シーズン移行期は、私たちのチームにとって最も忙しい時期の一つです。明確な移行プロセスを持つ学校はスムーズに移行できますが、そうでない学校は、9月上旬になっても昨年度の活動が保護者に表示されたままだったり、今年度の活動がまだ設定されていなかったり、「なぜ私の親は前期のサッカー登録画面をまだ見ることができるのですか？」という問い合わせが殺到したりする状況に陥りがちです。

SchoolsBuddyでクリーンシーズンへの移行を実行する方法、つまり、何を、どのような順序で、いつ行うべきかを説明します。

サポートデスクからのアドバイス：シーズンロールオーバーで最もよくある間違いは、すべての作業を間違った順序で行うことです。古いアクティビティをアーカイブする前に新しいアクティビティを公開したり、必要なデータをエクスポートする前に古いアクティビティをアーカイブしたりしてしまうのです。手順は重要です。定められた手順に従えば、ロールオーバーは半日で完了します。手順を間違えると、解決に何日もかかる可能性があります。

ステップ1：アーカイブする前にデータをエクスポートする

前シーズンのアクティビティにアクセスする前に、保持する必要のあるデータをエクスポートしてください。アクティビティがアーカイブされると、データはSchoolsBuddyに保存されますが、すぐにアクセスできなくなります。シーズン終了時に必要となる可能性のあるレポートには、次のものがあります。

• 参加記録（誰がどの活動にどのくらいの頻度で参加したか）
• 有料アクティビティの登録および支払い記録
• 敷地外活動または宿泊活動に関する同意書の回答
• 出席記録（これらが生徒指導報告書や課外活動報告書に反映される場合）

シーズン終了前にこれらのデータをエクスポートしてください。シーズン終了後にエクスポートするのは避けてください。レポートが必要になった時点で、シーズン終了後はデータへのアクセスが困難になっていることに気付くと、本来ルーチン作業であるはずの作業に不必要な焦りが生じてしまいます。

ステップ2：シーズン終了後のアクティビティの登録を締め切る

アクティビティをアーカイブする前に、終了するシーズンのアクティビティの登録をすべて締め切ってください。これにより、保護者向けポータルからアクティビティが削除され、保護者が既に終了したアクティビティに登録できなくなる一方、管理者ビューではデータエクスポートのためにアクティビティデータにアクセスできる状態が維持されます。

よくある間違いは、登録を先に終了させずにアクティビティを直接アーカイブしてしまうことです。登録がまだ技術的に開いている状態でアクティビティをアーカイブすると、ブラウザのキャッシュやポータルの更新タイミングによっては、親ビューが予期しない動作をする場合があります。登録を終了し、アクティビティが親ポータルから消えていることを確認してから、アーカイブしてください。

ステップ3：新しいシーズンアクティビティをコピーして設定する

SchoolsBuddy 、前のシーズンのアクティビティをコピーして、新しいシーズンの出発点として使用できます。これは大幅な時間短縮になりますが、リスクも伴います。コピーされたアクティビティには、日付、定員、登録期間など、前のシーズンの設定が引き継がれるため、新しいアクティビティを開始する前にこれらの設定を更新する必要があります。

新しいシーズンに向けてアクティビティをコピーする際は、日付フィールドを更新するだけでなく、すべての設定をレビュー対象として扱ってください。コピー時に最も見落とされがちな5つの設定は、アクティビティ設定の記事で指摘されているものと同じです。具体的には、定員、資格フィルター、支払い設定、登録期間、およびスタッフの割り当てです。コピーしたアクティビティごとに、これら5つの設定すべてを確認してください。

ステップ4：保護者への登録受付開始前にテストを実施する

保護者登録のために新しいシーズンのアクティビティを開始する前に、保護者アカウントでログインし、テスト登録を完了してください。アクティビティが正しく表示されること、登録フォームが正常に機能すること、支払い処理（該当する場合）がエラーなく完了すること、確認メールに正確な情報が含まれていることを確認してください。

このテストは、アクティビティの種類ごとに10分以内で完了するはずです。アクティビティが多い学校では、すべてのアクティビティを個別にテストするのではなく、無料アクティビティ、有料アクティビティ、同意書が必要なアクティビティの3種類をそれぞれ1つずつテストしてください。これら3種類が正しく動作すれば、他のアクティビティも同様に設定されている可能性が高いです。

タイミング：各ステップを実行するタイミング

要約すれば

• ロールオーバーの手順に従ってください：データのエクスポート、登録の終了、アーカイブ、新しいアクティビティのコピーと設定、テスト、そして保護者への公開。
• 参加状況、支払い状況、同意状況に関するデータは、アーカイブする前にエクスポートしてください。アーカイブ後にエクスポートしてはいけません。
• コピーしたアクティビティのすべての設定は、確認が必要なものとして扱ってください。日付の変更だけが更新すべき唯一の項目だと決めつけないでください。
• 新シーズン開始の少なくとも1週間前からは、保護者向けの準備を開始してください。開始前日になってからでは遅すぎます。

SchoolsBuddyサポートデスクでは、次回の移行前に、シーズン切り替えの手順についてご案内いたします。FariaSupport FariaSupportからご連絡いただければ、ガイド付きセッションをスケジュールいたします。

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