SchoolsBuddyに関する保護者からの問い合わせへの対応：フロントオフィス向けFAQと回答ガイド

SchoolsBuddyに関して、フロントオフィスのスタッフが最もよく受ける質問とその質問を迅速に解決する、明確で自信に満ちた回答。

SchoolsBuddyは、保護者がアクティビティ、クラブ活動、送迎、同意などに関して最も直接的に利用するプラットフォームです。そのため、保護者の期待通りに機能しない場合は、まず学校の事務室に連絡することになります。こうした問題は、特に新学期や新しい家族が学校に加わった際に頻繁に発生します。

このガイドは、受付および事務スタッフ向けの参考資料です。よくある質問とその回答、各問題発生時にSchoolsBuddyで実際に何が起こっているのか、そして最も迅速な解決策について解説しています。忙しい時間帯には、 SchoolsBuddyと併せてこのガイドを開いておくことをお勧めします。

知っておくと良いこと： SchoolsBuddy保護者からの問い合わせの多くは、受付で簡単に回答できるものなので、エスカレーションする必要はありません。エスカレーションが必要なのは、通常、複数の家庭に影響するアカウントアクセスの問題、支払いに関する問題、またはアクティビティ設定のエラーなどです。これらの問題は、学校のSchoolsBuddy管理者またはFariaSupportに問い合わせてください。

ログインとアカウントに関するお問い合わせ

SchoolsBuddyにログインできません

最も可能性の高い原因：保護者がパスワードを忘れた、間違ったメールアドレスを使用している、またはアカウントがまだ有効化されていない。

対処方法：保護者SchoolsBuddy 、登録時に使用したメールアドレスを尋ねてください。SchoolsBuddyでアカウントを検索し、登録されているメールアドレスを確認してください。アカウントが存在する場合は、保護者のプロフィールからパスワードリセットを送信してください。そのメールアドレスでアカウントが存在しない場合は、別のアドレスで登録したか、アカウントがまだ作成されていないかを確認してください。新規のご家族は、学校からのウェルカムメールが届く前にログインしようとする場合があります。

「ウェルカムメールが届きませんでした」

最も可能性の高い原因：メールが迷惑メールフォルダに振り分けられた、間違ったアドレスに送信された、または保護者が期待していた時点でアカウントがまだ設定されていなかった。

対処方法：まず、保護者の方に迷惑メールフォルダを確認していただくようお願いしてください。SchoolsBuddyからのウェルカムメールは、特に厳格なフィルタリング設定のある学校のメールアドレスでは、時折フィルタリングされてしまうことがあります。もし本当に迷惑メールフォルダにも届いていない場合は、 SchoolsBuddyに登録されているメールアドレスを確認し、ウェルカムメールを再送信してください。登録SchoolsBuddyれているアドレスが間違っている場合は、まずアドレスを修正してから再送信してください。

「私の子供がSchoolsBuddyアカウントに表示されません」

最も可能性の高い原因：アカウント作成時に親子間のリンクが正しく設定されていなかったか、親アカウントが作成された後に生徒が追加され、リンクが設定されていなかった。

対処方法： SchoolsBuddyで保護者のアカウントを開き、どの生徒がリンクされているかを確認してください。お子様が見つからない場合は、手動でリンクしてください。お子様がSchoolsBuddyに全く表示されない場合は、生徒の記録が作成されているかどうかを確認してください。新しい生徒は、保護者のアカウントにリンクする前にSchoolsBuddyに追加する必要があります。

活動および登録に関するお問い合わせ

「子供が参加したいアクティビティが見つかりません」

最も可能性の高い原因：アクティビティの登録受付がまだ開始されていない、登録期間が終了している、または学年による参加資格フィルターのため、保護者のお子様にはアクティビティが表示されない。

対処方法： SchoolsBuddyでアクティビティを確認し、登録期間と参加資格設定を確認してください。登録期間がまだ始まっていない場合は、保護者に正確な開始日を伝えてください。登録期間が終了している場合は、遅れての登録が可能かどうかを確認してください。これは、事務室ではなく、アクティビティコーディネーターの判断です。参加資格フィルターによって保護者のお子様がアクティビティを閲覧できない場合は、設定を変更する前に、アクティビティコーディネーターに例外措置が必要かどうかを確認してください。

「子供の登録は済ませましたが、確認メールが届いていません。」

最も可能性の高い原因：確認メールが迷惑メールフォルダに振り分けられた、登録手続きが完全に完了しなかった、または自動送信メールがそのアクティビティ用に設定されていなかった。

