Les transitions de saison représentent l'une des périodes les plus chargées pour notre équipe. Les écoles qui ont une procédure de transition bien définie s'en sortent sans problème ; celles qui n'en ont pas se retrouvent généralement début septembre avec un mélange d'activités de l'année précédente encore visibles pour les parents, d'activités de cette année non encore configurées et une file d'attente d'assistance saturée de messages du type « Pourquoi mon parent peut-il encore voir l'inscription au football du trimestre précédent ? ».

Voici comment effectuer une transition de saison propre dans SchoolsBuddy : que faire, dans quel ordre et quand.

Conseil du service d'assistance : L'erreur la plus fréquente lors du passage à la nouvelle saison est de procéder dans le désordre : publier les nouvelles activités avant d'archiver les anciennes, ou archiver les anciennes avant d'exporter les données nécessaires. L'ordre est primordial. En suivant un ordre précis, votre passage à la nouvelle saison se fera en un après-midi. Dans le cas contraire, vous pourriez y passer des jours à démêler l'écheveau.

Étape 1 : Exportez vos données avant de les archiver.

Avant de modifier les activités de la saison précédente, exportez les données à conserver. Une fois une activité archivée, les données restent stockées dans SchoolsBuddy , mais sont moins immédiatement accessibles. Voici quelques exemples de rapports dont vous pourriez avoir besoin après la clôture de la saison :

• Registres de participation (qui a participé à quelles activités et à quelle fréquence)
• Registres d'inscription et de paiement pour toutes les activités payantes
• Réponses au formulaire de consentement pour les activités hors site ou résidentielles
• Les registres de présence, si ceux-ci sont intégrés aux rapports pastoraux ou parascolaires.

Exportez ces données avant la fin de la saison, et non après. Attendre d'avoir besoin d'un rapport et se rendre compte ensuite que les données sont plus difficiles d'accès en période de fermeture ajoute une urgence inutile à une étape qui devrait être de routine.

Étape 2 : Clôture des inscriptions aux activités de la saison sortante

Avant d'archiver les activités, fermez les inscriptions à toutes les activités de la saison sortante. Cela les supprimera du portail parents afin que les familles ne puissent plus s'inscrire à une activité qui n'est plus proposée, tout en conservant les données accessibles dans votre interface d'administration pour l'exportation des données.

Une erreur fréquente consiste à archiver les activités directement sans fermer les inscriptions au préalable. Si une activité est archivée alors que les inscriptions sont encore techniquement ouvertes, certaines vues parentes peuvent se comporter de manière inattendue en fonction du cache du navigateur et du moment d'actualisation du portail. Fermez les inscriptions, vérifiez que l'activité a bien disparu du portail parent, puis archivez-la.

Étape 3 : Copier et configurer les activités de la nouvelle saison

SchoolsBuddy vous permet de copier les activités d'une saison précédente comme point de départ pour la nouvelle. C'est un gain de temps considérable, mais attention : les activités copiées conservent les paramètres de la saison précédente (dates, capacité et périodes d'inscription), qui doivent être mis à jour avant la mise en ligne de la nouvelle activité.

Lors de la copie d'activités pour une nouvelle saison, considérez chaque paramètre comme nécessitant une vérification, et pas seulement la mise à jour des dates. Les cinq paramètres les plus souvent oubliés lors de la copie sont ceux mentionnés dans l'article sur la configuration des activités : capacité, filtres d'admissibilité, configuration des paiements, dates d'inscription et affectation du personnel. Vérifiez ces cinq paramètres pour chaque activité copiée.

Étape 4 : Test avant l’ouverture des inscriptions aux parents

Avant d'ouvrir les inscriptions des parents à une nouvelle activité de la saison, connectez-vous à votre compte parent et effectuez une inscription test. Vérifiez que l'activité s'affiche correctement, que le formulaire d'inscription fonctionne, que le paiement (le cas échéant) se déroule sans erreur et que l'e-mail de confirmation contient les informations exactes.

Ce test ne devrait pas prendre plus de 10 minutes par type d'activité. Pour les établissements proposant de nombreuses activités, il est conseillé de tester un exemplaire de chaque type (activité gratuite, activité payante et activité nécessitant un formulaire de consentement) plutôt que de les tester individuellement. Si ces trois types fonctionnent correctement, les autres sont probablement configurés de manière cohérente.

Moment opportun : Quand effectuer chaque étape

En résumé

• Suivez la séquence de transition : exporter les données, fermer l’inscription, archiver, copier et configurer les nouvelles activités, tester, puis ouvrir aux parents.
• Exportez les données relatives à la participation, au paiement et au consentement avant l'archivage, et non après.
• Considérez chaque paramètre d'une activité copiée comme nécessitant une vérification ; ne présumez pas que les modifications de date sont la seule mise à jour nécessaire.
• Commencez les préparatifs de transition au moins une semaine avant l'ouverture de la nouvelle saison aux parents, et non la veille.

Le service d'assistance SchoolsBuddy est à votre disposition pour vous accompagner lors de la transition entre les saisons. Contactez-nous via votre plan FariaSupport pour programmer une séance d'accompagnement.

Articles connexes

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