إدارة استفسارات أولياء الأمور حول SchoolsBuddy : دليل الأسئلة الشائعة والردود لمكتب الاستقبال
الأسئلة التي يسمعها موظفو الاستقبال في أغلب الأحيان حول SchoolsBuddy - والإجابات الواضحة والواثقة التي تحلها بسرعة.
يُعدّ SchoolsBuddy المنصة التي يتفاعل معها أولياء الأمور بشكل مباشر فيما يتعلق بالأنشطة والنوادي والمواصلات والموافقات. ولذلك، تُعتبر إدارة المدرسة هي الجهة الأولى التي يلجأ إليها أولياء الأمور عندما لا تسير الأمور كما يتوقعون، وهو أمر يحدث بشكل متكرر، خاصةً في بداية فصل دراسي جديد أو عند انضمام عائلة جديدة إلى المدرسة.
يُعدّ هذا الدليل مرجعًا لموظفي الاستقبال والإدارة. فهو يُغطي الاستفسارات الأكثر شيوعًا، وما يحدث فعليًا في SchoolsBuddy عند حدوث كل مشكلة، والاستجابة الأسرع لحلها. يُنصح بإبقائه مفتوحًا بجانب SchoolsBuddy خلال فترات الذروة.
معلومة مفيدة: يمكن الإجابة على العديد من استفسارات أولياء الأمور SchoolsBuddy بسهولة من مكتب الاستقبال دون الحاجة إلى تصعيد الأمر. أما الاستفسارات التي تتطلب تصعيدًا، فعادةً ما تتعلق بمشاكل الوصول إلى الحساب التي تؤثر على عدة عائلات، أو مشاكل الدفع، أو أخطاء في إعدادات النشاط - يجب توجيه هذه الاستفسارات إلى المسؤول عن إدارة SchoolsBuddy في مدرستكم أو إلى FariaSupport .
تسجيل الدخول والاستفسارات المتعلقة بالحساب
"لا أستطيع تسجيل الدخول إلى SchoolsBuddy "
السبب الأكثر ترجيحاً: لقد نسي الوالد كلمة المرور الخاصة به، أو يستخدم عنوان بريد إلكتروني خاطئ، أو لم يتم تفعيل حسابه بعد.
ما يجب فعله: اسأل ولي الأمر عن عنوان البريد الإلكتروني الذي استخدمه للتسجيل. ابحث عن الحساب في SchoolsBuddy وتأكد من صحة البريد الإلكتروني المسجل. إذا كان الحساب موجودًا، فأرسل له رسالة إعادة تعيين كلمة المرور من ملفه الشخصي. إذا لم يكن هناك حساب بهذا البريد الإلكتروني، فتحقق مما إذا كان قد سجل بعنوان بريد إلكتروني مختلف أو ما إذا كان حسابه لم يُنشأ بعد - إذ قد تحاول بعض العائلات الجديدة تسجيل الدخول قبل أن ترسل المدرسة رسالة الترحيب.
"لم أتلقَّ رسالة الترحيب الإلكترونية الخاصة بي"
السبب الأكثر ترجيحاً: تم إرسال البريد الإلكتروني إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها، أو تم إرساله إلى عنوان خاطئ، أو لم يتم إعداد الحساب بعد عندما توقع الوالد ذلك.
ما يجب فعله: اطلب من ولي الأمر التحقق من مجلد البريد العشوائي أو غير المرغوب فيه أولاً - قد يتم تصفية رسائل الترحيب SchoolsBuddy أحيانًا، خاصةً بواسطة عناوين البريد الإلكتروني المدرسية التي تخضع لفلترة صارمة. إذا لم تكن الرسالة موجودة بالفعل، فتحقق من عنوان البريد الإلكتروني المسجل في SchoolsBuddy وأعد إرسال رسالة الترحيب. إذا كان العنوان المسجل خاطئًا، فصححه أولاً، ثم أعد الإرسال.
"لا يظهر طفلي في حسابي SchoolsBuddy "
السبب الأكثر ترجيحاً: لم يتم إعداد رابط الوالدين والطالب بشكل صحيح عند إنشاء الحسابات، أو تمت إضافة الطالب بعد إنشاء حساب الوالدين ولم يتم إنشاء الرابط.
