La configuration d'une activité semble simple : créer l'activité, définir les dates, l'ouvrir aux parents. Pourtant, la plupart des demandes que nous recevons proviennent d'établissements où une étape de ce processus a été omise ou mal configurée, ce qui engendre de la confusion chez les parents ou des inscriptions incomplètes.

Voici les étapes de configuration les plus fréquemment omises et pourquoi chacune est importante.

Informations du service d'assistance : La plupart des problèmes rencontrés avec les activités SchoolsBuddy sont détectés par les parents avant même que le service d'assistance ne les contacte. L'absence de limite de capacité entraîne une surréservation. L'absence de filtre d'admissibilité peut entraîner l'inscription d'élèves de la mauvaise année. L'absence de lien de paiement signifie que les familles remplissent le formulaire mais ne paient pas. Le meilleur moment pour repérer ces problèmes est lors d'une inscription test avant le lancement officiel de l'activité.

Étape 1 omise : Définition de la capacité des participants

Le problème de surréservation le plus fréquent que je rencontre a une cause simple : le champ de capacité était vide ou défini sur un nombre irréaliste. Lorsque SchoolsBuddy n'a pas de limite de capacité définie, il accepte toutes les inscriptions.

Que faire : Définissez une capacité d’accueil réaliste pour chaque activité avant son lancement, en prévoyant une petite marge si vous souhaitez gérer une courte liste d’attente. Si l’activité n’a pas de limite maximale, indiquez un nombre correspondant à vos capacités opérationnelles maximales (taille de la salle, équipement disponible, ratio personnel/activité) plutôt que de laisser le champ vide. Vérifiez la capacité d’accueil à chaque fois que l’activité est dupliquée pour une nouvelle saison.

Étape 2 manquée : Filtres d’admissibilité

Les filtres d'admissibilité par niveau scolaire et par groupe servent à garantir que seuls les élèves concernés puissent s'inscrire à une activité donnée. Or, ces filtres sont souvent absents ou trop généraux, ce qui a pour conséquence que des élèves s'inscrivent à des activités qui ne sont pas destinées à leur niveau, voire que des élèves de la mauvaise section scolaire voient des activités auxquelles ils ne devraient pas avoir accès.

Procédure : Pour chaque activité, définissez explicitement les niveaux scolaires ou les groupes d’élèves admissibles au lieu de laisser le champ libre. Si une activité est réellement ouverte à tous les élèves, assurez-vous que c’est bien le cas avant de laisser le filtre vide. Après avoir défini les critères d’admissibilité, connectez-vous avec le compte d’un parent dont l’élève ne fait pas partie des élèves admissibles et vérifiez que l’activité ne lui apparaît pas ; cette vérification rapide permet d’éviter bien des confusions.

Étape 3 manquée : Configuration du paiement

Il arrive fréquemment que des activités payantes soient mises en ligne sans que le lien de paiement soit correctement configuré. Les parents remplissent le formulaire d'inscription, reçoivent une confirmation et pensent que leur enfant est inscrit ; or, l'établissement scolaire n'a aucune trace de paiement et l'inscription n'est en réalité pas confirmée.

Procédure : Pour toute activité payante, testez l’intégralité du processus de paiement avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez que le montant est correct, que la passerelle de paiement est bien connectée et que l’e-mail de confirmation indique clairement si l’inscription est conditionnée par la réception du paiement. Si votre établissement utilise le virement bancaire plutôt que le paiement en ligne, assurez-vous que les instructions de paiement dans l’e-mail de confirmation sont exactes et incluent le format de référence correct pour le rapprochement bancaire.

Étape 4 manquée : Dates de la période d’inscription

Dans SchoolsBuddy les dates d'ouverture et de clôture des inscriptions sont définies au niveau de l'activité. Je constate régulièrement que certaines activités n'ont pas vu leur date de clôture mise à jour lors de leur copie depuis une saison précédente, ce qui entraîne une fermeture des inscriptions plusieurs semaines plus tôt que prévu. Dans certains cas, l'activité n'a même jamais été ouverte aux parents, malgré sa présence sur le portail.

Que faire : Lors de la création ou de la copie d’une activité, vérifiez et mettez à jour en priorité les dates d’inscription, et non après coup. Une fois les dates définies, consultez l’activité sur le portail parents et assurez-vous qu’elle est bien ouverte aux inscriptions. Si elle n’apparaît pas, cela signifie que la période d’inscription n’est pas encore ouverte ou qu’elle est déjà terminée ; il est important de le vérifier avant de contacter les familles.

Étape 5 manquée : Affectation du personnel et des responsables

Les activités lancées sans responsable désigné posent deux problèmes : les parents n’ont aucun contact indiqué dans le détail de l’activité, et l’établissement scolaire n’a aucun responsable désigné dans les dossiers de SchoolsBuddy . Cela a également des répercussions sur le suivi des présences si le responsable de l’activité est censé les prendre via la plateforme.

Procédure : Avant le lancement d’une activité, désignez au moins un membre du personnel responsable. Assurez-vous que ce membre du personnel possède un compte SchoolsBuddy avec les droits d’accès appropriés. Si le responsable de l’activité change en cours de saison, mettez à jour l’affectation au lieu de conserver l’ancien responsable.

En résumé

• Définissez la capacité d'accueil des participants, les critères d'admissibilité, la configuration des paiements, les dates de la période d'inscription et l'affectation du personnel avant le lancement de chaque activité.
• Effectuez un test d'inscription depuis un compte parent avant d'ouvrir toute activité aux familles ; cela permet de corriger la plupart des problèmes de configuration en quelques minutes.
• Lors de la copie d'activités des saisons précédentes, considérez ces cinq paramètres comme nécessitant une nouvelle vérification ; ne présumez pas qu'ils ont été correctement transposés.

Le service d'assistance SchoolsBuddy est disponible pour vous aider à configurer vos activités avant l'ouverture des principales périodes d'inscription.

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