مواسم SchoolsBuddy وتجديدها: ما يجب فعله ومتى، من مكتب الدعم
من مكتب دعم SchoolsBuddy - كيفية إدارة الانتقالات الموسمية بسلاسة، وما يجب أرشفته، وما يجب نقله، وأخطاء التوقيت التي تسبب أكبر قدر من الاضطراب.
تُعدّ فترات الانتقال بين المواسم من أكثر الفترات ازدحامًا لفريقنا. المدارس التي لديها آلية واضحة لترحيل الأنشطة بسلاسة، أما المدارس التي لا تملك هذه الآلية فتجد نفسها في أوائل سبتمبر أمام مزيج من أنشطة العام الماضي التي لا تزال ظاهرة لأولياء الأمور، وأنشطة هذا العام التي لم يتم إعدادها بعد، وقائمة انتظار الدعم مليئة برسائل من قبيل: "لماذا لا يزال بإمكان ولي أمري رؤية تسجيلات كرة القدم للفصل الدراسي الماضي؟".
إليك كيفية إجراء انتقال سلس للموسم في SchoolsBuddy - ما يجب فعله، وبأي ترتيب، ومتى.
نصيحة من فريق الدعم الفني: الخطأ الأكثر شيوعًا في ترحيل البيانات الموسمية هو القيام بكل شيء بترتيب خاطئ - نشر الأنشطة الجديدة قبل أرشفة القديمة، أو أرشفة القديمة قبل تصدير البيانات التي لا تزال بحاجة إليها. الترتيب مهم. اتبع ترتيبًا محددًا، وسيستغرق الترحيل بضع ساعات. أما إذا أخطأت في الترتيب، فقد تقضي أيامًا في محاولة إصلاحه.
الخطوة الأولى: تصدير البيانات قبل أرشفة أي شيء
قبل تعديل أنشطة الموسم السابق، صدّر البيانات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها. بعد أرشفة النشاط، تبقى البيانات مخزنة في SchoolsBuddy ، ولكن يصعب الوصول إليها فورًا. تشمل التقارير التي قد تحتاجها من نهاية الموسم ما يلي:
- سجلات المشاركة (من حضر أي الأنشطة وعدد مرات الحضور)
- سجلات التسجيل والدفع لأي أنشطة مدفوعة الأجر
- ردود نماذج الموافقة على الأنشطة التي تُجرى خارج الموقع أو في المناطق السكنية
- سجلات الحضور إذا كانت تُستخدم في التقارير الرعوية أو اللاصفية
قم بتصدير هذه البيانات قبل انتهاء الموسم، وليس بعده. الانتظار حتى تحتاج إلى تقرير ثم تدرك صعوبة الوصول إلى البيانات في موسم مغلق يُضيف إلحاحًا غير ضروري إلى ما ينبغي أن يكون خطوة روتينية.
الخطوة الثانية: إغلاق التسجيل في أنشطة الموسم المنتهي
قبل أرشفة الأنشطة، أغلق التسجيل في جميع أنشطة الموسم المنتهية. سيؤدي ذلك إلى إزالتها من بوابة أولياء الأمور، بحيث لا تتمكن العائلات من التسجيل في أنشطة لم تعد قائمة، مع الحفاظ على إمكانية الوصول إلى بيانات الأنشطة في لوحة التحكم الخاصة بك لخطوة تصدير البيانات.
من الأخطاء الشائعة هنا أرشفة الأنشطة مباشرةً دون إغلاق التسجيل أولاً. إذا تمت أرشفة نشاط ما بينما لا يزال التسجيل مفتوحًا تقنيًا، فقد تتصرف بعض الصفحات الرئيسية بشكل غير متوقع اعتمادًا على ذاكرة التخزين المؤقت للمتصفح وتوقيت تحديث البوابة. أغلق التسجيل، وتأكد من اختفاء النشاط من البوابة الرئيسية، ثم قم بالأرشفة.
