SchoolsBuddy Sezonları ve Devretme: Ne Yapmalı ve Ne Zaman Yapmalı, Destek Masasından Bilgiler
SchoolsBuddy Destek Masasından - Sezon geçişlerini sorunsuz bir şekilde nasıl yönetirsiniz, neleri arşivlemeli, neleri bir sonraki döneme aktarmalısınız ve en büyük aksaklıklara yol açan zamanlama hataları nelerdir?
Sezon geçişleri, ekibimiz için en yoğun dönemlerden biridir. Net bir devir teslim süreci olan okullar bu süreci sorunsuz atlatır; olmayan okullar ise Eylül başlarında kendilerini geçen yılın etkinliklerinin veliler tarafından hala görülebildiği, bu yılın etkinliklerinin henüz yapılandırılmadığı ve destek kuyruğunun "velim neden hala geçen dönemin futbol kayıtlarını görebiliyor?" mesajlarıyla dolu olduğu bir durumda bulurlar.
SchoolsBuddy sorunsuz bir sezon geçişi nasıl yapılır? İşte yapmanız gerekenler, yapmanız gerekenler ve ne zaman yapmanız gerektiği.
Destek masası tavsiyesi: En yaygın sezon geçişi hatası, her şeyi yanlış sırayla yapmaktır; eski etkinlikleri arşivlemeden önce yeni etkinlikleri yayınlamak veya hala ihtiyacınız olan verileri dışa aktarmadan önce eski etkinlikleri arşivlemek. Sıralama önemlidir. Belirli bir sırayı izlerseniz, geçiş bir öğleden sonra tamamlanır. Sıralamayı yanlış yaparsanız, düzeltmek için günler harcayabilirsiniz.
Adım 1: Herhangi bir şeyi arşivlemeden önce verileri dışa aktarın.
Önceki sezonun etkinliklerine dokunmadan önce, saklamanız gereken verileri dışa aktarın. Bir etkinlik arşivlendiğinde, veriler SchoolsBuddy saklanmaya devam eder ancak daha az anında erişilebilir olur. Kapanan bir sezondan ihtiyaç duyabileceğiniz raporlar şunlardır:
- Katılım kayıtları (hangi etkinliklere kimlerin ve ne sıklıkla katıldığı)
- Ücretli faaliyetlere ilişkin kayıt ve ödeme kayıtları.
- Tesis dışı veya konut içi etkinlikler için onay formu yanıtları
- Devam kayıtları, eğer bu kayıtlar rehberlik veya müfredat dışı etkinlik raporlarına dahil ediliyorsa.
Bu verileri sezon bitmeden önce dışa aktarın, sonrasında değil. Bir rapora ihtiyacınız olana kadar bekleyip, kapalı sezonda verilere erişmenin daha zor olduğunu fark etmek, rutin bir adım olması gereken şeye gereksiz bir aciliyet katar.
Adım 2: Giden Sezon Etkinliklerine Kaydı Kapatın
Etkinlikleri arşivlemeden önce, sona eren sezon etkinliklerinin tümünün kaydını kapatın. Bu işlem, etkinlikleri veli portalından kaldırarak ailelerin artık devam etmeyen bir şeye kaydolmasını engellerken, veri dışa aktarma adımı için etkinlik verilerine yönetici görünümünüzden erişiminizi sağlar.
Burada sık yapılan bir hata, kaydı kapatmadan etkinlikleri doğrudan arşivlemektir. Kayıt teknik olarak hala açıkken bir etkinlik arşivlenirse, tarayıcı önbelleğine ve portal yenileme zamanlamasına bağlı olarak bazı üst görünümler beklenmedik şekilde davranabilir. Kaydı kapatın, etkinliğin üst portaldan kaybolduğunu doğrulayın, ardından arşivleyin.
3. Adım: Yeni Sezon Etkinliklerini Kopyalayın ve Yapılandırın
SchoolsBuddy önceki sezondaki etkinlikleri yeni sezon için başlangıç noktası olarak kopyalamanıza olanak tanır. Bu önemli bir zaman tasarrufu sağlar, ancak bir riski de beraberinde getirir: Kopyalanan etkinlikler, tarihler, kapasite ve kayıt dönemleri de dahil olmak üzere önceki sezondan ayarları devralır ve yeni etkinlik yayına girmeden önce bunların güncellenmesi gerekir.
Yeni bir sezon için etkinlikleri kopyalarken, yalnızca tarih alanlarını güncellemek yerine her ayarı gözden geçirmeniz gereken bir işlem olarak ele alın. Kopyalama sırasında en sık gözden kaçan beş ayar, etkinlik kurulumu makalesinde belirtilenlerle aynıdır: kapasite, uygunluk filtreleri, ödeme yapılandırması, kayıt penceresi tarihleri ve personel ataması. Kopyalanan her etkinlik için bu beş ayarın tamamını gözden geçirin.
4. Adım: Veli Kayıtlarını Açmadan Önce Test Edin
Yeni sezon etkinlikleri için veli kayıtlarını açmadan önce, veli hesabınızla giriş yapın ve bir deneme kaydı tamamlayın. Etkinliğin doğru şekilde göründüğünü, kayıt formunun çalıştığını, ödeme işleminin (varsa) hatasız tamamlandığını ve onay e-postasının doğru bilgiler içerdiğini doğrulayın.
Bu test, etkinlik türü başına 10 dakikadan fazla sürmemelidir. Çok sayıda etkinliği olan okullar için, her birini ayrı ayrı test etmek yerine, her türden birini test edin: ücretsiz bir etkinlik, ücretli bir etkinlik ve onay formu gerektiren bir etkinlik. Bu üç tür doğru çalışıyorsa, diğerlerinin de tutarlı bir şekilde yapılandırılmış olması muhtemeldir.
Zamanlama: Her Adımı Ne Zaman Yapmalı?
| Adım | Önerilen Zamanlama |
|---|---|
| Giden sezona ait ihracat katılım ve ödeme verileri | Geçen sezonun son haftası |
| Yurtdışı faaliyetlere ilişkin kayıt işlemleri sona eriyor. | Sezonun bitiş gününün son günü |
| Sezon sonu etkinliklerini arşivle | Sezonlar arası tatilin ilk günü |
| Yeni sezon etkinliklerini kopyalayın ve yapılandırın. | Ara dönemde - yeni sezon başlamadan en az bir hafta önce |
| Ebeveynlere yönelik kayıt akışını test edin. | Ailelerin kayıtlarının açılmasından iki ila üç gün önce |
| Velilerin kayıt işlemlerini başlatın ve bilgilendirme gönderin. | Planlandığı gibi - yukarıdakilerin tümünün tamamlandığı teyit edildi. |
Özetle
- Devir işlemini şu sırayla gerçekleştirin: verileri dışa aktarın, kaydı kapatın, arşivleyin, yeni etkinlikleri kopyalayın ve yapılandırın, test edin, ardından üst etkinliklere açın.
- Katılım, ödeme ve onay verilerini arşivlemeden önce dışa aktarın, sonrasında değil.
- Kopyalanan bir etkinlikteki her ayarı gözden geçirilmesi gereken bir işlem olarak değerlendirin; tarih değişikliklerinin tek gerekli güncelleme olduğunu varsaymayın.
- Yeni sezonun velilere açılmasından en az bir hafta önce, yani bir gün öncesinden değil, devir teslim hazırlıklarına başlayın.
SchoolsBuddy Destek Masası, bir sonraki geçişinizden önce sezon geçişi konusunda size rehberlik etmek için hazırdır. FariaSupport planınız üzerinden bizimle iletişime geçin ve rehberli bir oturum planlayalım.