SchoolsBuddy es la plataforma con la que los padres interactúan más directamente para actividades, clubes, transporte y autorizaciones. Por eso, la secretaría es el primer punto de contacto cuando algo no funciona como un padre espera, algo que ocurre con frecuencia, sobre todo al inicio de un nuevo curso o cuando una nueva familia se incorpora al colegio.

Esta guía sirve de referencia para el personal administrativo y de recepción. Cubre las consultas más frecuentes, explica qué sucede exactamente en SchoolsBuddy cuando se presenta cada problema y ofrece la solución más rápida. Manténgala abierta junto con SchoolsBuddy durante los periodos de mayor actividad.

Es bueno saberlo: Muchas consultas de los padres SchoolsBuddy tienen una respuesta sencilla que puede brindar desde la recepción sin necesidad de escalar el problema. Las que sí requieren escalamiento suelen estar relacionadas con problemas de acceso a la cuenta que afectan a varias familias, problemas de pago o errores de configuración de la actividad; estos deben dirigirse a la persona que administra SchoolsBuddy en su escuela o a FariaSupport .

Inicio de sesión y consultas de cuenta

"No puedo iniciar sesión en SchoolsBuddy "

Causa más probable: El padre o la madre ha olvidado su contraseña, está utilizando una dirección de correo electrónico incorrecta o su cuenta aún no ha sido activada.

Qué hacer: Pregunte al padre o tutor qué dirección de correo electrónico utilizó para registrarse. Busque la cuenta en SchoolsBuddy y confirme el correo electrónico registrado. Si la cuenta existe, envíe una solicitud de restablecimiento de contraseña desde el perfil del padre o tutor. Si no existe ninguna cuenta con ese correo electrónico, verifique si se registró con una dirección diferente o si su cuenta aún no se ha creado; a veces, las familias nuevas intentan iniciar sesión antes de que la escuela les envíe el correo electrónico de bienvenida.

"Nunca recibí mi correo electrónico de bienvenida"

Causa más probable: El correo electrónico fue a parar a la carpeta de correo no deseado, se envió a la dirección incorrecta o la cuenta aún no estaba configurada cuando el padre o tutor esperaba recibirla.

Qué hacer: Pida al padre o tutor que revise primero su carpeta de correo no deseado o spam. Los correos de bienvenida de SchoolsBuddy a veces se filtran, sobre todo los de direcciones de correo electrónico escolares con filtros estrictos. Si realmente no está allí, verifique la dirección de correo electrónico registrada en SchoolsBuddy y vuelva a enviar el correo de bienvenida. Si la dirección registrada es incorrecta, corríjala primero y luego vuelva a enviarlo.

"Mi hijo no aparece en mi cuenta SchoolsBuddy ".

Causa más probable: El vínculo entre padres e hijos no se configuró correctamente al crear las cuentas, o bien el estudiante se añadió después de que se creara la cuenta de los padres y no se estableció el vínculo.

Qué hacer: Abra la cuenta del padre/madre en SchoolsBuddy y verifique qué estudiantes están vinculados. Si el niño no aparece, vincúlelo manualmente. Si el niño no aparece en SchoolsBuddy , verifique si se ha creado su registro de estudiante; los nuevos estudiantes deben agregarse a SchoolsBuddy antes de poder vincularlos a la cuenta de un padre/madre.

Consultas sobre actividades y registro

"No encuentro la actividad en la que mi hijo quiere inscribirse".

Causa más probable: La actividad aún no está abierta para inscripción, el plazo de inscripción ha finalizado o la actividad no es visible para el hijo/a del padre/madre debido a un filtro de elegibilidad por nivel de año.

Qué hacer: Consulta la actividad en SchoolsBuddy y confirma las fechas de inscripción y los requisitos de elegibilidad. Si el plazo aún no ha comenzado, informa al padre o tutor la fecha exacta de apertura. Si ya ha finalizado, confirma si es posible realizar inscripciones tardías; esta decisión corresponde al coordinador de la actividad, no a la secretaría. Si los filtros de elegibilidad impiden que el hijo/a vea la actividad, consulta con el coordinador para determinar si se debe hacer una excepción antes de modificar la configuración.

"Inscribí a mi hijo pero no he recibido confirmación".

Causa más probable: El correo electrónico de confirmación fue a parar a la carpeta de correo no deseado, el registro no se completó del todo o el correo electrónico automatizado no estaba configurado para esa actividad.

Qué hacer: Compruebe la actividad en SchoolsBuddy para confirmar si el niño aparece en la lista de participantes registrados. Si aparece, el registro se realizó correctamente y es probable que el correo electrónico de confirmación haya ido a la carpeta de correo no deseado. Aconseje al padre o tutor que revise esa carpeta y que añada las notificaciones de SchoolsBuddy a la lista de remitentes seguros. Si el niño no aparece en la lista, el registro no se completó. Pida al padre o tutor que vuelva a registrarlo y que permanezca en la pantalla de confirmación hasta que vea un mensaje de éxito.

