Ce que le personnel administratif doit savoir sur Atlas : Guide à l'intention des administrateurs non académiques

Atlas est principalement utilisé par les enseignants et les coordinateurs, mais le personnel administratif et d'accueil se retrouve souvent à gérer les comptes, à répondre aux questions et à faciliter l'accès. Ce guide explique ce qu'est Atlas , les tâches que vous pourriez être amené à effectuer et celles qui relèvent de l'équipe pédagogique.

Si vous travaillez à l'accueil ou comme assistant administratif dans un établissement scolaire utilisant Atlas , vous pourriez être amené à répondre à des questions à son sujet sans avoir jamais reçu d'explications claires sur son fonctionnement. Atlas est une plateforme de cartographie des programmes scolaires : les enseignants et les coordinateurs y consignent les contenus enseignés, les horaires et leurs liens avec les normes et les référentiels académiques. Il ne s'agit pas d'un outil destiné aux élèves et les parents n'y ont pas accès.

Votre rôle au sein Atlas sera probablement administratif plutôt qu'académique : gestion des comptes, assistance à l'accès et, occasionnellement, aide à l'équipe pédagogique pour des tâches qui sortent de leur domaine technique de prédilection. Ce guide vous explique ce que vous devez savoir pour accomplir ces tâches en toute confiance.

Bon à savoir : Il est préférable d’éviter de modifier le contenu Atlas (les cartes de programmes, les plans d’unités et les alignements avec les normes) sauf si un coordonnateur vous l’a expressément demandé.

Ce qu'est Atlas – et ce qu'il n'est pas

Atlas est un outil permettant aux enseignants et aux responsables pédagogiques de documenter et d'analyser les contenus enseignés dans l'ensemble de l'établissement. Il est utilisé pour :

Cartographie des unités d'enseignement par matière et par niveau scolaire
Aligner l'enseignement sur les cadres de l'IB, les normes nationales ou les objectifs d'apprentissage définis par l'établissement.
Fournir des preuves pour les examens d'accréditation
Soutenir les échanges entre les membres du personnel concernant la révision et la planification des programmes d'études

Atlas n'est pas utilisé pour :

Notes, assiduité ou dossiers scolaires des élèves
Connexion parent ou élève – les familles ne possèdent pas de compte Atlas . Si vous avez choisi de rendre public votre programme scolaire, vous pouvez fournir ce lien direct aux personnes qui vous contactent.

Les tâches administratives qui vous seront le plus souvent demandées

Ajout de nouveaux comptes pour le personnel

Lorsqu'un nouvel enseignant rejoint l'établissement, il aura peut-être besoin d'un compte Atlas pour accéder aux parcours pédagogiques de sa discipline et y contribuer. L'ajout d'un utilisateur dans Atlas nécessite un compte administrateur. Vous aurez besoin du nom de l'enseignant, de son adresse courriel et de la discipline ou du programme qu'il intègre. Une fois son compte ajouté, l'enseignant recevra un courriel de bienvenue ; veuillez l'inviter à vérifier son dossier de courriers indésirables s'il ne le reçoit pas rapidement.

Avant d'ajouter un nouveau compte, veuillez vérifier auprès du responsable pédagogique le niveau d'accès nécessaire à l'enseignant. Dans Atlas , l'accès peut être limité à des matières spécifiques ; un enseignant ne devrait généralement avoir accès en modification qu'aux matières qu'il enseigne, et non à l'ensemble des plans de cours de l'établissement.

Désactivation des comptes du personnel lorsqu'un employé quitte l'entreprise.

Lorsqu'un enseignant ou un coordinateur quitte l'établissement, son compte Atlas doit être désactivé sans délai. Cette procédure fait partie intégrante du processus de départ du personnel. La désactivation d'un compte Atlas ne supprime pas les contenus pédagogiques créés par l'enseignant ou le coordinateur : ses unités et cartes restent disponibles dans le système, associées à la matière concernée. Le coordinateur pédagogique devra alors vérifier et réattribuer la responsabilité des unités attribuées spécifiquement à l'enseignant ou au coordinateur sortant.

