SchoolsBuddy Hakkında Veli Sorularını Yönetme: Ön Büro Sıkça Sorulan Sorular ve Yanıt Kılavuzu
Okul yönetim kadrosunun SchoolsBuddy hakkında en sık duyduğu sorular ve bu soruları hızla çözen net ve kendinden emin yanıtlar.
SchoolsBuddy velilerin etkinlikler, kulüpler, ulaşım ve onay konularında en doğrudan etkileşim kurduğu platformdur. Bu da, bir şey velinin beklediği gibi gitmediğinde (ki bu özellikle yeni bir sezonun başlangıcında veya okula yeni bir aile katıldığında sık sık olur) ön büronun ilk başvuru noktası olmasını sağlar.
Bu kılavuz, ön büro ve idari personel için bir referans niteliğindedir. En sık gelen soruları, her bir sorun oluştuğunda SchoolsBuddy aslında neler olduğunu ve sorunu en hızlı şekilde çözen yanıtı kapsar. Yoğun dönemlerde SchoolsBuddy yanında açık tutun.
Bilmenizde fayda var: SchoolsBuddy birçok veli sorusunun, sorunu üst kademeye iletmenize gerek kalmadan ön bürodan verebileceğiniz basit bir cevabı vardır. Üst kademeye iletilmesi gerekenler genellikle birden fazla aileyi etkileyen hesap erişim sorunları, ödeme problemleri veya etkinlik yapılandırma hatalarıyla ilgilidir; bunlar okulunuzdaki SchoolsBuddy yöneten kişiye veya FariaSupport iletilmelidir.
Giriş ve Hesap Sorguları
" SchoolsBuddy giriş yapamıyorum."
En olası neden: Ebeveyn şifresini unutmuş, yanlış e-posta adresi kullanıyor veya hesabı henüz etkinleştirilmemiş.
Ne yapmalı: Veliden kayıt olurken hangi e-posta adresini kullandığını sorun. SchoolsBuddy hesabı arayın ve kayıtlı e-postayı doğrulayın. Hesap mevcutsa, velinin profilinden şifre sıfırlama isteği gönderin. Bu e-posta adresiyle hiçbir hesap yoksa, farklı bir adresle kayıt olup olmadıklarını veya hesaplarının henüz oluşturulmamış olup olmadığını kontrol edin - yeni aileler bazen okul hoş geldiniz e-postasını göndermeden önce giriş yapmaya çalışırlar.
"Hoş geldin e-postasını hiç almadım."
En olası neden: E-posta spam klasörüne gitti, yanlış adrese gönderildi veya ebeveynin beklediği tarihte hesap henüz oluşturulmamıştı.
Ne yapmalı: Öncelikle veliden spam veya önemsiz posta klasörünü kontrol etmesini isteyin - SchoolsBuddy karşılama e-postaları, özellikle sıkı filtreler kullanan okul e-posta adresleri tarafından zaman zaman filtrelenebilir. Eğer gerçekten orada yoksa, SchoolsBuddy kayıtlı e-posta adresini doğrulayın ve karşılama e-postasını yeniden gönderin. Kayıtlı adres yanlışsa, önce düzeltin, sonra yeniden gönderin.
"Çocuğum SchoolsBuddy hesabımda görünmüyor."
En olası neden: Hesaplar oluşturulurken veli-öğrenci bağlantısı doğru şekilde kurulmamış veya öğrenci veli hesabı oluşturulduktan sonra eklenmiş ve bağlantı kurulmamış olabilir.
Yapılacaklar: SchoolsBuddy velinin hesabını açın ve hangi öğrencilerin bağlı olduğunu kontrol edin. Çocuk eksikse, manuel olarak bağlayın. Çocuk SchoolsBuddy hiç görünmüyorsa, öğrenci kaydının oluşturulup oluşturulmadığını kontrol edin - yeni öğrencilerin veli hesabına bağlanabilmeleri için önce SchoolsBuddy eklenmeleri gerekir.
Aktivite ve Kayıt Sorguları
"Çocuğumun kaydolmak istediği etkinliği bulamıyorum."
En olası neden: Etkinliğe kayıt henüz açılmamış, kayıt penceresi kapanmış veya etkinlik, yaş düzeyi uygunluk filtresi nedeniyle ebeveynin çocuğu tarafından görülemiyor.
Yapılacaklar: SchoolsBuddy etkinliği kontrol edin ve kayıt penceresi tarihlerini ve uygunluk ayarlarını doğrulayın. Pencere henüz açılmadıysa, veliye açılış tarihini tam olarak bildirin. Kapandıysa, geç kayıtların mümkün olup olmadığını doğrulayın - bu, ön büronun değil, etkinlik koordinatörünün kararıdır. Uygunluk filtreleri velinin çocuğunun etkinliği görmesini engelliyorsa, herhangi bir şeyi geçersiz kılmadan önce bir istisna yapılması gerekip gerekmediğini etkinlik koordinatörüyle teyit edin.
"Çocuğumu kaydettirdim ancak henüz bir onay almadım."
En olası nedenler: Onay e-postası spam klasörüne gitti, kayıt işlemi tamamlanmadı veya otomatik e-posta bu işlem için yapılandırılmamıştı.
Ne yapmalı: Çocuğun kayıtlı katılımcılar listesinde görünüp görünmediğini doğrulamak için SchoolsBuddy etkinliği kontrol edin. Görünüyorsa, kayıt başarılı olmuştur ve onay e-postası muhtemelen spam klasörüne gitmiştir - ebeveyne spam klasörünü kontrol etmesini ve SchoolsBuddy gelen bildirimleri beyaz listeye eklemesini tavsiye edin. Çocuk listede görünmüyorsa, kayıt tamamlanmamıştır - ebeveynden tekrar kayıt olmasını ve başarı mesajı görene kadar onay ekranında kalmasını isteyin.
