إعداد أنشطة SchoolsBuddy : خطوات الإعداد التي تغفل عنها معظم المدارس
من مكتب دعم SchoolsBuddy - ثغرات الإعداد التي تسبب معظم المشاكل التي يمكن تجنبها، والفحوصات التي تستحق القيام بها قبل أن يتم إرسال أي نشاط إلى أولياء الأمور.
يبدو إعداد النشاط بسيطًا - إنشاء النشاط، وتحديد التواريخ، وإتاحته لأولياء الأمور. لكن معظم الشكاوى التي تصلنا تأتي من مدارس تم فيها تخطي خطوة من هذه العملية أو إعدادها بشكل خاطئ، مما يُسبب ارتباكًا لأولياء الأمور، أو أن التسجيلات تأتي بمعلومات غير مكتملة.
فيما يلي خطوات التكوين التي نلاحظ أنها تُغفل بشكل متكرر، ولماذا كل خطوة منها مهمة.
ملاحظة من فريق الدعم: تصل معظم مشاكل أنشطة SchoolsBuddy إلى أولياء الأمور قبل وصولها إلى فريق الدعم. فعدم وجود حد أقصى للسعة يعني تسجيل عدد زائد من الطلاب. وعدم وجود فلتر الأهلية يعني تسجيل طلاب من سنوات دراسية خاطئة. وعدم وجود رابط الدفع يعني قيام العائلات بتعبئة النموذج دون الدفع. وأفضل وقت لاكتشاف هذه المشاكل هو خلال التسجيل التجريبي قبل بدء النشاط.
الخطوة الأولى المفقودة: تحديد سعة المشاركين
أكثر مشاكل الحجز الزائد شيوعًا التي أواجهها لها سبب بسيط: ترك حقل السعة فارغًا أو ضبطه على رقم مرتفع بشكل غير واقعي. عندما لا يحدد SchoolsBuddy حدًا للسعة، فإنه يقبل جميع التسجيلات الواردة.
ما يجب فعله: حدد سعة واقعية للمشاركين في كل نشاط قبل إطلاقه، مع إضافة هامش أمان بسيط في حال رغبتك في إدارة قائمة انتظار قصيرة. إذا لم يكن للنشاط حد أقصى فعلي، فحدد رقمًا يعكس الحد الأقصى التشغيلي لديك - حجم القاعة، والمعدات المتاحة، ونسبة الموظفين - بدلاً من ترك الحقل فارغًا. راجع إعدادات السعة في كل مرة يتم فيها نسخ النشاط لموسم جديد.
الخطوة الثانية المفقودة: معايير الأهلية
توجد معايير الأهلية الخاصة بالمرحلة الدراسية والفئة العمرية لضمان تسجيل الطلاب المناسبين فقط في الأنشطة المختلفة. لكن هذه المعايير غالبًا ما تكون غير مُفعّلة أو مُفعّلة بشكل عام جدًا، مما يؤدي إلى تسجيل الطلاب في أنشطة غير مُخصصة لمرحلتهم الدراسية، أو في بعض الحالات، رؤية طلاب من فئة مدرسية خاطئة لأنشطة لا ينبغي لهم الوصول إليها.
ما يجب فعله: لكل نشاط، حدد بوضوح المراحل الدراسية أو فئات الطلاب المؤهلة بدلاً من تركها مفتوحة. إذا كان النشاط متاحًا لجميع الطلاب، فتأكد من أن هذا مقصود قبل ترك خانة الاختيار فارغة. بعد تحديد الأهلية، سجّل الدخول باستخدام حساب ولي أمر طالب خارج نطاق الأهلية، وتأكد من عدم ظهور النشاط له - هذه عملية فحص سريعة لا تستغرق سوى دقيقتين، وتمنع الكثير من الالتباس.
