كيفية استخدام SchoolsBuddy لإدارة الموافقة والامتثال للأنشطة خارج الموقع

إرشادات عملية من فريق SchoolsBuddy حول بناء سير عمل للموافقة والامتثال يكون موثوقًا وقابلًا للتدقيق وسهلًا على العائلات إكماله.

تُعدّ الأنشطة الخارجية - كالرحلات الميدانية والمباريات الرياضية وبرامج التعليم في الهواء الطلق والرحلات التي تستغرق ليلة واحدة - من أثمن التجارب التي يمكن أن تقدمها المدرسة. إلا أنها في الوقت نفسه من أكثر الأنشطة تعقيدًا من الناحية الإدارية. إذ يجب استكمال إجراءات الحصول على الموافقة، والإفصاحات الطبية، وبيانات الاتصال في حالات الطوارئ، وترتيبات النقل، ووثائق تقييم المخاطر قبل أن يستقل أي طالب الحافلة.

أعدّ فريق SchoolsBuddy هذا الدليل لإرشاد مديري المدارس ومنسقي الأنشطة وقادة الرحلات حول أفضل الممارسات لإدارة عمليات الموافقة والامتثال في SchoolsBuddy . ويتناول الدليل كيفية هيكلة نماذج الموافقة، وكيفية تتبع الاستجابات بدقة، وكيفية ضمان جاهزية سجلاتك للتدقيق.

من فريق SchoolsBuddy : لا يكمن الخطر الأكبر في إدارة الموافقة خارج المدرسة في رفض ولي الأمر، بل في الطالب الذي يسافر دون أن يكون لدى المدرسة سجل واضح بهوية الموافق، والمعلومات المقدمة، وتاريخ الموافقة. صُمم SchoolsBuddy للقضاء على هذا الغموض، لكن موثوقية النظام تعتمد على دقة الإجراءات المبنية عليه.

بناء هيكل نموذج الموافقة الخاص بك

ينبغي تصميم نماذج الموافقة في SchoolsBuddy لجمع المعلومات المطلوبة بدقة لكل نشاط، وليس نموذجًا عامًا يُستخدم في كل رحلة. فالنماذج المطولة التي تحتوي على أسئلة غير ذات صلة تُقلل من معدلات إكمالها وتُصعّب العثور على المعلومات المهمة في ذلك اليوم.

يتضمن نموذج الموافقة المنظم جيدًا لنشاط خارج الموقع عادةً ما يلي:

تفاصيل النشاط - وصف واضح للنشاط، التاريخ، الموقع، أوقات المغادرة والعودة، والموظفين المشرفين
إقرار صريح بالموافقة - بيان واضح يفيد بموافقة الوالد أو الوصي على هذا النشاط المحدد؛ تجنب اللغة المبهمة التي يمكن تفسيرها على أنها تشمل أنشطة مستقبلية
الإفصاحات الطبية والصحية - أي حالات أو حساسية أو أدوية ذات صلة بالنشاط؛ الربط بسجلات الطلاب الطبية الموجودة في SchoolsBuddy حيثما أمكن بدلاً من مطالبة أولياء الأمور بإعادة إدخال المعلومات الموجودة بالفعل في الملف
تأكيد جهات الاتصال في حالات الطوارئ - يرجى تأكيد أو تحديث جهات الاتصال في حالات الطوارئ الخاصة بهذا النشاط، لا سيما في الرحلات التي تستغرق ليلة واحدة أو عدة أيام حيث قد يتعذر الوصول إلى جهات الاتصال المعتادة.
متطلبات خاصة بالنشاط - قوائم المعدات، تصريح التصوير، تأكيدات القدرة على السباحة، أو أي معلومات أخرى خاصة بطبيعة الرحلة
تأكيد التكلفة والدفع - في حال وجود رسوم، يرجى تأكيد تفاصيل الدفع وأي سياسة استرداد في نفس الرسالة.

