Durante la temporada de admisiones, la oficina principal es el primer punto de contacto para la mayoría de las familias interesadas, y a menudo la última opción antes de que una solicitud quede en suspenso. Las familias que no reciben respuesta con prontitud desisten. Las solicitudes que quedan sin respuesta o sin un siguiente paso generan retrasos que se acumulan rápidamente.

Esta guía está dirigida al personal administrativo y de recepción que gestiona las consultas de admisión, administra OpenApply en el día a día y, a menudo, son quienes mantienen el proceso en marcha, incluso si las decisiones formales de admisión recaen en otra persona.

Esta guía abarca algunas buenas prácticas operativas y de comunicación que suelen estar a cargo del personal de admisiones o de recepción. Las decisiones sobre ofertas, rechazos y listas de espera siempre deben ser tomadas por la persona responsable.

Tipos de consultas y cómo gestionarlas

"Estamos interesados ​​en presentar una solicitud, ¿por dónde empezamos?"

Envíe a la familia el enlace directo al portal de solicitudes OpenApply de su escuela. No envíe un enlace genérico a la página web y pídales que lo busquen; cuantos menos pasos haya entre la consulta y el formulario de solicitud, mejor. Si su escuela dispone de un paquete informativo o una lista de precios para compartir en esta etapa, adjúntelo a la misma respuesta. Registre la consulta en OpenApply como un nuevo posible estudiante si su escuela realiza un seguimiento de las consultas previas a la solicitud.

"Hemos iniciado una aplicación pero no la encontramos / no podemos volver a iniciar sesión".

Busque a la familia en OpenApply por correo electrónico del padre o tutor. Si la cuenta existe, reenvíe el enlace de inicio de sesión o el enlace para restablecer la contraseña desde el perfil del solicitante. Si no existe ninguna cuenta, es posible que la solicitud se haya iniciado con una dirección de correo electrónico diferente; pídale al padre o tutor que verifique qué correo electrónico utilizó. Si aún no la encuentra, es posible que la solicitud no se haya enviado por completo; pídale a la familia que la inicie de nuevo y asegúrele que el proceso es rápido.

"Hemos presentado nuestra solicitud, ¿qué sucede ahora?"

Revisa la solicitud en OpenApply y confirma en qué etapa se encuentra. Brinda a la familia una respuesta clara y honesta sobre el siguiente paso y el plazo previsto. Si la solicitud está pendiente de la entrega de documentos, indícales específicamente cuáles son. Evita respuestas vagas como "se está revisando"; las familias que reciben respuestas imprecisas suelen insistir, lo que te genera más trabajo.

"Hemos subido nuestros documentos, pero el sistema dice que faltan".

Abra la aplicación en OpenApply y revise la sección de documentos. En ocasiones, los documentos cargados pueden aparecer como desaparecidos si el tipo de archivo no se aceptó, si la carga expiró o si el archivo se cargó en la sección incorrecta. Si los documentos están presentes, es posible que deba informar del problema de visualización a FariaSupport . Si no aparecen, confirme con la familia qué tipos de documentos se aceptan (el formato PDF suele ser el más seguro) y pídales que los vuelvan a cargar.

"No hemos tenido noticias en tres semanas".

Localiza la solicitud, verifica su estado actual y confirma si el responsable de dicha etapa ha realizado alguna acción. Si la solicitud permanece estancada en una etapa sin cambios, se trata de un problema de flujo de trabajo; infórmalo al Director de Admisiones en lugar de inventar un cronograma. Ofrece a la familia una respuesta honesta: reconoce la demora, proporciona una fecha específica para recibir noticias y asegúrate de que la persona correspondiente se ponga en contacto con ellos antes de esa fecha.

Manteniendo el flujo de trabajo: Sus controles diarios

Durante la temporada alta de admisiones, una revisión diaria rápida del proceso de OpenApply lleva unos 10 minutos y evita las situaciones de acumulación de solicitudes que son mucho más difíciles de gestionar posteriormente.