الخطوة الثالثة المفقودة: تهيئة الدفع
تُفعّل الأنشطة المدفوعة بانتظام دون إعداد رابط الدفع بشكل صحيح. يُكمل أولياء الأمور استمارة التسجيل، ويتلقون تأكيدًا، ويفترضون أن أبناءهم مسجلون - لكن المدرسة لا تملك سجلًا للدفع، ولم يتم تأكيد الحجز فعليًا.
ما يجب فعله: بالنسبة لأي نشاط مدفوع، اختبر عملية الدفع بالكامل قبل فتح التسجيل. تأكد من صحة مبلغ الدفع، ومن ربط بوابة الدفع، وأن رسالة التأكيد الإلكترونية توضح بوضوح ما إذا كان التسجيل مشروطًا باستلام الدفع. إذا كانت مدرستك تستخدم التحويل المصرفي بدلًا من الدفع الإلكتروني، فتأكد من دقة تعليمات الدفع في رسالة التأكيد الإلكترونية، وأنها تتضمن تنسيق المرجع الصحيح للمطابقة.
الخطوة الرابعة المفقودة: مواعيد فترة التسجيل
يتم تحديد مواعيد فتح وإغلاق التسجيل في SchoolsBuddy على مستوى النشاط. ألاحظ باستمرار أنشطة لم يتم تحديث تاريخ إغلاقها عند نسخها من موسم سابق، مما يعني إغلاق التسجيل قبل أسابيع من الموعد المحدد، أو في بعض الحالات، لم يكن النشاط متاحًا للآباء أصلًا رغم ظهوره في البوابة الإلكترونية.
ما يجب فعله: عند إنشاء أي نشاط أو نسخه، اجعل مواعيد التسجيل أول ما يجب التحقق منه وتحديثه، وليس مجرد أمر ثانوي. بعد تحديد المواعيد، اعرض النشاط من بوابة أولياء الأمور وتأكد من ظهوره كمفتوح للتسجيل. إذا لم يظهر النشاط إطلاقًا، فإما أن فترة التسجيل لم تُفتح بعد أو أنها قد أُغلقت بالفعل - وكلا الأمرين يستحق التأكد قبل إرسال أي رسالة إلى أولياء الأمور.
الخطوة الخامسة المفقودة: تعيين الموظفين والقائد
تُسبب الأنشطة التي تُطلق دون تعيين قائد مُحدد من الموظفين مشكلتين: الأولى، عدم وجود جهة اتصال مُدرجة في تفاصيل النشاط لدى أولياء الأمور، والثانية، عدم وجود شخص مُعين مسؤول عن النشاط في سجلات SchoolsBuddy . ويؤثر هذا أيضًا على تتبع الحضور إذا كان من المُفترض أن يقوم قائد النشاط بتسجيل الحضور عبر المنصة.
ما يجب فعله: عيّن عضوًا واحدًا على الأقل من فريق العمل لكل نشاط قبل بدء تنفيذه. تأكد من أن عضو فريق العمل المُعيّن لديه حساب على SchoolsBuddy بمستوى الوصول المناسب. في حال تغيّر قائد النشاط خلال الموسم، حدّث التعيين بدلًا من الإبقاء على القائد السابق.
في ملخص
- حدد سعة المشاركين، ومعايير الأهلية، وإعدادات الدفع، وتواريخ فترة التسجيل، وتعيين الموظفين قبل بدء كل نشاط.
- قم بإكمال تسجيل تجريبي من حساب أحد الوالدين قبل فتح أي نشاط للعائلات - وهذا يكشف عن معظم ثغرات التكوين في دقائق.
- عند نسخ الأنشطة من المواسم السابقة، تعامل مع جميع هذه الإعدادات الخمسة على أنها تتطلب مراجعة جديدة - لا تفترض أنها نُقلت بشكل صحيح.
يتوفر مكتب دعم SchoolsBuddy للمساعدة في مراجعات تكوين الأنشطة قبل فتح فترات التسجيل الرئيسية.