Plantilla: Planificador de comunicación para solicitantes OpenApply
Un documento de planificación en formato PDF imprimible que organiza todas las comunicaciones que su escuela envía a las familias de los solicitantes a lo largo del proceso de admisión, garantizando que no se pase nada por alto y que la responsabilidad esté clara antes de que comience la temporada.
Las familias esperan una comunicación oportuna y precisa durante todo el proceso de admisión. Cuando los centros educativos no cuentan con un plan de comunicación documentado, los correos electrónicos se envían tarde, las plantillas contienen información desactualizada y distintos miembros del personal envían mensajes contradictorios a la misma familia. El Planificador de Comunicación para Solicitantes proporciona a su equipo de admisión un único documento de referencia que abarca todos los puntos de contacto, desde la consulta inicial hasta la matriculación.
Está diseñado para completarse antes de que comience el período de admisiones y revisarse anualmente, no para escribirse una sola vez y olvidarse.
Del equipo OpenApply : La causa más común de quejas familiares durante el proceso de admisión no es un problema del sistema, sino una falta de comunicación. O bien el mensaje no se envió, se envió demasiado tarde o contenía información incorrecta. Este planificador está diseñado para solucionar estos tres problemas.
Qué incluye la agenda
El PDF está estructurado en tres partes:
- Parte 1 - Mapa de comunicación del proceso : una tabla que abarca 19 puntos de contacto de comunicación en cada etapa, desde la consulta inicial hasta el rechazo o la retirada, con columnas para la fecha, el canal y las notas del responsable. Añada o elimine filas para adaptarlas al proceso de su centro educativo.
- Parte 2 - Lista de verificación de revisión previa a la temporada - 10 elementos que se deben confirmar antes del inicio de la temporada, que abarcan la precisión de la plantilla automatizada, el formato para dispositivos móviles, las direcciones de respuesta y la aprobación del Director de Admisiones.
- Parte 3 - Registro de propiedad de las comunicaciones : registra quién es el propietario de cada tipo de comunicación, cuándo se revisó el plan por última vez y cuándo vence la próxima revisión.
Cómo usar esta plantilla
- Completen la Parte 1 en equipo : reúnan al Director de Admisiones y a cualquier persona que gestione OpenApply para una sesión en la que se analicen todas las comunicaciones; esto permite detectar deficiencias e inconsistencias más rápidamente que si se hiciera una revisión individual.
- Utilice el planificador como lista de verificación previa a la temporada : complete la Parte 2 de cuatro a seis semanas antes del inicio de la temporada y confirme que todas las plantillas de correo electrónico automatizadas sean correctas antes de que comiencen a llegar las solicitudes.
- Actualizar después de cada temporada : anotar cualquier comunicación que se haya agregado, modificado o eliminado durante la temporada y actualizar el planificador antes de archivarlo.
- Compártelo con todo el personal de admisiones : todos los que atienden consultas de los solicitantes deben saber qué comunicaciones se envían en cada etapa y quién es el responsable de ellas.
Descarga la plantilla
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Planificador de comunicación para solicitantes OpenApply PDF - revisar anualmente antes del período de admisiones |
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En resumen
- Completa la Parte 1 en equipo antes de que comience la temporada: mapear cada punto de contacto revela deficiencias que la revisión individual pasa por alto.
- Utilice la Parte 2 como su lista de verificación de aprobación previa a la temporada, de cuatro a seis semanas antes de que se abran las solicitudes.
- Actualiza el planificador después de cada temporada y archívalo como registro de cómo se gestionaron las comunicaciones.
El equipo de soporte OpenApply puede ayudarle con la configuración automatizada de plantillas de correo electrónico y la configuración de activadores.