• Compruebe si se han enviado nuevas solicitudes durante la noche ; confirme que cada una se ha asignado a la etapa correcta y que el correo electrónico de confirmación automática se ha enviado correctamente; si no fue así, envíe una confirmación manual para que la familia sepa que su solicitud ha sido recibida.
• Verifique si hay solicitudes con documentos pendientes vencidos ; envíe un recordatorio a la familia; un mensaje breve y amigable es más efectivo que un recordatorio formal y toma el mismo tiempo.
• Compruebe si hay solicitudes que no hayan avanzado en más de cinco días hábiles ; infórmelo al responsable de la etapa correspondiente. Las solicitudes estancadas son la causa más común de quejas familiares durante el periodo de admisiones.
• Compruebe si hay familias que hayan respondido a correos electrónicos automáticos ; a veces, estos correos generan respuestas que terminan en una bandeja de entrada que nadie revisa. Confirme a dónde se envían los correos de respuesta OpenApply y revise esa bandeja de entrada a diario.

Qué registrar y qué casos escalar

El personal de recepción suele ser la memoria institucional del proceso de admisión; registrar lo que se ha comunicado a las familias protege tanto al solicitante como al centro educativo en caso de que se genere una disputa posteriormente.

Inicia sesión en OpenApply (en las notas de la aplicación o en el hilo de comunicación):

• Cualquier llamada telefónica que tenga con una familia sobre su solicitud: fecha, resumen de lo que se discutió y cualquier compromiso adquirido.
• Cualquier correo electrónico que envíe manualmente fuera del sistema automatizado de OpenApply
• Cualquier documento recibido en persona o por correo que luego se haya subido a la aplicación.

Informe al Director de Admisiones cuando:

• Una familia está preguntando sobre el resultado de su solicitud o presionando para obtener un plazo para la decisión.
• Una familia no está contenta con la forma en que se ha gestionado su solicitud y la conversación se está volviendo difícil.
• Una solicitud presenta circunstancias inusuales: presentación tardía, información incompleta o una solicitud de excepción a los requisitos estándar.
• Una familia está preguntando sobre la capacidad o si hay un lugar disponible para el nivel de su hijo; no especule al respecto.

Consejos de empleados que hacen esto todos los días

• Crea una biblioteca de plantillas de respuesta sencillas : los cinco tipos de consulta mencionados anteriormente representan la mayoría de las consultas que recibirás; tener una respuesta preelaborada para cada una, que puedas personalizar ligeramente, te ahorrará mucho tiempo durante los períodos de mayor actividad.
• Nunca prometas un plazo que no puedas controlar : decirle a una familia "recibirán noticias en dos semanas" cuando la decisión está en manos del director implica comprometer a otra persona a un plazo que quizás no cumpla; utiliza frases como "el equipo de admisiones se propone ponerse en contacto en dos semanas" y deja claro el compromiso a la persona correspondiente.
• Apréndete de memoria la URL del portal de solicitud : la compartirás docenas de veces durante la temporada de admisiones; tenerla en una nota fijada o en tu firma de correo electrónico te ahorrará tiempo.
• Al final de cada día durante la temporada alta, tómese dos minutos para anotar cualquier cosa inusual : una familia que llamó dos veces, una solicitud con un documento faltante que la familia insiste en haber subido, una etapa que parece estar atascada; un breve registro de actividad le permitirá tener contexto cuando la consulta vuelva a surgir.

En resumen

• Responda con prontitud y de forma específica: las respuestas vagas generan preguntas adicionales; las específicas las resuelven.
• Durante la temporada de admisiones, realice una breve revisión diaria del proceso: nuevas solicitudes, documentos pendientes, solicitudes estancadas y correos electrónicos a los que hay que responder.
• Registre todas las comunicaciones importantes en OpenApply para que quede constancia en caso de que se presente una objeción posteriormente.
• Conozca sus límites en cuanto a la escalada de problemas: las decisiones de admisión, las preguntas sobre capacidad y las conversaciones difíciles deben tratarse con el Director de Admisiones, no con la recepción.

Si experimenta algún problema OpenApply que no pueda resolver (como una carga de documentos fallida, un inicio de sesión que no funciona o un correo electrónico automático que no se envía), comuníquese con FariaSupport a través del plan de su institución educativa. No es necesario ser el administrador del sistema para enviar una solicitud de soporte.

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