarse a principios de septiembre con una mezcla de actividades del año pasado aún visibles para los padres, actividades de este año aún sin configurar y una cola de soporte llena de mensajes del tipo "¿Por qué mi padre/madre todavía puede ver la inscripción de fútbol del trimestre pasado?".

Aquí te explicamos cómo realizar una transición sin interrupciones en SchoolsBuddy : qué hacer, en qué orden y cuándo.

Consejo del servicio de asistencia: El error más común al realizar el cambio de temporada es hacerlo todo en el orden incorrecto: publicar las nuevas actividades antes de archivar las antiguas, o archivar las antiguas antes de exportar los datos que aún se necesitan. El orden es fundamental. Si se sigue un orden definido, el cambio de temporada se realiza en una tarde. Si se comete un error en el orden, se pueden pasar días solucionándolo.

Paso 1: Exporta los datos antes de archivar nada.

Antes de modificar las actividades de la temporada anterior, exporte los datos que necesite conservar. Una vez archivada una actividad, los datos se siguen almacenando en SchoolsBuddy , pero su acceso es menos inmediato. Algunos informes que podría necesitar al finalizar la temporada son:

• Registros de participación (quién asistió a qué actividades y con qué frecuencia)
• Registros de inscripción y pago para cualquier actividad de pago.
• Respuestas al formulario de consentimiento para actividades fuera del sitio o residenciales
• Registros de asistencia si estos se incluyen en los informes pastorales o de actividades extracurriculares.

Exporta estos datos antes de que termine la temporada, no después. Esperar hasta necesitar un informe y luego darse cuenta de que es más difícil acceder a los datos durante la temporada cerrada añade una urgencia innecesaria a lo que debería ser un paso rutinario.

Paso 2: Cerrar la inscripción para las actividades de la temporada saliente.

Antes de archivar las actividades, cierre las inscripciones para todas las actividades de la temporada que finalizan. Esto las elimina del portal para padres, impidiendo que las familias se inscriban en actividades que ya no están en curso, a la vez que mantiene los datos de la actividad accesibles en su panel de administración para el paso de exportación de datos.

Un error común es archivar las actividades directamente sin cerrar primero el registro. Si se archiva una actividad mientras el registro aún está abierto, algunas vistas principales pueden comportarse de forma inesperada según la caché del navegador y la frecuencia de actualización del portal. Cierre el registro, confirme que la actividad ha desaparecido del portal principal y, a continuación, archívela.

Paso 3: Copiar y configurar las actividades de la nueva temporada.

SchoolsBuddy te permite copiar actividades de una temporada anterior como punto de partida para la nueva. Esto ahorra mucho tiempo, pero conlleva un riesgo: las actividades copiadas conservan la configuración de la temporada anterior, incluyendo fechas, capacidad y periodos de inscripción, que deben actualizarse antes de que la nueva actividad esté disponible.

Al copiar actividades para una nueva temporada, revise cada configuración individualmente, en lugar de limitarse a actualizar los campos de fecha. Las cinco configuraciones que suelen pasarse por alto al copiar son las mismas que se mencionan en el artículo sobre la configuración de actividades: capacidad, filtros de elegibilidad, configuración de pago, fechas del período de inscripción y asignación de personal. Revise las cinco configuraciones para cada actividad copiada.

Paso 4: Realizar una prueba antes de abrir la inscripción a los padres.

Antes de abrir la inscripción para cualquier actividad de la nueva temporada, inicie sesión como padre/madre o tutor y complete una prueba de inscripción. Confirme que la actividad aparece correctamente, que el formulario de inscripción funciona, que el proceso de pago (si corresponde) se completa sin errores y que el correo electrónico de confirmación contiene información precisa.

Esta prueba no debería durar más de 10 minutos por tipo de actividad. Para las escuelas con muchas actividades, pruebe una de cada tipo (una actividad gratuita, una de pago y una con formulario de consentimiento) en lugar de probarlas todas individualmente. Si estos tres tipos funcionan correctamente, es probable que los demás estén configurados de forma consistente.

Momento oportuno: cuándo realizar cada paso

En resumen

• Siga la secuencia de transición: exporte los datos, cierre el registro, archive, copie y configure las nuevas actividades, pruebe y, finalmente, abra el acceso a los padres.
• Exportar los datos de participación, pago y consentimiento antes de archivarlos, no después.
• Considere que cada ajuste de una actividad copiada requiere revisión; no dé por sentado que los cambios de fecha son la única actualización necesaria.
• Comience los preparativos para la transición al menos una semana antes de que la nueva temporada se abra para los padres, no el día anterior.

El servicio de asistencia SchoolsBuddy está disponible para guiarte en el proceso de transición entre temporadas escolares. Contáctanos a través de tu plan FariaSupport y programaremos una sesión guiada.

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