如何使用SchoolsBuddy管理校外活动的同意和合规性
SchoolsBuddy团队提供的实用指导，帮助您构建可靠、可审计且易于家庭完成的同意和合规工作流程。
校外活动——包括实地考察、体育赛事、户外教育项目和过夜旅行——是学校能够提供的最有价值的体验之一。但同时，这些活动的组织管理也最为复杂。在学生上车之前，必须完成所有必要的手续，包括征得同意、收集医疗信息、登记紧急联系人、安排交通以及风险评估文件等。
本指南由SchoolsBuddy团队编写，旨在帮助学校管理员、活动协调员和旅行领队了解在SchoolsBuddy中管理同意和合规工作流程的最佳实践。它涵盖了如何构建同意书、如何可靠地跟踪回复以及如何确保您的记录随时准备接受审计。
来自SchoolsBuddy团队：校外同意管理的最大风险并非家长拒绝，而是学生出行时学校却没有清晰的同意记录，包括谁同意了、提供了哪些信息以及何时同意。SchoolsBuddy SchoolsBuddy设计旨在消除这种不确定性，但系统的可靠性取决于围绕其构建的流程的可靠性。
构建您的同意书结构
SchoolsBuddy中的同意书应该设计成只收集特定活动所需的信息，而不是所有活动都重复使用的通用表格。冗长且包含无关问题的同意书会降低填写率，并使当天查找真正重要的信息变得更加困难。
一份结构完善的场外活动同意书通常包括：
- 活动详情——清晰描述活动内容、日期、地点、出发和返回时间以及主管人员。
- 明确同意声明——父母或监护人明确表示同意此项特定活动；避免使用可能被解读为涵盖未来活动的模糊措辞。
- 医疗和健康信息披露——任何与活动相关的疾病、过敏症或用药情况；尽可能链接到SchoolsBuddy中现有的学生医疗记录，而不是要求家长重新输入已存档的信息。
- 紧急联系人确认- 请确认或更新本次活动的紧急联系人信息，尤其是在过夜或多日旅行中，因为此时可能无法联系到常用联系人。
- 活动特定要求——例如装备清单、摄影许可、游泳能力确认或其他与行程性质相关的任何信息。
- 费用和付款确认——如有收费，请在同一份沟通文件中确认付款详情和任何退款政策。
将知情同意书与一般信息函分开。家属应收到一份清晰的信息文件和一份单独的知情同意书——将它们合并在一份冗长的文件中会降低知情同意部分及时填写的可能性。
可靠地追踪同意回复
只有及时、完整的同意记录才能真正发挥作用。一份缺少一半回复的学生名单并非有效的同意记录，反而会成为一种负担。请围绕以下原则构建您的同意记录工作流程。
设定明确的同意期限
SchoolsBuddy上的每项活动都应设定明确的同意截止日期——通常一日游活动需在活动日期前五至七个工作日进行，过夜或海外活动则需提前十至十四天进行。这样学校就有时间跟进未回复的情况，并在活动当天之前做出参与决定。
使用SchoolsBuddy的回复跟踪仪表板
SchoolsBuddy可以实时显示哪些家庭已对每项活动做出回应。请指定专人负责在活动开始前两周监控此信息面板，并主动联系尚未回应的家庭。请勿将此工作交给领队，因为他们还有其他准备工作要做。
制定明确的无回应处理政策
提前决定并记录如果在截止日期前未收到同意书该如何处理。大多数学校采用以下两种方法之一：要么学生在未获得同意的情况下不参与活动，要么学校在做出最终决定前尝试再次直接联系学生（电话联系，而不仅仅是电子邮件）。无论学校采取哪种方法，都应在学年开始时告知学生家长，并始终如一地执行。
您的记录需要显示哪些内容
如果校外活动期间发生意外，我们将审查您的同意书和合规记录。了解这些记录需要包含哪些内容，并确认SchoolsBuddy持有这些记录，是您合规准备工作的重要组成部分。
| 记录类型 | 它应该显示什么 | 保留期限 |
|---|---|---|
| 同意回应 | 谁同意了，何时同意的，以及同意的具体活动是什么；谁拒绝了，原因是什么。 | 至少三年；涉及重大风险或海外旅行的活动需要更长时间。 |
| 医疗信息披露 | 与活动相关的身体状况和用药情况；父母提供的任何特殊说明 | 保留期限为学生在校期间加上学校的标准保留期限。 |
| 参与者名单 | 最终确认的出席学生和教职工名单；任何临时变动均已记录在案。 | 至少三年 |
| 已发送的通讯 | 所有发送给家庭的有关活动的通讯记录副本，包括后续跟进邮件。 | 至少三年 |
SchoolsBuddy会在平台内保留活动和同意记录。请与您的 IT 经理或FariaSupport联系人确认您学校的数据导出和保留设置，以确保在所需期限内可以访问这些记录。
合规日当天：需要准备哪些物品
在学生出发参加任何校外活动之前，领队应准备好以下材料——可在SchoolsBuddy中查看或下载：
- 已确认的参与者名单，包含每位学生的同意状态
- 每次旅行中所有学生的紧急联系人
- 医疗信息披露以及针对患有疾病或正在服用药物的学生的任何相关说明
- 学校紧急联系电话，供领队联系行政人员。
- 记录所有应到场但未到场的学生，并确认其未到场原因。
SchoolsBuddy允许领队通过移动设备访问活动信息。请确保所有带队开展校外活动的教职工都接受过如何访问这些信息的培训，并在出行前进行测试。
提示和注意事项
- 对于常规的低风险活动，在适当情况下可使用长期同意书——例如，对于在熟悉场地进行的每周体育赛事等重复性活动，年初收集的长期同意书可以减轻家庭的负担；而对于高风险或不熟悉的活动，则应使用个人同意书。
- 确认学校的保险要求——有些保险公司对必须收集的信息以及如何记录同意书有具体要求；在最终确定同意书设计之前，请务必核实这些要求。
- 在正式发布前测试面向家长的同意流程——像家长一样完成测试提交；移动设备友好性尤为重要，因为许多家长会在手机上填写同意书。
- 向工作人员简要说明如果学生未经事先确认同意而当日抵达该如何处理——这种情况需要一套清晰的流程，工作人员必须提前了解，而不是在出发大厅仓促做出决定。
总之
- 针对特定活动制定同意书，准确收集所需信息，而不是在每次行程中重复使用的通用同意书。
- 设定明确的同意截止日期，并指定专人负责监督回复情况并追问未回复者。
- 制定应对未回复情况的政策，并在所有活动中始终如一地执行。
- 确保领队在出行当天可以通过离线或移动设备访问参与者信息、同意书和医疗信息。
SchoolsBuddy团队可以为您的学校提供同意书设计、合规工作流程配置和员工培训方面的支持。请联系您的FariaSupport代表，讨论您的校外活动安排。