SchoolsBuddy活动设置：大多数学校都会忽略的配置步骤

来自SchoolsBuddy支持台 - 导致最容易避免的问题的设置漏洞，以及在任何活动上线给家长之前值得进行的检查。

活动设置看似简单——创建活动、设置日期、向家长开放即可。但我们收到的工单大多来自学校，他们要么跳过了某个步骤，要么配置错误，导致家长体验混乱，或者注册信息不完整。

以下是我们发现最常被忽略的配置步骤，以及每个步骤的重要性。

支持中心提示：大多数SchoolsBuddy活动问题在提交给支持中心之前就已经反馈给了家长。例如，缺少人数限制会导致超额报名；缺少资格筛选功能会导致错误年级的学生注册；缺少支付链接会导致家长填写完表格但未付款。发现这些问题的最佳时机是在活动正式上线前的测试注册阶段。

漏掉步骤 1：设置参与者容量

我遇到的最常见的超额预订问题原因很简单：容量字段被留空或设置了一个过高的数字。当SchoolsBuddy没有设置容量限制时，它会接受所有收到的注册信息。

操作方法：在每项活动正式上线前，设定一个合理的参与人数上限，如果希望管理候补名单，可以预留一些缓冲名额。如果活动确实没有人数上限，请根据实际运营情况（例如场地大小、可用设备、人员配备比例等）设定一个实际人数上限，而不是留空。每次活动被复制到新一季时，都应检查人数上限设置。

设置年级和分组资格筛选器是为了确保只有符合条件的学生才能注册特定活动。然而，这些筛选器经常要么没有设置，要么设置得过于宽泛，导致学生注册了不适合他们年级的活动，甚至在某些情况下，一些学生被分到了错误的学校组别，看到了他们不应该参与的活动。

操作方法：对于每项活动，请明确设置适用的年级或学生群体，而不是将其设为开放。如果某项活动确实面向所有学生开放，请在将筛选条件留空之前确认此举是否属实。设置好参与资格后，请使用不在适用范围内的学生的家长账号登录，确认该活动是否对他们可见——这项只需两分钟的检查可以避免很多误会。

经常会出现需要付费的活动上线时，支付链接却未正确配置的情况。家长填写完报名表，收到确认邮件后，就以为已经报名成功——但学校并没有收到付款记录，名额也并未真正确认。

操作步骤：对于任何付费活动，请在开放注册前测试完整的支付流程。确认支付金额正确、支付网关已连接，并且确认确认邮件中明确说明注册是否以收到付款为前提条件。如果贵校使用银行转账而非在线支付，请确认确认邮件中的付款说明准确无误，并包含正确的汇款参考格式以便对账。

在SchoolsBuddy中，注册开放和截止日期是在活动级别设置的。我经常发现，有些活动是从上一季复制过来的，但截止日期没有更新，这意味着注册比预期提前了好几周就结束了——或者在某些情况下，尽管活动出现在门户网站上，但实际上从未对家长开放。

操作方法：创建或复制任何活动时，务必首先检查并更新报名窗口日期，切勿事后才想起。设置日期后，请从家长门户查看该活动，确认其显示为“已开放报名”。如果活动完全未显示，则表示报名窗口尚未开放或已关闭——在向家长发送通知之前，务必确认报名窗口是否已开放。

如果活动上线时没有指定负责人，就会出现两个问题：家长在活动详情中找不到联系人，学校在SchoolsBuddy的记录中也找不到负责该活动的指定人员。此外，如果活动负责人需要通过平台进行考勤，这也会影响考勤追踪。

操作步骤：在每项活动正式开始前，至少指定一名工作人员负责。确认该工作人员拥有SchoolsBuddy账户，且账户权限级别与活动级别相符。如果活动负责人在活动期间发生变更，请更新负责人分配，不要沿用之前的负责人。

在主要注册期开始之前， SchoolsBuddy支持服务台可协助进行活动配置审核。