시즌 전환기는 저희 팀에게 가장 바쁜 시기 중 하나입니다. 명확한 이월 절차가 있는 학교는 이 시기를 순조롭게 넘기지만, 그렇지 않은 학교는 9월 초가 되면 작년 활동 내역이 학부모에게 여전히 표시되고, 올해 활동 내역은 아직 설정되지 않았으며, "학부모가 왜 작년 학기 축구 등록 내역을 볼 수 있나요?"라는 문의 전화가 쇄도하는 상황에 직면하게 됩니다.

SchoolsBuddy 에서 클린 시즌 전환을 실행하는 방법 - 해야 할 일, 순서 및 시기를 알려드립니다.

지원 데스크 팁: 시즌 이월 시 가장 흔한 실수는 모든 작업을 잘못된 순서로 처리하는 것입니다. 예를 들어, 이전 활동을 보관하기 전에 새 활동을 게시하거나, 필요한 데이터를 내보내기 전에 이전 활동을 보관하는 경우입니다. 순서가 중요합니다. 정해진 순서를 따르면 이월 작업이 단 몇 시간 만에 완료되지만, 순서를 잘못 선택하면 문제를 해결하는 데 며칠이 걸릴 수 있습니다.

1단계: 데이터를 보관하기 전에 먼저 데이터를 내보내세요.

지난 시즌 활동을 수정하기 전에 보존해야 할 데이터를 먼저 내보내세요. 활동이 보관 처리되면 데이터는 SchoolsBuddy 에 계속 저장되지만, 접근성이 떨어질 수 있습니다. 마감 시즌에 필요한 보고서는 다음과 같습니다.

• 참여 기록 (누가 어떤 활동에 얼마나 자주 참여했는지)
• 유료 활동에 대한 등록 및 결제 기록
• 현장 외 활동 또는 숙박 활동에 대한 동의서 응답
• 출석 기록은 학생 생활 지도 또는 특별활동 보고서에 포함될 수 있습니다.

시즌이 끝나기 전에 데이터를 내보내세요. 시즌이 끝난 후에 내보내면 안 됩니다. 보고서가 필요할 때까지 기다렸다가 시즌이 끝나면 데이터에 접근하기가 더 어려워진다는 사실을 깨닫게 되면, 일상적인 절차여야 할 작업에 불필요한 긴박감이 더해집니다.

2단계: 종료 시즌 활동 등록 마감

활동 기록을 보관하기 전에, 종료된 시즌 활동의 등록을 모두 마감하세요. 이렇게 하면 학부모 포털에서 해당 활동이 삭제되어 가족들이 더 이상 진행되지 않는 활동에 등록할 수 없게 되지만, 관리자 화면에서는 데이터 내보내기 단계를 위해 활동 데이터에 계속 접근할 수 있습니다.

흔히 발생하는 실수는 등록을 먼저 종료하지 않고 활동을 바로 보관 처리하는 것입니다. 등록이 기술적으로 아직 열려 있는 상태에서 활동을 보관 처리하면 브라우저 캐시 및 포털 새로 고침 시점에 따라 일부 상위 보기가 예기치 않게 작동할 수 있습니다. 등록을 종료하고 상위 포털에서 활동이 사라졌는지 확인한 후 보관 처리하십시오.

3단계: 새 시즌 활동 복사 및 구성

SchoolsBuddy 사용하면 이전 시즌의 활동을 복사하여 새 시즌의 시작점으로 활용할 수 있습니다. 이는 시간을 크게 절약해 주지만, 한 가지 위험 요소가 있습니다. 복사한 활동은 이전 시즌의 설정(날짜, 수용 인원, 등록 기간 등)을 그대로 가져오기 때문에 새 활동을 시작하기 전에 이러한 설정을 업데이트해야 합니다.

새 시즌을 위해 활동을 복사할 때는 날짜 필드만 업데이트하는 것이 아니라 모든 설정을 검토해야 합니다. 복사 시 가장 흔히 누락되는 다섯 가지 설정은 활동 설정 관련 문서에서 언급된 것과 동일합니다. 즉, 수용 인원, 자격 필터, 결제 구성, 등록 기간, 그리고 직원 배정입니다. 복사하는 모든 활동에 대해 이 다섯 가지 설정을 모두 검토하십시오.

4단계: 학부모 등록을 시작하기 전에 테스트 진행

새 시즌 활동에 대한 학부모 등록을 시작하기 전에 학부모 계정으로 로그인하여 테스트 등록을 완료하십시오. 활동이 올바르게 표시되는지, 등록 양식이 제대로 작동하는지, 결제 과정(해당되는 경우)이 오류 없이 완료되는지, 확인 이메일에 정확한 정보가 포함되어 있는지 확인하십시오.

이 테스트는 활동 유형당 10분 이내로 완료해야 합니다. 활동이 많은 학교의 경우, 모든 활동을 개별적으로 테스트하기보다는 무료 활동, 유료 활동, 동의서가 필요한 활동 등 각 유형별로 하나씩 테스트하는 것이 좋습니다. 이 세 가지 유형이 정상적으로 작동한다면 나머지 유형도 일관되게 설정되어 있을 가능성이 높습니다.

시기: 각 단계를 언제 수행해야 할까요?

요약하자면

• 다음 순서로 데이터 이전 절차를 따르세요. 데이터 내보내기, 등록 종료, 보관, 새 활동 복사 및 구성, 테스트 후 학부모에게 공개합니다.
• 참여, 결제 및 동의 데이터는 보관하기 전에 내보내야 합니다. 보관 후에 내보내서는 안 됩니다.
• 복사한 활동의 ​​모든 설정을 검토해야 합니다. 날짜 변경만 업데이트하면 된다고 생각하지 마십시오.
• 새 시즌 개막 최소 1주일 전부터 학부모님들께 시즌 재개 준비를 시작하세요. 개막 하루 전부터 시작하는 것은 금물입니다.

SchoolsBuddy 지원 데스크는 다음 학년도 전환 전에 학년도 이월 절차를 안내해 드립니다. FariaSupport 플랜을 통해 문의하시면 안내 세션을 예약해 드리겠습니다.

관련 기사

• SchoolsBuddy 활동 설정: 대부분의 학교에서 놓치는 구성 단계
• SchoolsBuddy 사용하여 교외 활동에 대한 동의 및 규정 준수를 관리하는 방법
• 데이터 관리 모범 사례