SchoolsBuddy 활동 설정: 대부분의 학교에서 놓치는 구성 단계

SchoolsBuddy 지원팀에서 알려드립니다 - 가장 흔히 발생하는 문제들을 야기하는 설정상의 허점들과, 학부모에게 모든 기능을 공개하기 전에 확인해야 할 사항들을 소개합니다.

활동 설정은 간단해 보입니다. 활동을 만들고, 날짜를 설정하고, 학부모에게 공개하면 되니까요. 하지만 저희에게 가장 많이 접수되는 문의는 학교에서 이 과정 중 한 단계를 건너뛰거나 잘못 설정하여 학부모들이 혼란스러워하거나, 등록 정보가 불완전한 경우입니다.

다음은 저희가 가장 자주 놓치는 설정 단계와 각 단계가 중요한 이유입니다.

고객 지원팀에서 얻은 정보: SchoolsBuddy 활동 관련 문제의 대부분은 고객 지원팀에 문의하기 전에 학부모에게 먼저 전달됩니다. 정원 제한 설정이 누락되면 초과 등록이 발생하고, 자격 필터가 없으면 잘못된 학년의 학생이 등록하게 되며, 결제 링크가 없으면 학부모가 신청서는 작성했지만 결제를 완료하지 않습니다. 이러한 문제는 활동이 정식으로 시작되기 전 테스트 등록 기간 동안에 발견하는 것이 가장 좋습니다.

누락된 1단계: 참가자 수용 인원 설정

제가 가장 흔하게 접하는 정원 초과 문제는 간단한 원인에서 비롯됩니다. 바로 정원 입력란이 비어 있거나 비현실적으로 높은 숫자로 설정되어 있기 때문입니다. SchoolsBuddy 정원 제한이 설정되어 있지 않으면 모든 등록을 수락하게 됩니다.

실행 방법: 모든 활동을 시작하기 전에 현실적인 참가 가능 인원을 설정하세요. 대기자 명단을 관리할 수 있도록 약간의 여유 인원을 두는 것이 좋습니다. 활동에 실제로 최대 참가 인원 제한이 없는 경우, 해당 필드를 비워두지 말고 운영상의 최대 상황(회의실 크기, 사용 가능한 장비, 직원 대 참가자 비율 등)을 반영한 숫자를 입력하세요. 새 시즌을 위해 활동을 복사할 때마다 참가 가능 인원 설정을 검토하세요.

2단계 누락: 자격 조건 필터

학년 및 그룹별 참가 자격 필터는 적합한 학생만 특정 활동에 등록할 수 있도록 하기 위해 존재합니다. 하지만 이러한 필터가 설정되지 않거나 너무 광범위하게 설정되어 있어 학생들이 자신의 학년에 맞지 않는 활동에 등록하거나, 심지어는 학교 분류와 전혀 상관없는 학생들이 접근해서는 안 되는 활동을 보게 되는 경우가 발생합니다.

실행 방법: 모든 활동에 대해 참여 가능한 학년 또는 학생 그룹을 명시적으로 설정하십시오. 모든 학생에게 공개된 활동이라면 필터를 비워두기 전에 의도적인 것인지 확인하십시오. 참여 자격 설정을 완료한 후, 해당 학년 또는 학생 그룹에 속하지 않는 학생의 학부모 계정으로 로그인하여 해당 활동이 표시되지 않는지 확인하십시오. 이 과정은 2분 정도 소요되며 많은 혼란을 방지할 수 있습니다.

3단계 누락: 결제 설정

비용이 발생하는 활동들이 결제 링크가 제대로 설정되지 않은 채로 시작되는 경우가 종종 있습니다. 학부모들은 등록 양식을 작성하고 확인 메일을 받은 후 등록이 완료된 것으로 생각하지만, 학교 측에는 결제 내역이 없고 실제 등록도 확정되지 않은 상태입니다.

진행 방법: 유료 활동의 경우, 등록을 시작하기 전에 전체 결제 과정을 테스트하십시오. 결제 금액이 정확한지, 결제 게이트웨이가 연결되었는지, 그리고 확인 이메일에 등록이 결제 완료 여부에 따라 결정되는지 명확하게 명시되어 있는지 확인하십시오. 학교에서 온라인 결제가 아닌 계좌 이체를 사용하는 경우, 확인 이메일의 결제 안내가 정확한지, 그리고 대조를 위한 올바른 참조 형식이 포함되어 있는지 확인하십시오.

4단계 누락: 등록 기간 날짜

등록 시작일과 마감일은 SchoolsBuddy 에서 활동별로 설정됩니다. 그런데 이전 시즌의 활동을 복사할 때 마감일이 업데이트되지 않아 등록이 의도했던 것보다 몇 주 일찍 마감되거나, 심지어 포털에는 표시되었음에도 불구하고 실제로는 학부모에게 등록이 허용되지 않았던 경우를 종종 봅니다.

진행 방법: 활동을 생성하거나 복사할 때, 등록 기간 날짜를 나중에 고려하지 말고 가장 먼저 확인하고 업데이트하세요. 날짜를 설정한 후, 학부모 포털에서 해당 활동을 확인하고 등록이 가능한지 확인하세요. 활동이 전혀 표시되지 않는다면, 등록 기간이 아직 시작되지 않았거나 이미 종료된 것일 수 있습니다. 학부모에게 안내 메일을 보내기 전에 두 가지 모두 확인하는 것이 좋습니다.

5단계 누락: 직원 및 리더 배정

담당자가 지정되지 않은 상태로 활동이 진행되면 두 가지 문제가 발생합니다. 첫째, 학부모는 활동 세부 정보에 담당자 연락처를 확인할 수 없고, 둘째, 학교는 SchoolsBuddy 시스템 기록에 해당 활동을 책임지는 담당자를 지정할 수 없습니다. 또한, 활동 담당자가 플랫폼을 통해 출석을 확인해야 하는 경우 출석 관리에도 문제가 발생합니다.

진행 방법: 모든 활동을 시작하기 전에 최소 한 명의 담당 직원을 지정하십시오. 지정된 직원이 적절한 접근 권한이 있는 SchoolsBuddy 계정을 가지고 있는지 확인하십시오. 시즌 중에 활동 책임자가 변경되는 경우, 이전 책임자를 그대로 두지 말고 새로운 책임자로 지정하십시오.

요약하자면

각 활동을 시작하기 전에 참가자 수용 인원, 자격 조건 필터, 결제 방식, 등록 기간 및 담당자 배정을 설정하십시오.
가족 구성원에게 활동을 공개하기 전에 부모 계정으로 테스트 등록을 완료하세요. 이렇게 하면 대부분의 설정 오류를 몇 분 안에 해결할 수 있습니다.
이전 시즌의 활동을 복사할 때는 이 다섯 가지 설정 모두를 새롭게 검토해야 합니다. 설정이 제대로 이전되었다고 가정하지 마십시오.

SchoolsBuddy 지원 데스크는 주요 등록 기간이 시작되기 전에 활동 구성 검토를 지원해 드립니다.