الخطوة 3: نسخ وتكوين أنشطة الموسم الجديد
يُتيح لك SchoolsBuddy نسخ الأنشطة من الموسم السابق كنقطة انطلاق للموسم الجديد. يوفر هذا البرنامج الكثير من الوقت، ولكنه ينطوي على مخاطرة: إذ تحتفظ الأنشطة المنسوخة بإعدادات الموسم السابق، بما في ذلك التواريخ والسعة وفترات التسجيل، والتي يجب تحديثها قبل بدء النشاط الجديد.
عند نسخ الأنشطة لموسم جديد، تعامل مع كل إعداد على أنه يتطلب مراجعة، وليس مجرد تحديث حقول التاريخ الواضحة. الإعدادات الخمسة الأكثر شيوعًا التي يتم إغفالها عند النسخ هي نفسها المذكورة في مقال إعداد النشاط: السعة، ومعايير الأهلية، وإعدادات الدفع، وتواريخ فترة التسجيل، وتعيين الموظفين. راجع جميع الإعدادات الخمسة لكل نشاط منسوخ.
الخطوة الرابعة: اختبار قبل فتح باب التسجيل لأولياء الأمور
قبل فتح باب التسجيل لأولياء الأمور لأي نشاط جديد في الموسم، يُرجى تسجيل الدخول باستخدام حساب ولي الأمر وإكمال تسجيل تجريبي. تأكد من ظهور النشاط بشكل صحيح، وأن نموذج التسجيل يعمل، وأن عملية الدفع (إن وجدت) تتم بنجاح، وأن رسالة التأكيد الإلكترونية تحتوي على معلومات دقيقة.
يجب ألا يستغرق هذا الاختبار أكثر من 10 دقائق لكل نوع من أنواع الأنشطة. بالنسبة للمدارس التي تقدم العديد من الأنشطة، يُنصح باختبار نوع واحد من كل نشاط - نشاط مجاني، ونشاط مدفوع، ونشاط يتطلب نموذج موافقة - بدلاً من اختبار كل نشاط على حدة. إذا كانت هذه الأنواع الثلاثة تعمل بشكل صحيح، فمن المرجح أن تكون الأنواع الأخرى مُهيأة بشكل متسق.
التوقيت: متى يتم تنفيذ كل خطوة
| خطوة | التوقيت الموصى به |
|---|---|
| بيانات المشاركة في الصادرات والمدفوعات من الموسم المنصرم | الأسبوع الأخير من الموسم المنتهي |
| إغلاق التسجيل للأنشطة المغادرة | اليوم الأخير من الموسم المنتهي |
| أرشيف أنشطة الموسم المغادر | اليوم الأول من فترة الراحة بين الفصول |
| انسخ وقم بتكوين أنشطة الموسم الجديد | خلال فترة الاستراحة - قبل أسبوع واحد على الأقل من بدء الموسم الجديد |
| اختبار عملية التسجيل الموجهة للوالدين | قبل يومين أو ثلاثة أيام من فتح باب التسجيل للعائلات |
| افتح باب التسجيل للآباء وأرسل لهم رسالة. | كما هو مخطط له - مع تأكيد اكتمال كل ما سبق |
في ملخص
- اتبع تسلسل التدوير: تصدير البيانات، إغلاق التسجيل، الأرشفة، نسخ وتكوين الأنشطة الجديدة، الاختبار، ثم الفتح للآباء.
- قم بتصدير بيانات المشاركة والدفع والموافقة قبل الأرشفة - وليس بعدها.
- تعامل مع كل إعداد في النشاط المنسوخ على أنه يتطلب مراجعة - لا تفترض أن تغييرات التاريخ هي التحديث الوحيد المطلوب.
- ابدأ الاستعدادات للانتقال قبل أسبوع على الأقل من بدء الموسم الجديد للآباء - وليس في اليوم السابق.
يتوفر مكتب دعم SchoolsBuddy لمساعدتك في الانتقال بسلاسة بين المواسم الدراسية قبل انتقالك التالي. تواصل معنا عبر خطة FariaSupport الخاصة بك وسنقوم بتحديد موعد لجلسة إرشادية.