Etkinlik kurulumu oldukça basit görünüyor: Etkinliği oluşturun, tarihleri ​​belirleyin, velilere açın. Ancak masamıza en sık gelen şikayetler, bu süreçte bir adımın atlandığı veya yanlış yapılandırıldığı ve velilerin kafa karışıklığı yaşadığı veya kayıtların eksik bilgilerle geldiği okullardan geliyor.

En sık gözden kaçırılan yapılandırma adımları ve her birinin neden önemli olduğu aşağıda açıklanmıştır.

Destek masası bilgisi: SchoolsBuddy etkinlikleriyle ilgili sorunların çoğu, destek masasına ulaşmadan önce velilere ulaşır. Kapasite sınırının olmaması, aşırı kayıt anlamına gelir. Uygunluk filtresinin olmaması, yanlış sınıf öğrencilerinin kayıt olması anlamına gelir. Ödeme bağlantısının olmaması, ailelerin formu doldurması ancak ödeme yapmaması anlamına gelir. Bunları yakalamanın en iyi zamanı, etkinlik yayına girmeden önce yapılan bir test kaydı sırasındadır.

1. Adım Atlandı: Katılımcı Kapasitesinin Belirlenmesi

En sık karşılaştığım aşırı rezervasyon sorununun basit bir nedeni var: kapasite alanı boş bırakılmış veya gerçekçi olmayan yüksek bir sayıya ayarlanmış. SchoolsBuddy kapasite sınırı ayarlanmadığında, gelen her kaydı kabul eder.

Ne yapmalı: Her aktivite yayına girmeden önce, kısa bir bekleme listesini yönetmek istiyorsanız küçük bir tampon pay da dahil olmak üzere, gerçekçi bir katılımcı kapasitesi belirleyin. Aktivitenin gerçekten bir üst sınırı yoksa, alanı boş bırakmak yerine, operasyonel maksimumunuzu (oda boyutu, mevcut ekipman, personel oranı) yansıtan bir sayı belirleyin. Aktivite yeni bir sezon için kopyalandığında kapasite ayarını her seferinde gözden geçirin.

2. Adım Atlandı: Uygunluk Filtreleri

Sınıf düzeyi ve grup uygunluk filtreleri, yalnızca uygun öğrencilerin belirli bir etkinliğe kaydolabilmesini sağlamak için mevcuttur. Bunlar genellikle ya ayarlanmaz ya da çok geniş tutulur; bu da öğrencilerin kendi sınıf düzeyleri için tasarlanmamış etkinliklere kaydolmasına veya bazı durumlarda tamamen yanlış okul bölümündeki öğrencilerin erişmemeleri gereken etkinlikleri görmelerine neden olur.

Ne yapmalı: Her etkinlik için, açık bırakmak yerine, uygun yıl seviyelerini veya öğrenci gruplarını açıkça belirleyin. Bir etkinlik gerçekten tüm öğrencilere açıksa, filtreyi boş bırakmadan önce bunun kasıtlı olduğunu doğrulayın. Uygunluğu belirledikten sonra, uygun aralığın dışında kalan bir öğrencinin veli hesabıyla giriş yapın ve etkinliğin onlara görünmediğini doğrulayın - bu, birçok karışıklığı önleyen iki dakikalık bir kontroldür.

3. Adım Atlandı: Ödeme Yapılandırması

Ücretli etkinlikler, ödeme bağlantısı doğru şekilde yapılandırılmadan düzenli olarak yayına alınıyor. Veliler kayıt formunu dolduruyor, onay alıyor ve kayıt olduklarını varsayıyorlar; ancak okulun ödeme kaydı yok ve yer aslında onaylanmamış oluyor.

Ne yapmalı: Ücretli herhangi bir etkinlik için, kayıtları açmadan önce tüm ödeme akışını test edin. Ödeme tutarının doğru olduğundan, ödeme ağ geçidinin bağlı olduğundan ve onay e-postasında kaydın ödemenin alınmasına bağlı olup olmadığının açıkça belirtildiğinden emin olun. Okulunuz çevrimiçi ödeme yerine banka havalesi kullanıyorsa, onay e-postasındaki ödeme talimatlarının doğru olduğundan ve mutabakat için doğru referans formatını içerdiğinden emin olun.

4. Adımı Atladınız: Kayıt Dönemi Tarihleri

Kayıt açılış ve kapanış tarihleri SchoolsBuddy etkinlik düzeyinde belirlenir. Sıklıkla, bir önceki sezondan kopyalanan etkinliklerde kapanış tarihinin güncellenmediğini görüyorum; bu da kayıtların planlanandan haftalar önce kapandığı anlamına geliyor - veya bazı durumlarda, etkinlik portalda görünmesine rağmen ebeveynlere hiç açılmamış oluyor.

Ne yapmalı: Herhangi bir etkinlik oluştururken veya kopyalarken, kayıt penceresi tarihlerini kontrol edip güncellemeniz gereken ilk şey olarak ele alın, sonradan düşünmeyin. Tarihleri ​​ayarladıktan sonra, etkinliği veli portalından görüntüleyin ve kayıt için açık olup olmadığını doğrulayın. Eğer hiç görünmüyorsa, kayıt penceresi henüz açılmamış veya kapanmış olabilir; ailelere bildirim göndermeden önce her ikisini de doğrulamak önemlidir.

5. Adım Atlandı: Personel ve Lider Ataması

Belirlenmiş bir sorumlu personel atanmadan başlatılan etkinlikler iki soruna yol açar: etkinlik detaylarında velilerin iletişim kurabileceği bir kişi görünmez ve okulun SchoolsBuddy kayıtlarında etkinlikten sorumlu bir kişi adı bulunmaz. Ayrıca, etkinlik liderinin platform üzerinden yoklama alması bekleniyorsa, bu durum yoklama takibini de etkiler.

Ne yapmalı: Her etkinlik yayına girmeden önce en az bir görevli atayın. Atanan görevlinin uygun erişim düzeyine sahip bir SchoolsBuddy hesabına sahip olduğunu doğrulayın. Sezon boyunca etkinlik lideri değişirse, önceki lideri yerinde bırakmak yerine atamayı güncelleyin.

Özetle

• Her etkinlik başlamadan önce katılımcı kapasitesini, uygunluk filtrelerini, ödeme yapılandırmasını, kayıt dönemi tarihlerini ve personel görevlendirmesini ayarlayın.
• Herhangi bir etkinliği ailelerin kullanımına açmadan önce, ebeveyn hesabından bir test kaydı tamamlayın; bu, yapılandırma eksikliklerinin çoğunu birkaç dakika içinde tespit eder.
• Önceki sezonlardan etkinlikleri kopyalarken, bu beş ayarın tamamının yeniden gözden geçirilmesi gerektiğini varsayın; bunların doğru şekilde aktarıldığını kabul etmeyin.

SchoolsBuddy Destek Masası, büyük kayıt dönemleri başlamadan önce etkinlik yapılandırma incelemelerinde yardımcı olmak için hizmetinizdedir.

İlgili Makaleler

• Okul Dışı Etkinlikler İçin Onay ve Uyumluluk Yönetiminde SchoolsBuddy Kullanımı
• SchoolsBuddy Sezonları ve Devretme: Ne Yapmalı ve Ne Zaman
• Erişim Kontrolünde En İyi Uygulamalar: Doğru Kişilere Doğru İzinleri Vermek