يجب فصل نموذج الموافقة عن رسائل المعلومات العامة. ينبغي أن تتلقى العائلات وثيقة معلومات واضحة ونموذج موافقة منفصل، فدمجهما في وثيقة واحدة طويلة يقلل من احتمالية إكمال قسم الموافقة بسرعة.

تتبع استجابات الموافقة بشكل موثوق

لا يُجدي تتبع الموافقة نفعًا إلا إذا كان محدّثًا وكاملًا. فقائمة الطلاب التي ينقصها نصف الردود لا تُعدّ سجلًا للموافقة، بل هي مسؤولية قانونية. لذا، صمّم آلية تتبع الموافقة لديك وفقًا للمبادئ التالية.

حدد موعدًا نهائيًا للموافقة

يجب أن يكون لكل نشاط في SchoolsBuddy مهلة موافقة محددة - عادةً من خمسة إلى سبعة أيام عمل قبل تاريخ النشاط للرحلات اليومية، ومن عشرة إلى أربعة عشر يومًا للأنشطة التي تتطلب مبيتًا أو الأنشطة الخارجية. يتيح هذا للمدرسة الوقت الكافي لمتابعة حالات عدم الرد واتخاذ قرارات المشاركة قبل يوم النشاط نفسه.

استخدم لوحة تتبع الاستجابات الخاصة بـ SchoolsBuddy

يُتيح لك SchoolsBuddy الاطلاع على بيانات العائلات التي استجابت لكل نشاط بشكل فوري. عيّن شخصًا مسؤولًا عن متابعة هذه البيانات خلال الأسبوعين السابقين للنشاط، والتواصل مع العائلات التي لم تستجب. لا تترك هذه المهمة لقائد الرحلة، فهو مسؤول عن مهام تحضيرية أخرى.

ضع سياسة واضحة للتعامل مع حالات عدم الاستجابة.

حدد مسبقًا - ووثّق - الإجراءات المتبعة في حال عدم الحصول على الموافقة قبل الموعد النهائي. تتبنى معظم المدارس أحد نهجين: إما عدم مشاركة الطالب إلا بعد الحصول على موافقته، أو محاولة المدرسة التواصل معه مباشرةً مرة أخرى (عبر الهاتف، وليس البريد الإلكتروني فقط) قبل اتخاذ القرار النهائي. أيًا كان النهج الذي تتبعه مدرستكم، يجب إبلاغ أولياء الأمور به في بداية العام الدراسي وتطبيقه باستمرار.

ما يجب أن تُظهره سجلاتك

في حال وقوع أي حادث أثناء نشاط خارج الموقع، سيتم فحص سجلات موافقتك والتزامك. إن معرفة محتوى هذه السجلات - والتأكد من احتفاظ SchoolsBuddy بها - جزءٌ أساسي من استعدادك للالتزام.

نوع السجل	ما ينبغي أن يظهره	مدة الاحتفاظ
ردود الموافقة	من وافق، ومتى، وعلى أي نشاط بالتحديد؛ ومن رفض ولماذا؟	ثلاث سنوات كحد أدنى؛ مدة أطول للأنشطة التي تنطوي على مخاطر كبيرة أو السفر إلى الخارج
الإفصاحات الطبية	الشروط والأدوية ذات الصلة بالنشاط؛ وأي تعليمات خاصة يقدمها الوالدان	يُحتفظ بها طوال مدة تسجيل الطالب بالإضافة إلى فترة الاحتفاظ القياسية للمدرسة
قائمة المشاركين	القائمة النهائية المؤكدة للطلاب والموظفين الذين حضروا؛ مع توثيق أي تغييرات في اللحظات الأخيرة.	ثلاث سنوات كحد أدنى
تم إرسال المراسلات	نسخ من جميع المراسلات المرسلة إلى العائلات بشأن النشاط، بما في ذلك مراسلات المتابعة.	ثلاث سنوات كحد أدنى

يحتفظ SchoolsBuddy بسجلات الأنشطة والموافقات داخل المنصة. يُرجى التأكد من مدير تقنية المعلومات أو مسؤول FariaSupport بشأن إعدادات تصدير البيانات والاحتفاظ بها في مدرستكم لضمان إمكانية الوصول إلى السجلات للفترة المطلوبة.