Réinitialisation des mots de passe et problèmes de connexion

Si un enseignant ne parvient pas à se connecter à Atlas , les causes les plus fréquentes sont un mot de passe oublié ou un lien d'invitation expiré. Vous pouvez réinitialiser le mot de passe depuis les paramètres du compte utilisateur dans Atlas . Si un enseignant indique n'avoir jamais reçu son courriel de bienvenue, vérifiez l'adresse courriel enregistrée et renvoyez-lui le courriel, en lui demandant également de vérifier son dossier de courriers indésirables. Si le problème persiste, contactez l'assistance FariaSupport .

Demande d'accès pour un examinateur ou un organisme d'accréditation externe

Les établissements scolaires qui se préparent aux évaluations du Baccalauréat International ou à l'accréditation doivent parfois accorder à un évaluateur externe un accès temporaire en lecture seule à Atlas . Cela nécessite la création d'un compte invité avec des droits de consultation uniquement. Confirmez l'adresse électronique de l'évaluateur et précisez les informations qu'il doit consulter, puis créez le compte avec le niveau d'accès approprié. Programmez un rappel pour désactiver le compte une fois l'évaluation terminée.

Questions qui pourraient vous être posées – et comment y répondre

«Où puis-je trouver les plans de cours pour une matière en particulier?»

Il s'agit d'une question à poser au responsable pédagogique, et non à l'accueil. Vous pouvez orienter la personne vers ce responsable, ou, si vous avez vous-même accès à Atlas , vous pouvez naviguer jusqu'à la matière et le niveau scolaire concernés et lui montrer où se trouvent les unités d'enseignement. Toutefois, veuillez ne pas interpréter ni expliquer le contenu du programme, car cela relève de la compétence du responsable pédagogique.

« Puis-je exporter les plans de cours pour les partager avec un examinateur externe ? »

Atlas propose une fonction d'exportation des plans de cours, généralement au format PDF ou sous forme de données structurées. Cette opération incombe au responsable pédagogique, qui sait quels plans sont prêts à être partagés et dans quel format. Si le responsable vous demande d'effectuer l'exportation, assurez-vous de vérifier auprès de lui les programmes, matières et niveaux scolaires à inclure avant de commencer.

« Un enseignant dit qu'il ne peut pas modifier une unité pédagogique - comment puis-je résoudre ce problème ? »

Vérifiez les paramètres d'accès de l'enseignant dans Atlas et assurez-vous qu'il dispose des autorisations de modification pour la matière concernée. Si ses autorisations semblent correctes et qu'il ne peut toujours pas modifier le contenu, vérifiez si l'unité est en lecture seule ou verrouillée : certains coordinateurs verrouillent les unités pour empêcher les modifications pendant certaines périodes. Il s'agit d'un choix relatif au contenu qui relève du coordinateur, et non d'une intervention technique de l'administrateur.

Que laisser à l'équipe académique

De manière générale, tout ce qui concerne le contenu des plans de cours doit être géré par les enseignants et les coordinateurs, et non par l'administration. Cela inclut :

Création, modification ou suppression d'unités ou de plans de cours
Alignement des unités sur les cadres de normes
Choisir les normes ou les cadres à importer ou à utiliser
Examiner ou approuver le contenu des programmes d'études
Déterminer quels utilisateurs peuvent voir ou modifier des sujets spécifiques

Si l'on vous demande de modifier le contenu d'un programme d'études, même une modification apparemment mineure comme la correction du titre d'une unité, consultez d'abord le responsable pédagogique. Le titre d'une unité est souvent lié à la conformité aux normes et à la production de rapports de manière non immédiatement visible.

En résumé

Atlas est un outil de planification des programmes scolaires destiné aux enseignants et aux coordinateurs ; les parents et les élèves ne l'utilisent pas, et il ne contient pas les notes des élèves ni les données de présence.
Votre rôle d'administrateur dans Atlas concernera probablement les comptes, l'accès et les problèmes de connexion, et non le contenu des programmes d'enseignement.
Ajoutez les nouveaux membres du personnel disposant d'un accès limité à un domaine spécifique, désactivez rapidement les comptes des personnes qui quittent l'entreprise et définissez un accès temporaire pour les examinateurs externes.
Ne modifiez pas le contenu du programme sans instruction explicite d'un coordonnateur – même des changements apparemment mineurs peuvent avoir des conséquences académiques.

Si vous rencontrez un problème d'accès ou de compte Atlas que vous ne parvenez pas à résoudre, contactez FariaSupport via le forfait de votre établissement scolaire. Veuillez indiquer l'adresse e-mail de l'utilisateur concerné et une brève description du problème.