SchoolsBuddyアクティビティ設定：多くの学校が見落としがちな設定手順
SchoolsBuddyサポートデスクより - 最も回避可能な問題を引き起こす設定上の不備と、保護者向けにアクティビティを公開する前に必ず行うべきチェック事項について。
アクティビティの設定は簡単そうに見えます。アクティビティを作成し、日付を設定し、保護者に公開するだけです。しかし、私たちのところに寄せられる問い合わせのほとんどは、その手順のいずれかが省略されたり、設定が間違っていたりして、保護者が混乱したり、登録情報が不完全だったりする学校からのものです。
ここでは、見落とされがちな設定手順と、それぞれの手順が重要な理由を説明します。
サポートデスクからのアドバイス： SchoolsBuddyアクティビティに関する問題のほとんどは、サポートデスクに問い合わせる前に保護者の手元に届きます。定員制限が設定されていないと、予約が重複してしまいます。資格フィルターが設定されていないと、学年違いの生徒が登録してしまいます。支払いリンクが設定されていないと、保護者はフォームに記入しても支払いが完了しません。これらの問題を発見する最適なタイミングは、アクティビティが正式に開始される前のテスト登録時です。
ステップ1を見落としていた：参加者の定員設定
私がよく遭遇するオーバーブッキングの問題は、単純な原因で発生します。それは、定員欄が空白のままになっているか、非現実的に高い数値が設定されていることです。SchoolsBuddy SchoolsBuddy定員制限が設定されていない場合、登録はすべて受け付けられてしまいます。
実施方法：アクティビティを公開する前に、各アクティビティの参加人数を現実的な人数に設定してください。短い待機リストに対応したい場合は、少し余裕を持たせてください。アクティビティに上限がない場合は、空欄にせず、部屋の広さ、利用可能な設備、スタッフの比率など、運用上の最大人数を反映した数値を設定してください。アクティビティを新しいシーズン用にコピーするたびに、参加人数の設定を確認してください。
ステップ2を見落としていました：資格要件フィルター
学年やグループごとの参加資格フィルターは、適切な生徒のみが特定の活動に登録できるようにするために設けられています。しかし、これらのフィルターが設定されていないか、設定範囲が広すぎる場合が多く、その結果、生徒が自分の学年向けではない活動に登録してしまったり、場合によっては、本来アクセスできないはずの活動に、所属する学校が全く異なるセクションの生徒がアクセスできてしまったりする事態が発生しています。
対処方法：すべてのアクティビティについて、参加可能な学年または生徒グループを明示的に設定し、制限を設けないようにしてください。アクティビティがすべての生徒に公開されている場合は、フィルターを空白にする前に、それが意図的な設定であることを確認してください。参加資格を設定した後、対象範囲外の生徒の保護者アカウントでログインし、その生徒にアクティビティが表示されないことを確認してください。これは2分程度の簡単な確認で、多くの混乱を防ぐことができます。
ステップ3：支払い設定が抜けています
費用が発生するアクティビティは、支払いリンクが正しく設定されていないまま公開されることが頻繁にあります。保護者は登録フォームに記入し、確認メールを受け取ると、登録が完了したと思い込みますが、学校側には支払い記録がなく、実際には参加枠が確定していないのです。
実施方法：有料アクティビティの場合は、登録を開始する前に支払いフロー全体をテストしてください。支払い金額が正しいこと、決済ゲートウェイが接続されていること、確認メールに登録が支払い受領を条件とするかどうかが明確に記載されていることを確認してください。学校がオンライン決済ではなく銀行振込を使用している場合は、確認メールの支払い指示が正確であり、照合のための正しい参照形式が含まれていることを確認してください。
ステップ4：登録期間の日程を見落としていました
SchoolsBuddyでは、アクティビティごとに登録開始日と終了日が設定されています。以前のシーズンからアクティビティをコピーした際に終了日が更新されず、登録が予定より数週間早く締め切られてしまったり、ポータルに表示されているにもかかわらず実際には保護者への公開が一度も行われなかったりするケースをよく見かけます。
対処方法：アクティビティを作成またはコピーする際は、登録期間の日付を後回しにせず、まず最初に確認して更新してください。日付を設定したら、保護者ポータルからアクティビティを表示し、登録受付中であることを確認してください。登録期間が表示されない場合は、登録期間がまだ始まっていないか、すでに終了しているかのどちらかです。保護者に連絡を送る前に、どちらの場合も確認しておくことをお勧めします。
ステップ5：スタッフとリーダーの割り当てを怠った
担当のスタッフリーダーが割り当てられていないまま活動が開始されると、2つの問題が発生します。1つは、活動の詳細に保護者の連絡先が表示されないこと、もう1つは、 SchoolsBuddyの記録に活動の責任者が登録されていないことです。また、活動リーダーがプラットフォームを通じて出席を取る予定の場合、出席状況の追跡にも影響が出ます。
実施方法：各アクティビティを開始する前に、少なくとも1名の担当者を割り当ててください。割り当てられた担当者が、適切なアクセスレベルのSchoolsBuddyアカウントを持っていることを確認してください。シーズン中にアクティビティのリーダーが変更になった場合は、以前のリーダーをそのままにしておくのではなく、割り当てを更新してください。
要約すれば
- 各アクティビティを開始する前に、参加者の定員、参加資格のフィルター、支払い設定、登録期間、およびスタッフの割り当てを設定してください。
- 保護者アカウントからテスト登録を完了させてから、家族向けにアクティビティを公開してください。これにより、設定上の不備の大部分を数分で発見できます。
- 過去のシーズンからアクティビティをコピーする場合は、これら5つの設定すべてを新たに確認する必要があるものとして扱い、正しく引き継がれたと思い込まないでください。
SchoolsBuddyサポートデスクは、主要な登録期間が始まる前に、アクティビティ設定の確認に関するサポートを提供します。