"La actividad aparece como completa, pero queremos apuntarnos a la lista de espera".

Causa más probable: La actividad ha alcanzado su límite de participantes y la función de lista de espera puede estar o no habilitada.

Qué hacer: Compruebe la configuración de la actividad para ver si hay una lista de espera activa. Si la hay, indique al padre o tutor que se registre normalmente; SchoolsBuddy lo añadirá automáticamente a la lista de espera una vez que se alcance la capacidad máxima. Si no hay ninguna lista de espera configurada, esta decisión corresponde al coordinador de la actividad; no añada al alumno manualmente sin autorización, ya que esto anula la configuración de capacidad, que existe por una razón.

"¿Cómo puedo retirar a mi hijo/a de una actividad?"

Causa más probable: El padre o la madre no encuentra la opción de retiro o no está seguro de si puede retirar fondos en esta etapa.

Qué hacer: Consulta la política de tu escuela sobre la cancelación de actividades. Algunas escuelas permiten que los padres inicien la cancelación a través de SchoolsBuddy ; otras requieren que la escuela la procese. Si la cancelación la inician los padres, indícales que inicien sesión, busquen la actividad en las actividades registradas de su hijo y utilicen la opción de cancelación. Si la cancelación debe tramitarse a través de la escuela, confirma si hay algún costo asociado antes de procesarla.

Consultas sobre consentimiento y pago

"He completado el formulario de consentimiento, pero el sistema indica que aún está pendiente".

Causa más probable: El formulario de consentimiento no se envió por completo (es posible que el padre lo haya rellenado pero no haya pulsado el botón de envío final), o bien el formulario se envió pero aún no se ha actualizado en la vista de administrador.

Qué hacer: Verifique el registro de consentimiento en SchoolsBuddy . Si aparece como enviado, tranquilice al padre o tutor y confirme que su vista de administrador lo muestra como completado. Si realmente aparece como pendiente, pídale al padre o tutor que vuelva a iniciar sesión y verifique si hay algún formulario incompleto pendiente; debe buscar cualquier sección marcada como incompleta o un botón de envío final que no se haya pulsado.

"Pagué por una actividad, pero aún aparece como impaga".

Causa más probable: El pago se realizó pero aún no se ha conciliado, el pago no se procesó completamente o el padre pagó mediante transferencia bancaria pero la referencia no coincidía.

Qué hacer: Solicita al padre o tutor la confirmación de pago o la referencia bancaria. Consulta con la persona encargada de los pagos en tu escuela; es posible que pertenezca al departamento de finanzas en lugar de a la secretaría. No marques manualmente una actividad como pagada sin la confirmación del equipo correspondiente de que el pago se ha recibido y verificado.

Cuándo intensificar las medidas

La mayoría de las consultas de los padres SchoolsBuddy se pueden resolver desde la recepción. Si tiene alguna duda, comuníquese con el administrador de su sistema SchoolsBuddy o FariaSupport cuando:

• Varios padres están reportando el mismo problema al mismo tiempo; esto sugiere un problema del sistema o de configuración, en lugar de un problema con la cuenta individual.
• La cuenta de un padre aparece dañada o sus datos se muestran incorrectamente.
• Se realizó un pago, pero no se puede rastrear en el sistema.
• Una actividad muestra capacidad, elegibilidad o fechas incorrectas que usted no configuró y no puede explicar.
• Un padre no está contento con la forma en que se ha manejado un problema y está elevando la conversación.

En resumen

• La mayoría de las consultas de los padres SchoolsBuddy se dividen en cuatro categorías: problemas de inicio de sesión, problemas con el registro de actividades, consultas sobre el formulario de consentimiento y preguntas sobre pagos; conocer la causa probable de cada una ahorra mucho tiempo.
• Siempre revise el registro correspondiente en SchoolsBuddy antes de responder; la respuesta casi siempre es visible una vez que la consulta.
• No modifique los límites de capacidad, los filtros de elegibilidad ni el estado de pago sin la autorización del coordinador o del equipo financiero correspondiente.
• Si el mismo problema afecta a varias familias simultáneamente, debe escalar la incidencia; esto indica un problema de configuración, no un error individual del usuario.

Si surge algún problema SchoolsBuddy que no pueda resolverse desde la recepción, comuníquese con FariaSupport a través del plan de su escuela. Incluya el correo electrónico de la cuenta del padre/madre/tutor y el nombre de la actividad en su solicitud para agilizar la resolución.

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