الخطوات: افتح حساب ولي الأمر في SchoolsBuddy وتحقق من الطلاب المرتبطين. إذا لم يكن الطالب موجودًا، فقم بربطه يدويًا. إذا لم يظهر الطالب في SchoolsBuddy على الإطلاق، فتحقق مما إذا كان قد تم إنشاء سجل الطالب الخاص به - يجب إضافة الطلاب الجدد إلى SchoolsBuddy قبل ربطهم بحساب ولي الأمر.
استفسارات حول الأنشطة والتسجيل
"لا أستطيع العثور على النشاط الذي يرغب طفلي في التسجيل فيه"
السبب الأكثر ترجيحاً: لم يتم فتح التسجيل للنشاط بعد، أو تم إغلاق نافذة التسجيل، أو أن النشاط غير مرئي لطفل الوالدين بسبب فلتر الأهلية على مستوى السنة الدراسية.
ما يجب فعله: تحقق من النشاط في SchoolsBuddy وتأكد من مواعيد التسجيل وشروط الأهلية. إذا لم تكن فترة التسجيل مفتوحة بعد، فأبلغ ولي الأمر بتاريخ فتحها. إذا كانت قد أُغلقت، فتأكد من إمكانية التسجيل المتأخر - هذا قرار يخص منسق النشاط، وليس مكتب الاستقبال. إذا كانت معايير الأهلية تمنع طفل ولي الأمر من رؤية النشاط، فتأكد مع منسق النشاط من إمكانية استثناء الحالة قبل تجاوز أي شيء.
"لقد سجلت طفلي ولكنني لم أتلق تأكيداً"
السبب الأكثر ترجيحاً: تم إرسال بريد التأكيد الإلكتروني إلى مجلد البريد العشوائي، أو لم يكتمل التسجيل بالكامل، أو لم يتم إعداد البريد الإلكتروني التلقائي لهذا النشاط.
ما يجب فعله: تحقق من نشاط الطفل في SchoolsBuddy للتأكد من ظهوره في قائمة المشاركين المسجلين. إذا كان موجودًا، فهذا يعني أن التسجيل قد تم بنجاح، ومن المحتمل أن تكون رسالة التأكيد قد وصلت إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها - انصح ولي الأمر بالتحقق من هذا المجلد وإضافة إشعارات SchoolsBuddy إلى قائمة المرسلين الموثوق بهم. أما إذا لم يظهر الطفل في القائمة، فهذا يعني أن التسجيل لم يكتمل - اطلب من ولي الأمر إعادة التسجيل والبقاء على شاشة التأكيد حتى تظهر له رسالة تأكيد.
"يظهر النشاط على أنه مكتمل العدد، لكننا نرغب في الانضمام إلى قائمة الانتظار"
السبب الأكثر ترجيحاً: وصل النشاط إلى الحد الأقصى لعدد المشاركين فيه، وقد تكون وظيفة قائمة الانتظار مفعلة أو غير مفعلة.
ما يجب فعله: تحقق من إعدادات النشاط لمعرفة ما إذا كانت قائمة الانتظار مُفعّلة. إذا كانت كذلك، وجّه ولي الأمر للتسجيل كالمعتاد - سيضيف SchoolsBuddy الطالب إلى قائمة الانتظار تلقائيًا عند اكتمال العدد. في حال عدم وجود قائمة انتظار، فهذا قرار يعود لمنسق النشاط - لا تُضف الطالب إلى النشاط يدويًا دون إذن، لأن ذلك يُلغي إعدادات العدد المُحددة مسبقًا.
كيف يمكنني سحب طفلي من نشاط ما؟
السبب الأكثر ترجيحاً: لا يستطيع الوالد العثور على خيار السحب أو أنه غير متأكد مما إذا كان بإمكانه السحب في هذه المرحلة.
ما يجب فعله: راجع سياسة مدرستك بشأن الانسحاب من الأنشطة - تسمح بعض المدارس بالانسحاب من قِبل أولياء الأمور عبر SchoolsBuddy ؛ بينما تشترط مدارس أخرى معالجة الانسحاب من قِبل المدرسة. إذا كان الانسحاب من قِبل أولياء الأمور مُفعّلاً، فوجه ولي الأمر لتسجيل الدخول، والبحث عن النشاط ضمن أنشطة طفله المُسجلة، واستخدام خيار الانسحاب. إذا كان الانسحاب يتطلب موافقة المدرسة، فتأكد من عدم وجود أي رسوم قبل معالجته.