対処方法： SchoolsBuddyでアクティビティを確認し、お子様が登録参加者リストに表示されているかどうかを確認してください。表示されている場合は、登録は成功しており、確認メールが迷惑メールフォルダに振り分けられた可能性があります。保護者の方に迷惑メールフォルダを確認し、 SchoolsBuddyからの通知をホワイトリストに追加するようお伝えください。お子様がリストに表示されていない場合は、登録が完了していません。保護者の方に再度登録していただき、成功メッセージが表示されるまで確認画面でお待ちいただくようお伝えください。

「アクティビティは満員と表示されていますが、ウェイティングリストに登録したいです。」

最も可能性の高い原因：アクティビティの参加者定員に達したため、待機リスト機能が有効になっている場合と有効になっていない場合があります。

対処方法：アクティビティ設定を確認し、待機リストが有効になっているかどうかを確認してください。有効になっている場合は、保護者に通常どおり登録するよう指示してください。定員に達すると、 SchoolsBuddy自動的に待機リストに登録します。待機リストが設定されていない場合は、アクティビティコーディネーターが判断する必要があります。許可なく生徒をアクティビティに手動で追加しないでください。これは、定員設定を上書きすることになります。

「子供を習い事から退会させるにはどうすればいいですか？」

最も可能性の高い原因：保護者が退会手続きのオプションを見つけられない、または現段階で退会できるかどうか確信が持てない。

対処方法：学校の活動参加辞退に関する方針を確認してください。学校によっては、保護者がSchoolsBuddyを通じて辞退手続きを行える場合もあれば、学校側で手続きを行う必要がある場合もあります。保護者による辞退手続きが可能な場合は、保護者にログインしてもらい、お子様の登録済み活動一覧から該当の活動を見つけて、辞退オプションを使用するように指示してください。学校側で手続きを行う必要がある場合は、手続きを行う前に手数料が発生するかどうかを確認してください。

同意および支払いに関するお問い合わせ

「同意書を提出したのですが、システム上ではまだ未提出と表示されています。」

最も可能性の高い原因：同意書が完全に送信されていない（保護者が記入したが、最終的な送信ボタンをクリックしなかった）、またはフォームは送信されたものの、管理者画面でまだ更新されていない。

対処方法： SchoolsBuddyで同意記録を確認してください。提出済みと表示されている場合は、保護者を安心させ、管理者画面でも完了済みと表示されていることを確認してください。未提出と表示されている場合は、保護者に再度ログインしてもらい、未完了のフォームがないか確認してもらいます。未完了とマークされているセクションや、クリックされていない最終送信ボタンがないか確認してください。

「アクティビティの料金を支払ったのに、未払いと表示されています」

最も可能性の高い原因：支払いは行われたがまだ照合されていない、支払いが完全に処理されなかった、または親が銀行振込で支払ったが参照情報が一致しなかった。

対処方法：保護者に支払い確認書または銀行口座番号を尋ねてください。学校で支払いを管理している担当者（事務室ではなく財務チームが担当している場合もあります）に確認してください。支払いが受領され確認されたという担当チームからの確認がない限り、活動を支払い済みとして手動でマークしないでください。

エスカレーションすべきタイミング

SchoolsBuddy保護者からの問い合わせのほとんどは、受付で解決できます。以下の場合は、 SchoolsBuddyシステムの担当者またはFariaSupportに連絡してください。

複数の保護者が同時に同じ問題を報告しているということは、個々のアカウントの問題ではなく、システムまたは設定の問題である可能性が高い。
保護者のアカウントが破損しているか、データが正しく表示されていないようです。
支払いは行われたが、システム上で追跡できない。
アクティビティに、設定していないにもかかわらず説明できない誤ったキャパシティ、資格、または日付が表示されています。
親が問題の処理方法に不満を持ち、話し合いをエスカレートさせている

要約すれば

SchoolsBuddy寄せられる保護者からの問い合わせは、主にログインに関する問題、アクティビティ登録に関する問題、同意書に関する問い合わせ、支払いに関する質問の4つのカテゴリーに分類されます。それぞれの原因を把握しておくことで、大幅な時間短縮につながります。
回答する前に必ずSchoolsBuddyで該当する記録を確認してください。確認すればほとんどの場合、答えが見つかります。
担当コーディネーターまたは財務チームの承認なしに、容量制限、資格要件、または支払い状況を変更しないでください。
同じ問題が複数の家庭で同時に発生している場合は、エスカレーションしてください。これは、個々のユーザーの操作ミスではなく、設定上の問題を示しています。

SchoolsBuddy問題が受付で解決できない場合は、学校のプランを通じてFariaSupportにご連絡ください。解決を迅速化するため、保護者のアカウントメールアドレスとアクティビティ名をリクエストに含めてください。