Les décisions de configuration Atlas qui causent le plus de confusion par la suite

Du service d'assistance Atlas : Les choix de configuration fondamentaux qui semblent mineurs lors de la mise en œuvre, mais qui créent des frictions importantes des mois ou des années plus tard.

La plupart des questions que nous traitons ne concernent pas des dysfonctionnements, mais plutôt les conséquences, pour les établissements scolaires, de décisions prises lors de la mise en œuvre et qui semblaient judicieuses sur le moment. La bonne nouvelle, c'est que la plupart de ces problèmes sont évitables si l'on sait les anticiper. La moins bonne, c'est que certains sont très difficiles à corriger a posteriori.

Voici les décisions de configuration qui génèrent le plus de confusion par la suite, et comment les aborder de manière plus réfléchie.

Conseil du service d'assistance : Les décisions prises lors de la configuration Atlas la première année ont tendance à perdurer. La structure organisationnelle mise en place (noms des éléments, imbrication des programmes, définition des responsabilités des unités) devient très difficile à restructurer une fois que les enseignants y ont intégré leurs cartes. Prenez votre temps au départ et assurez-vous de bien poser les bases.

Décision 1 : Comment structurer vos programmes et vos matières

La manière dont vous configurez les programmes et les matières dans Atlas détermine la façon dont les enseignants naviguent dans le système, dont les rapports sont générés et dont l'alignement sur les normes est organisé. Les établissements qui configurent ces éléments de manière trop détaillée (une entrée de matière distincte pour chaque variante d'un cours) se retrouvent avec une structure encombrée, difficile à parcourir et produisant des rapports fragmentés. À l'inverse, les établissements qui configurent les éléments de manière trop générale ne peuvent plus distinguer les cours dont les programmes sont sensiblement différents.

Que faire : Avant de créer la structure de votre Atlas , établissez d’abord un plan papier du programme et de la hiérarchie des matières de votre établissement. Posez-vous la question suivante : si deux cours partagent les mêmes normes, les mêmes objectifs et la même conception générale du programme, mais ne diffèrent que par leurs modalités d’enseignement, doivent-ils constituer une seule matière ou deux ? En règle générale, les matières doivent être distinctes dans Atlas si leurs plans de cours sont réellement différents, et non pas simplement parce qu’elles portent des noms différents dans l’emploi du temps.

Décision 2 : Choisir entre la propriété partagée et la propriété individuelle

Atlas permet de partager les modules entre plusieurs enseignants ou de les utiliser individuellement. C'est l'une des questions de configuration qui nous est le plus souvent posée, et la réponse dépend fortement de la culture et du modèle pédagogique de votre établissement.

Les unités partagées sont efficaces lorsque les enseignants d'une même discipline doivent dispenser un enseignement cohérent. Elles réduisent les doublons et facilitent la comparaison entre enseignants. Le risque est que les modifications apportées par un enseignant affectent le plan de cours de tous les autres, ce qui peut engendrer de la confusion en l'absence de communication entre les enseignants.

Les unités individuelles offrent aux enseignants une autonomie et réduisent le risque de modifications involontaires, mais créent des doublons au sein de la discipline et rendent plus difficile le maintien de la cohérence du programme.

Que faire ? Il convient de prendre cette décision au niveau de la discipline, et non à celui de l’établissement. Certains départements tireront profit d’unités partagées (cours du diplôme de l’IB avec un programme fixe) ; d’autres fonctionneront mieux avec une autonomie individuelle (cours à option où chaque enseignant bénéficie d’une réelle liberté pédagogique). Documentez l’approche pour chaque discipline et communiquez-la aux enseignants lors de leur intégration.

Décision 3 : Champs du modèle d’unité – Éléments à inclure et éléments à exclure

Le modèle d'unité d' Atlas est configurable : vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour recueillir des informations supplémentaires pertinentes pour votre établissement. Cette fonctionnalité est très utile, mais elle est aussi l'une des principales sources de difficultés à long terme.

Lors de la mise en œuvre, les établissements scolaires ajoutent souvent de nombreux champs personnalisés pour recueillir toutes les informations nécessaires sur une unité. Deux ans plus tard, la moitié de ces champs sont vides dans toutes les unités, car les enseignants les jugent inutiles ou peu clairs. Ces champs vides donnent l'impression que la carte est incomplète et nuisent à la fiabilité des données.

Procédure : Commencez par le modèle d’unité Atlas standard et ajoutez des champs personnalisés uniquement pour les informations réellement nécessaires et que les enseignants peuvent facilement fournir. En cas de doute sur l’utilité d’un champ, omettez-le la première année et ajoutez-le ultérieurement si le besoin se fait sentir. Il est beaucoup plus facile d’ajouter un champ après coup que d’en supprimer un devenu une habitude pour les enseignants, ou d’expliquer pourquoi la moitié des cartes ne le possèdent pas.

Décision 4 : Autorisations d’accès pour la modification des cartes

Définir qui peut modifier les unités dans Atlas et qui peut seulement les consulter est une décision de configuration qui a des conséquences réelles. Les établissements qui accordent à tous les enseignants un accès en modification à toutes les matières risquent de voir les cartes de leurs collègues modifiées par inadvertance. À l'inverse, un contrôle trop strict crée un goulot d'étranglement où le coordinateur devient le seul éditeur et les cartes prennent du retard.

Procédure : Définir les droits d’édition au niveau de la discipline et les aligner sur les missions d’enseignement. Un enseignant doit pouvoir modifier les unités de sa propre discipline, consulter celles des autres disciplines, et ne pas pouvoir modifier les cartes qui ne relèvent pas de sa responsabilité. Les coordinateurs doivent disposer de droits d’édition plus étendus au sein de leur programme. Revoir ces autorisations lors de tout changement de poste ou de discipline au sein du personnel.

En résumé

Cartographiez votre programme et la hiérarchie de vos matières sur papier avant de les construire dans Atlas ; bien structurer le tout dès le départ vous évitera des restructurations douloureuses par la suite.
Décider de la propriété partagée ou individuelle des unités au niveau de la matière en fonction du modèle de programme, et non d'une politique à l'échelle de l'établissement.
Commencez par un modèle d'unité allégé et n'ajoutez des champs personnalisés que lorsqu'il existe une utilisation claire et cohérente pour ceux-ci.
Définissez les autorisations de modification au niveau de la matière et alignez-les sur les affectations d'enseignement ; révisez-les annuellement lorsque les rôles du personnel changent.

Si votre configuration Atlas vous pose déjà problème et que vous hésitez à la restructurer, contactez le service d'assistance. Nous pouvons examiner votre configuration actuelle et vous conseiller sur la solution la moins perturbatrice pour une structure plus claire.