استفسارات حول الموافقة والدفع
"لقد أكملت نموذج الموافقة، لكن النظام يقول إنه لا يزال معلقاً"
السبب الأكثر ترجيحاً: لم يتم إرسال نموذج الموافقة بالكامل (ربما قام الوالد بملئه ولكنه لم ينقر على زر الإرسال النهائي)، أو تم إرسال النموذج ولكن لم يتم تحديثه بعد في عرض المسؤول.
ما يجب فعله: تحقق من سجل الموافقة في SchoolsBuddy . إذا ظهر أنه مُرسَل، طمئن ولي الأمر وتأكد من أن عرضك الإداري يُظهر أنه مكتمل. إذا ظهر أنه غير مكتمل، اطلب من ولي الأمر تسجيل الدخول مرة أخرى والتحقق مما إذا كان هناك نموذج غير مكتمل لا يزال معلقًا - يجب عليه البحث عن أي أقسام مُعلَّمة بأنها غير مكتملة أو زر إرسال نهائي لم يتم النقر عليه.
"لقد دفعت ثمن نشاط ما، لكنه لا يزال يظهر على أنه غير مدفوع."
السبب الأكثر ترجيحاً: تم إجراء الدفع ولكن لم تتم تسويته بعد، أو لم تتم معالجة الدفع بالكامل، أو قام الوالد بالدفع عن طريق التحويل المصرفي ولكن لم تتم مطابقة المرجع.
ما يجب فعله: اطلب من ولي الأمر تأكيد الدفع أو مرجع الحساب البنكي. استفسر من المسؤول عن المدفوعات في مدرستك - قد يكون هذا من اختصاص الفريق المالي وليس مكتب الاستقبال. لا تُعلّم أي نشاط يدويًا على أنه مدفوع دون تأكيد من الفريق المختص باستلام الدفعة والتحقق منها.
متى يجب التصعيد؟
يمكن حل معظم استفسارات أولياء الأمور المتعلقة بنظام SchoolsBuddy من مكتب الاستقبال. في حال وجود استفسارات، يُرجى التواصل مع مسؤول نظام SchoolsBuddy أو FariaSupport .
- أبلغ العديد من أولياء الأمور عن نفس المشكلة في نفس الوقت - وهذا يشير إلى وجود مشكلة في النظام أو الإعدادات بدلاً من مشكلة في حساب فردي
- يبدو أن حساب أحد الوالدين تالف أو أن بياناته معروضة بشكل غير صحيح.
- تم إجراء عملية دفع ولكن لا يمكن تتبعها في النظام
- يُظهر أحد الأنشطة سعةً أو أهليةً أو تواريخ غير صحيحة لم تقم بتكوينها ولا يمكنك تفسيرها.
- أحد الوالدين غير راضٍ عن طريقة معالجة مشكلة ما، وهو بصدد تصعيد النقاش.
في ملخص
- تندرج معظم استفسارات أولياء الأمور SchoolsBuddy ضمن أربع فئات: مشاكل تسجيل الدخول، ومشاكل تسجيل الأنشطة، واستفسارات نموذج الموافقة، وأسئلة الدفع - إن معرفة السبب المحتمل لكل منها يوفر وقتًا كبيرًا.
- تحقق دائمًا من السجل ذي الصلة في SchoolsBuddy قبل الرد - فالإجابة تكون مرئية دائمًا بمجرد النظر.
- لا تتجاوز حدود السعة أو معايير الأهلية أو حالة الدفع دون الحصول على إذن من المنسق أو الفريق المالي ذي الصلة.
- قم بالتصعيد عندما تؤثر نفس المشكلة على عائلات متعددة في وقت واحد - فهذا يشير إلى مشكلة في التكوين، وليس خطأ المستخدم الفردي.
إذا تجاوزت مشكلة SchoolsBuddy نطاق الحلول المتاحة من مكتب الاستقبال، يُرجى التواصل مع FariaSupport عبر خطة مدرستكم. يرجى تضمين البريد الإلكتروني لحساب ولي الأمر واسم النشاط في طلبكم لتسريع عملية الحل.