يوم الامتثال: ما يجب تجهيزه

قبل مغادرة الطلاب لأي نشاط خارج الموقع، يجب أن يكون لدى قائد الرحلة ما يلي متاحًا - في SchoolsBuddy أو كنسخة تم تنزيلها:

قائمة المشاركين المؤكدين مع حالة موافقة كل طالب
جهات الاتصال في حالات الطوارئ لكل طالب في الرحلة
الإفصاحات الطبية وأي تعليمات ذات صلة للطلاب الذين يعانون من حالات صحية أو يتناولون أدوية
رقم هاتف الطوارئ الخاص بالمدرسة والذي يمكن لقائد الرحلة الاتصال به للوصول إلى الموظفين الإداريين
سجل بأسماء الطلاب الذين كان من المتوقع حضورهم ولكنهم لم يحضروا - وتأكيد السبب

يُتيح SchoolsBuddy لقادة الرحلات الوصول إلى معلومات الأنشطة من خلال أجهزتهم المحمولة. تأكد من تدريب جميع الموظفين المسؤولين عن الأنشطة الخارجية على كيفية الوصول إلى هذه المعلومات واختبارها قبل يوم السفر.

نصائح واعتبارات

استخدم نموذج الموافقة الدائمة للأنشطة المنتظمة منخفضة المخاطر عند الاقتضاء - بالنسبة للأنشطة المتكررة مثل المباريات الرياضية الأسبوعية في مكان مألوف، فإن الحصول على نموذج موافقة دائمة في بداية العام يقلل العبء على العائلات؛ احتفظ بنماذج الموافقة الفردية للأنشطة عالية المخاطر أو غير المألوفة
تأكد من متطلبات التأمين الخاصة بمدرستك - فبعض شركات التأمين لديها متطلبات محددة بشأن المعلومات التي يجب جمعها وكيفية توثيق الموافقة؛ تحقق من هذه المتطلبات قبل وضع التصميم النهائي لنموذج الموافقة الخاص بك
اختبر عملية الموافقة الموجهة للوالدين قبل إرسالها رسميًا - أكمل نموذج موافقة تجريبيًا كما يفعل الوالدان؛ وتُعد سهولة الاستخدام على الأجهزة المحمولة مهمة للغاية، حيث يقوم العديد من الآباء بإكمال نماذج الموافقة على هواتفهم.
يجب إطلاع الموظفين على الإجراءات الواجب اتخاذها في حال وصول طالب في نفس اليوم دون موافقة مؤكدة - يتطلب هذا السيناريو بروتوكولاً واضحاً يكون الموظفون على دراية به مسبقاً، وليس قراراً يُتخذ تحت الضغط عند بوابة المغادرة

في ملخص

قم بإنشاء نماذج موافقة خاصة بكل نشاط تجمع بالضبط ما هو مطلوب - وليس نموذجًا عامًا شاملًا يتم إعادة استخدامه في كل رحلة.
حدد موعدًا نهائيًا ثابتًا للموافقة، وقم بتعيين شخص معين لمراقبة الردود ومتابعة غير المجيبين.
قم بتوثيق سياستك المتعلقة بعدم الاستجابة وقم بتطبيقها بشكل متسق في جميع الأنشطة.
تأكد من أن قادة الرحلة لديهم إمكانية الوصول غير المتصل بالإنترنت أو عبر الهاتف المحمول إلى معلومات المشاركين والموافقة والمعلومات الطبية في يوم السفر.

يُمكن لفريق SchoolsBuddy دعم مدرستكم في تصميم نماذج الموافقة، وإعداد إجراءات الامتثال، وتدريب الموظفين. تواصلوا مع ممثل FariaSupport لمناقشة إعداد أنشطتكم الخارجية.