"Etkinlik dolu görünüyor ancak bekleme listesine katılmak istiyoruz."
En olası neden: Etkinlik katılımcı kapasite sınırına ulaşmıştır ve bekleme listesi işlevi etkinleştirilmiş olabilir veya olmayabilir.
Ne yapmalı: Etkinlik ayarlarını kontrol ederek bekleme listesinin etkin olup olmadığını görün. Eğer etkinse, veliyi normal şekilde kayıt olmaya yönlendirin - SchoolsBuddy kapasite dolduğunda onları otomatik olarak bekleme listesine alacaktır. Bekleme listesi yapılandırılmamışsa, bu etkinlik koordinatörünün kararıdır - yetkilendirme olmadan öğrenciyi etkinliğe manuel olarak eklemeyin, çünkü bu, belirli bir nedenle var olan kapasite ayarlarını geçersiz kılar.
"Çocuğumu bir etkinlikten nasıl çekebilirim?"
En olası neden: Ebeveyn para çekme seçeneğini bulamıyor veya bu aşamada para çekme işlemini yapıp yapamayacağından emin değil.
Ne yapmalı: Okulunuzun etkinlik iptali politikasına bakın - bazı okullar SchoolsBuddy aracılığıyla veli tarafından başlatılan iptallere izin verirken, diğerleri iptalin okul tarafından işlenmesini gerektirir. Veli tarafından başlatılan iptal etkinleştirilmişse, veliyi giriş yapmaya, çocuğunun kayıtlı etkinlikleri arasında etkinliği bulmaya ve iptal seçeneğini kullanmaya yönlendirin. İptalin okul tarafından yapılması gerekiyorsa, işleme başlamadan önce herhangi bir ücret yükümlülüğü olup olmadığını teyit edin.
Onay ve Ödeme Sorguları
"Onay formunu doldurdum ancak sistem hala beklemede olduğunu söylüyor."
En olası neden: Onay formu tam olarak gönderilmemiş olabilir (ebeveyn formu doldurmuş ancak son gönder düğmesine tıklamamış olabilir) veya form gönderilmiş ancak yönetici görünümünde henüz yenilenmemiş olabilir.
Ne yapmalı: SchoolsBuddy onay kaydını kontrol edin. Gönderilmiş olarak görünüyorsa, veliyi rahatlatın ve yönetici görünümünüzde tamamlanmış olarak göründüğünü doğrulayın. Gerçekten de beklemede olarak görünüyorsa, veliden tekrar giriş yapmasını ve henüz tamamlanmamış bir form olup olmadığını kontrol etmesini isteyin - tamamlanmamış olarak işaretlenmiş bölümleri veya tıklanmamış son gönder düğmesini aramaları gerekir.
"Bir etkinlik için ödeme yaptım ama hala ödenmemiş olarak görünüyor."
En olası neden: Ödeme yapıldı ancak henüz mutabakat sağlanmadı, ödeme işlemi tamamlanmadı veya veli banka havalesiyle ödeme yaptı ancak referans eşleşmedi.
Ne yapmalı: Veliden ödeme onayını veya banka referans numarasını isteyin. Okulunuzda ödemelerden sorumlu olan kişiyle iletişime geçin - bu, ön büro yerine finans ekibinin sorumluluğunda olabilir. İlgili ekipten ödemenin alındığı ve doğrulandığına dair onay almadan bir etkinliği manuel olarak ödenmiş olarak işaretlemeyin.
Durumu Ne Zaman Tırmalıyım?
SchoolsBuddy ilgili veli sorularının çoğu resepsiyondan çözülebilir. Aşağıdaki durumlarda SchoolsBuddy sistem yöneticinize veya FariaSupport başvurun:
- Birden fazla ebeveyn aynı anda aynı sorunu bildiriyor; bu da bireysel hesap sorunundan ziyade sistem veya yapılandırma sorununa işaret ediyor.
- Ebeveynin hesabında bir sorun olduğu veya verilerinin yanlış görüntülendiği görülüyor.
- Ödeme yapılmış ancak sistemde takip edilemiyor.
- Bir etkinlik, sizin yapılandırmadığınız ve açıklayamadığınız yanlış kapasite, uygunluk veya tarihler gösteriyor.
- Bir veli, sorunun ele alınış biçiminden memnun değil ve görüşmeyi daha üst bir merciye taşıyor.
Özetle
- SchoolsBuddy veli sorularının çoğu dört kategoriye ayrılıyor: giriş sorunları, etkinlik kaydı problemleri, onay formu soruları ve ödeme soruları; her birinin olası nedenini bilmek önemli ölçüde zaman kazandırır.
- Yanıt vermeden önce SchoolsBuddy ilgili kaydı mutlaka kontrol edin; baktığınızda yanıt neredeyse her zaman görünür olacaktır.
- İlgili koordinatör veya finans ekibinden yetki almadan kapasite sınırlarını, uygunluk filtrelerini veya ödeme durumunu geçersiz kılmayın.
- Aynı sorun birden fazla aileyi aynı anda etkiliyorsa, durumu üst mercilere bildirin; bu, bireysel kullanıcı hatası değil, yapılandırma sorunu olduğunu gösterir.
Eğer SchoolsBuddy bir sorun resepsiyondan çözebileceğinizden daha karmaşıksa, okulunuzun planı üzerinden FariaSupport iletişime geçin. Çözüm sürecini hızlandırmak için talebinize velinin hesap e-posta adresini ve etkinlik adını ekleyin.